Dubletten und Karteileichen
Derselbe Kontakt existiert dreimal, mit drei verschiedenen Ständen. Welcher stimmt, weiß nur, wer ihn angelegt hat.
CRM-Optimierung · Peak Atlas
Dein CRM soll den nächsten Schritt zeigen.
Wir ordnen Pipeline, Daten und Verantwortlichkeiten so, dass aus gespeicherten Kontakten bearbeitbare Chancen werden.
Erstgespräch buchen
Wir arbeiten mit dem CRM, das du bereits hast.
Symptome
Das CRM ist voll. Und trotzdem weiß niemand, was zu tun ist.
Ein CRM, das nur speichert, kostet Zeit und liefert wenig zurück. Die typischen Anzeichen kennst du wahrscheinlich.
Unklare Stufen
„Qualifiziert“ bedeutet für jeden im Team etwas anderes. Der Forecast rechnet mit Stufen, die niemand gleich versteht.
Offene Deals ohne nächsten Termin
Chancen stehen mit Betrag und Wahrscheinlichkeit im System – aber ohne Datum, ohne Aufgabe, ohne Verantwortlichen.
Reports, die niemand liest
Dashboards zeigen Zahlen, aus denen keine Entscheidung folgt. Das Team pflegt Felder, deren Zweck es nicht kennt.
Ein CRM führt, wenn es zu jedem Deal eine Antwort auf eine Frage gibt: Was passiert als Nächstes, und wer macht es?
Audit
Wir prüfen vier Dinge, bevor wir etwas ändern.
Felder
Welche Felder gibt es, welche werden tatsächlich gepflegt, welche braucht niemand? Jedes Pflichtfeld muss eine Entscheidung ermöglichen.
Stufen
Sind die Pipeline-Stufen an prüfbare Kriterien gebunden – oder an Gefühl? Wir definieren, was erfüllt sein muss, damit ein Deal weiterrückt.
Berechtigungen
Wer darf was ändern, sehen, löschen? Zu offene Rechte erzeugen Chaos, zu enge erzeugen Schattenlisten in Tabellen.
Automationen und Reports
Welche Wiedervorlagen, Benachrichtigungen und Auswertungen laufen heute – und welche davon lösen tatsächlich eine Handlung aus?
Mindestdaten
Was jeder Deal mindestens braucht.
Nicht mehr Felder, sondern die richtigen. Ein Deal ist bearbeitbar, wenn diese Angaben vorhanden sind – alles andere ist Kür.
| Feld | Warum es zählt | Pflicht ab |
|---|---|---|
| Stufe mit erfülltem Kriterium | Ohne Kriterium ist die Stufe eine Meinung | Anlage |
| Betrag oder Betragsspanne | Grundlage für Priorisierung und Forecast | Qualifizierung |
| Entscheider und Rolle | Zeigt, ob wir mit der richtigen Person sprechen | Qualifizierung |
| Letzter Kontakt | Macht Kontaktlücken sichtbar | Anlage, automatisch |
| Nächster Schritt mit Datum | Verwandelt einen Eintrag in eine Aufgabe | Anlage |
| Verantwortliche Person | Ohne Verantwortung kein Follow-up | Anlage |
Vorher / Nachher
Derselbe Deal – einmal gespeichert, einmal bearbeitbar.
Ein frei erfundener Beispieldatensatz, um den Unterschied sichtbar zu machen. Keine Kundendaten, keine echten Zahlen.
Fiktives Beispiel · Beispiel GmbH
Vorher: Eintrag
- Firma
- Beispiel GmbH
- Stufe
- Angebot
- Betrag
- —
- Kontakt
- Frau Muster
- Letzter Kontakt
- unbekannt
- Nächster Schritt
- —
- Verantwortlich
- —
- Notiz
- „War interessiert, meldet sich.“
Nachher: Chance
- Firma
- Beispiel GmbH
- Stufe
- Angebot · Kriterium: Angebot versendet und Rückmeldetermin vereinbart
- Betrag
- Spanne hinterlegt
- Entscheider
- Frau Muster, Leitung Einkauf – entscheidet gemeinsam mit GF
- Letzter Kontakt
- automatisch aus E-Mail übernommen
- Nächster Schritt
- Rückfrage zu Position 3 klären, Termin am Dienstag
- Verantwortlich
- Teammitglied benannt
- Wiedervorlage
- automatisch, falls Termin ohne Ergebnis verstreicht
Der Unterschied liegt nicht in mehr Daten, sondern in Daten, aus denen eine Handlung folgt.
Vorgehen
Vom Audit zum gelebten System.
- 01
Audit
Felder, Stufen, Berechtigungen, Automationen und Reports – Befund mit klaren Empfehlungen.
- 02
Zielbild
Mindestdaten, Stufenkriterien, Wiedervorlagen, Übergaben zwischen Marketing, Vertrieb und Delivery, sinnvolle Reports.
- 03
Umbau
Anpassung im bestehenden System. Datenmigration nur dort, wo sie wirklich nötig ist – nicht als Selbstzweck.
- 04
Einführung
Kurze, konkrete Schulung an echten Deals. Das Team versteht, warum jedes Feld existiert.
- 05
Betrieb
Regelmäßige Prüfung von Vollständigkeit und Stufenalter. Anpassungen, wenn sich das Geschäft ändert.
Wir prüfen zuerst die Möglichkeiten deines bestehenden Systems und richten es dort ein, wo es die Abläufe deines Teams abbilden kann.
Messung
Drei Größen zeigen, ob das CRM führt.
01
Vollständigkeit
Anteil der offenen Deals, bei denen alle Mindestdaten gepflegt sind.
02
Stage-Aging
Wie lange Deals in einer Stufe stehen – und wie viele die vereinbarte Höchstdauer überschreiten.
03
Follow-up-Verlässlichkeit
Getrennt ausgewiesen: Wie viele nächste Schritte wurden termingerecht erledigt, wie viele sind zum Stichtag fällig und offen? Begründet neu vereinbarte Termine erfassen wir als eigene Kategorie – sie zählen nicht als erledigt.
Liefergegenstände
Was du konkret bekommst.
Audit-Bericht
Befund zu Feldern, Stufen, Berechtigungen, Automationen und Reports mit priorisierten Empfehlungen.
Zielbild und Stufenkriterien
Schriftliche Definition der Pipeline-Stufen, Mindestdaten und Übergaben.
Umgesetzte Konfiguration
Angepasste Felder, Stufen, Wiedervorlagen und Berechtigungen im bestehenden System.
Reports mit Zweck
Wenige Auswertungen, die jeweils eine Entscheidung vorbereiten – statt vieler Dashboards.
Einführung im Team
Schulung an echten Deals und eine kurze schriftliche Arbeitsregel für den Alltag.
Häufige Fragen
Klar beantwortet.
Müssen wir unsere Daten migrieren?
Nur wenn es nötig ist. Wir prüfen zuerst, ob das bestehende System bleibt und die vorhandenen Daten bereinigt und strukturiert werden können. Eine Migration prüfen wir erst, wenn das bestehende CRM die nötigen Stufen, Felder oder Automationen nicht abbilden kann – und auch dann mit klarem Umfang.
Arbeitet ihr mit unserem CRM?
Nenn uns im Erstgespräch dein CRM, die gewünschten Abläufe und die vorhandenen Schnittstellen. Wir prüfen, was sich darin sinnvoll umsetzen lässt und welche Anpassungen dafür nötig sind.
Wie sorgt ihr dafür, dass das Team mitzieht?
Indem jedes Feld einen erkennbaren Zweck hat und die Pflege im Alltag Zeit spart statt kostet. Wir schulen an echten Deals, nicht an Folien, und wir streichen Felder, die niemand braucht. Akzeptanz entsteht, wenn das CRM dem Team hilft, nicht der Kontrolle dient.
Wie lange dauert eine CRM-Optimierung?
Das hängt von Systemgröße, Datenqualität und Teamgröße ab. Nach dem Audit können wir das realistisch einschätzen. Den Umfang legen wir im Erstgespräch fest.
Was ist mit Automationen?
Wiedervorlagen, Benachrichtigungen bei überschrittener Stufenzeit und Übergaben zwischen Teams richten wir ein, sobald die Grundstruktur steht. Weitergehende Automatisierung – etwa das Aufbereiten von Notizen – ist Teil unserer KI-Automatisierung.
Nächster Schritt
Soll dein CRM endlich den nächsten Schritt zeigen?
Im Erstgespräch sehen wir uns an, wie dein Team heute mit dem CRM arbeitet – und wo der Umbau beginnt.