# Automatisierungs-Steckbrief

Peak Atlas Redaktion · Vorlage aus dem Playbook „AI-Agent-Einführung“ (peak-atlas.com/ressourcen/ai-agent-einfuehrung)

Fülle den Steckbrief vollständig aus, **bevor** ein Werkzeug ausgewählt wird. Was sich nicht ausfüllen lässt, ist noch nicht entschieden.

## 1. Aufgabe

- **Name des Piloten:** 
- **Eingabe (was kommt rein, in welcher Form, aus welchem System):** 
- **Ausgabe (was geht raus, in welcher Form, an wen):** 
- **Schritte dazwischen (heute, manuell):** 
  1. 
  2. 
  3. 
- **Schritte mit Ermessen (bleiben beim Menschen):** 

## 2. Auswahlkriterien

| Kriterium | Frage | Antwort |
| --- | --- | --- |
| Volumen | Wie viele Vorgänge pro Woche / Monat? |  |
| Regelhaftigkeit | Lässt sich in Sätzen beschreiben, was ein gutes Ergebnis ist? Welche Ausnahmen gibt es? |  |
| Datenqualität | Liegt die Eingabe vollständig, strukturiert und zugänglich vor? Bekannte Lücken? |  |
| Fehlerkosten | Was passiert, wenn das Ergebnis falsch ist und niemand es merkt? |  |

## 3. Rechte und Zugriff

- **Benötigte Systeme / Datenbestände:** 
- **Zugriffsart (lesend / schreibend) je System:** 
- **Verarbeitete personenbezogene Daten (ja/nein, welche):** 
- **Wo wird verarbeitet (Anbieter, Region):** 
- **Prüfung Datenschutz / Compliance durch (Person, Datum):** 
- **Verantwortlich für den Datenfluss:** 

## 4. Testsatz (vor dem ersten Lauf)

| Typ | Anzahl Fälle | Herkunft (echt anonymisiert / nachgebaut) | Erwartetes Ergebnis festgelegt am |
| --- | --- | --- | --- |
| Normalfälle |  |  |  |
| Grenzfälle (unvollständig, mehrdeutig, ungewöhnlich) |  |  |  |
| Fehlerfälle (leer, falsche Sprache, widersprüchlich) |  |  |  |

## 5. Menschliche Freigabe

- **Wer gibt frei:** 
- **Wie lange dauert eine Freigabe (geschätzt, Minuten):** 
- **Wie werden Korrekturen erfasst (Liste, Kategorie, Datum):** 

## 6. Monitoring (wöchentlich)

| Messgröße | Definition | Quelle |
| --- | --- | --- |
| Vorgänge pro Woche |  |  |
| Anteil ohne Korrektur |  |  |
| Korrekturen nach Art |  |  |
| Bearbeitungszeit vorher / nachher (gemessen) |  |  |
| Ausfälle / Zeitüberschreitungen / leere Ergebnisse |  |  |

## 7. Kosten (vor dem Start)

| Position | Betrag / Aufwand | Anmerkung |
| --- | --- | --- |
| Einmaliger Aufbau (Prozessaufnahme, Einrichtung, Testsatz) |  |  |
| Laufender Betrieb pro Monat (Nutzung, Wartung) |  |  |
| Freigabezeit pro Monat (Stunden × kalkulatorischer Stundenwert) |  |  |
| Erwartete Nacharbeit für Ausnahmefälle pro Monat |  |  |
| Kalkulatorischer Nettonutzen pro Monat |  | ersparte Zeit ist Kapazität, kein gebuchter Geldbetrag |

## 8. Stopkriterien (vor dem Start festlegen)

- **Abbruch, wenn:** Korrekturquote nach 4 Wochen über ____ % · ein Fehler mit Außenwirkung · Betriebskosten über ____ EUR/Monat · Team umgeht den Agenten
- **Übernahme in den Betrieb, wenn:** Korrekturquote stabil unter ____ % über mindestens 4 Wochen · Bearbeitungszeit messbar gesunken · Verantwortlicher für den Betrieb benannt · Rechte und Datenflüsse dokumentiert
- **Erweiterung:** frühestens, wenn der erste Agent im Betrieb ist – kein zweiter Pilot parallel

## Freigabe des Steckbriefs

| Rolle | Name | Datum |
| --- | --- | --- |
| Fachverantwortlich |  |  |
| Systemverantwortlich |  |  |
| Geschäftsführung |  |  |