Informationen werden kopiert
E-Mail, CRM und Ablage enthalten dieselben Angaben in unterschiedlichen Ständen.
KI-Automatisierung · Peak Atlas
Dein Team sollte Kunden betreuen. Nicht dieselben Daten dreimal übertragen.
Wir entwickeln Automatisierungen für wiederkehrende Abläufe in Vertrieb und Operations. Ein abgegrenzter Pilot zeigt, ob dein Team nach Prüfung, Nacharbeit und Betrieb tatsächlich Zeit gewinnt.
- Vorhandene Systeme zuerst prüfen.
- Einen konkreten Ablauf messbar verbessern.
Bring eine wiederkehrende Aufgabe mit. Im Erstgespräch klären wir Aufwand, Datenlage und einen sinnvollen nächsten Schritt.
Prozessaufnahme · Pilot mit Prüfpunkten · dokumentierte Übergabe
Die Arbeit zwischen den Systemen
Die Software ist da. Dein Team erledigt trotzdem die Übergaben.
Anfragen lesen, Informationen übertragen, Zuständigkeiten suchen, Notizen nachpflegen: Viele einzelne Handgriffe bilden zusammen einen wiederkehrenden Aufwand.
Aufgaben warten auf Zuordnung
Jemand muss erst entscheiden, wer zuständig ist und welche Informationen fehlen.
Entwürfe brauchen immer denselben Anfang
Mitarbeitende sammeln wiederholt dieselben Daten, bevor die eigentliche Arbeit beginnt.
Wir suchen den klar abgrenzbaren Schritt, dessen Verbesserung im Alltag spürbar und überprüfbar ist.
Ein Ablauf statt eines abstrakten KI-Versprechens
Aus einer Anfrage wird ein prüfbarer nächster Schritt.
Fehlt eine wichtige Angabe oder ist der Fall unklar, geht er mit einem Hinweis an die zuständige Person. Der Ablauf muss auch mit den schwierigen Eingaben umgehen können.
Illustratives Pilotbeispiel · keine Kundendaten und keine behauptete Zeitersparnis
Vorher
- Eine Person liest die Anfrage und sucht Informationen zusammen.
- Sie ordnet das Anliegen zu und überträgt Angaben ins CRM.
- Sie erstellt eine Aufgabe und bereitet eine Antwort vor.
Im Pilot
- Die Automatisierung strukturiert vorhandene Angaben und schlägt eine Zuordnung vor.
- Fehlende oder widersprüchliche Informationen werden markiert.
- Ein Mensch prüft den Entwurf und gibt Speicherung oder Versand frei.
Ob das bei dir lohnt, messen wir inklusive der menschlichen Prüfung und nötiger Nacharbeit.
So prüfen wir den Nutzen
Erst einen Ablauf beweisen. Dann über den Rollout entscheiden.
Wir beginnen mit Prozess und Daten. Danach wählen wir die passende Kombination aus Regeln, Schnittstellen und KI.
- 01
Ausgangslage messen
Häufigkeit, Bearbeitungszeit und typische Fehler des heutigen Ablaufs erfassen.
- 02
Pilot abgrenzen
Eingaben, erwartete Ausgaben, Berechtigungen und Freigabepunkte festlegen.
- 03
Randfälle testen
Unvollständige Daten, Widersprüche und Ausnahmefälle prüfen und Ergebnisse dokumentieren.
- 04
Betrieb entscheiden
Nutzen, verbleibende Arbeit, laufende Kosten und Verantwortlichkeiten gemeinsam bewerten.
Bewertung: Zeit pro Vorgang einschließlich Prüfung, Fehler und Nacharbeit sowie Kosten für Nutzung und Pflege. Erst die Gesamtbetrachtung zeigt die Entlastung.
Was du konkret bekommst
Ein nutzbarer Ablauf braucht mehr als einen funktionierenden Demo-Moment.
Weitere mögliche Anwendungsfälle sind strukturierte CRM-Notizen, interne Wissenssuche mit Quellen und Dokumentvorprüfung. Wir wählen nach Aufgabe und Datenlage.
Prozessaufnahme und Auswahl
Dokumentierter Ablauf und eine begründete Bewertung geeigneter Anwendungsfälle.
Pilot und Testprotokoll
Ein abgegrenzter Anwendungsfall mit definierten Ein- und Ausgaben, Prüfpunkten und Ergebnissen aus Randfalltests.
Übergabe und Betriebskonzept
Verantwortlichkeiten, Fehlerbehandlung, Pflege und eine nachvollziehbare Entscheidung über den Regelbetrieb.
- 01
Einordnen
Aufgabe und bestehenden Aufwand gemeinsam verstehen.
- 02
Vereinbaren
Pilotumfang, Zugriffe, Kosten und Prüfkriterien festhalten.
- 03
Übergeben
Ergebnisse bewerten und Betrieb oder Anpassung vereinbaren.
Wann Automatisierung sinnvoll wird
Die Aufgabe wiederholt sich. Das gute Ergebnis lässt sich beschreiben.
- Ein Ablauf fällt regelmäßig an und kostet dein Team spürbar Zeit.
- Die benötigten Informationen sind verfügbar oder können geordnet werden.
- Eine verantwortliche Person kann Ergebnisse prüfen und den Pilot begleiten.
Wenn der Prozess selbst ständig ungeklärt ist oder niemand ein gutes Ergebnis beschreiben kann, ordnen wir zuerst den Ablauf. Sonst wird auch die Automatisierung schwer prüfbar.
Für die beschriebenen Pilotbeispiele bleibt die Freigabe bei einem Menschen. Welche Routine später automatisch laufen darf, wird anhand von Zweck, Berechtigungen und Fehlerrisiko festgelegt.
Daten und Übergaben ordnen: CRM-Optimierung
Vor deiner Entscheidung
Was dein Team vor einem Pilot wissen sollte.
Müssen wir neue Systeme anschaffen?
Wir prüfen zuerst CRM, E-Mail und Ablage, die bereits vorhanden sind. Zusätzliche Werkzeuge schlagen wir nur vor, wenn der konkrete Anwendungsfall sie sinnvoll erfordert.
Was kostet ein Pilot?
Das hängt vom Ablauf, den Schnittstellen, der Datenlage und dem Testumfang ab. Wir grenzen den Umfang vorab ein und unterscheiden Aufbaukosten von späteren Kosten für Nutzung und Pflege.
Welche Daten benötigt ihr?
Nur die Daten, die für den vereinbarten Ablauf erforderlich sind. Zweck, Zugriff, Verarbeitung und Verantwortlichkeiten werden vor der Umsetzung mit dir geklärt und dokumentiert.
Was passiert bei Fehlern oder fehlenden Informationen?
Im Pilot definieren wir erkennbare Ausnahmefälle, Prüfhinweise und die Übergabe an eine verantwortliche Person. Die Tests zeigen, wo der Ablauf zuverlässig ist und wo weitere Absicherung nötig wird.
Kann die KI selbst Nachrichten verschicken?
Im beschriebenen Pilot wird ein Entwurf vor dem Versand menschlich geprüft. Ob ein abgegrenzter Routinefall später automatisch auslösen darf, entscheiden wir nach Zweck, Berechtigungen, Fehlerrisiko und dokumentierten Freigaberegeln.
Wer pflegt die Automatisierung?
Das legen wir vor dem Regelbetrieb fest. Wir besprechen, welche Aufgaben dein Team übernimmt und ob eine laufende Betreuung durch uns zum vereinbarten Umfang gehört.
Was, wenn sich der Pilot nicht lohnt?
Dann dokumentieren wir das Ergebnis und entscheiden über Anpassung oder Stopp. Ein Pilot soll genau diese Entscheidung ermöglichen, bevor du in einen breiten Rollout investierst.
Dein nächster Schritt
Welche Aufgabe würdest du deinem Team gern abnehmen?
Beschreibe uns einen Ablauf, der jede Woche wiederkehrt. Wir klären, wo der Aufwand entsteht, welche Daten vorhanden sind und ob daraus ein sinnvoller Pilot werden kann.
- Welche Aufgabe und wie häufig?
- Welche Systeme und Informationen sind beteiligt?
- Woran würdest du eine echte Entlastung erkennen?
Für das Erstgespräch reichen eine Beschreibung und ein anonymisiertes Beispiel. Vertrauliche Kundendaten sind dafür nicht nötig.
