Sorun · Belgeler bulunamıyor
Sözleşme bir yerlerde. Sadece aradığın yerde değil.
Önemli belgeler çekmecelerde, e-postalarda, indirilenlerde ve telefon fotoğraflarında duruyor. Kimse sormadığı sürece bu fark edilmez. Kısa bir kontrol listesi neyin nereye ait olduğunu belirler.
Düzen kontrol listesi
Dokuz madde. Sonrasında her şeyin nerede olduğunu bilirsin.
Zaten olanları işaretle. Açık kalanlar, bir sonraki sakin hafta sonu için listendir.
Mevcut durumun
0 / 9
Sırada:
- 1Gerçekten yeniden bulman gereken belgeleri yaz
- 2Kâğıtlar için tek bir yer belirle
- 3Tek bir dijital yer belirle
Varsayımlar ve sınırlar
- Kontrol listesi, saklama süreleri konusunda hukuki veya vergi danışmanlığının yerini tutmaz.
- Dijital kopyalar her aslın yerini tutmaz. Resmi belgelere ve bazı sözleşmelere kâğıt olarak ihtiyacın var.
- Bunların hiçbiri kaydedilmez. Sayfayı kapatmadan önce sonucu kopyala.
Girdiğin bilgiler bu tarayıcıda kalır. Hiçbir şey kaydedilmez veya gönderilmez.
Nereden fark edersin
Hep yanlış anda aranır.
- Ev sahibi kira sözleşmesinden bir ayrıntı soruyor ve yarım saat arıyorsun.
- Başvuru için eski telefonda bir yerde fotoğrafı olan bir diploma eksik.
- Vergi beyannamesinde her yıl aynı belgeleri aramakla başlıyorsun.
Nedenleri anla
Dört neden, belgelerin neden kaybolduğu.
- 01
Sabit bir yer yok
- Nereden fark edersin
- Kâğıtlar mutfakta, koridorda ve çalışma masasında duruyor.
- Neden oluyor
- Bir yer olmadığında her belge en son elinde tuttuğun yere düşer.
- Ne yardımcı olur
- Kâğıtlar için bir klasör ya da kutu, dosyalar için bir klasör belirle.
- Sınır
- Her biri net olduğu sürece iki yer sorun değil. Fazlası çabucak çok olur.
- 02
Dijital kopyalar dağınık
- Nereden fark edersin
- Fatura bir e-postada, sözleşme indirilenler klasöründe, diploma bir fotoğraf olarak.
- Neden oluyor
- Her belge farklı bir yoldan geliyor ve orada kalıyor.
- Ne yardımcı olur
- E-postalardaki ve indirilenlerdeki önemli her şeyi tek bir dijital yere taşı.
- Sınır
- E-posta kutusu arşiv olarak ancak tam arama terimini bildiğin sürece işe yarar.
- 03
Anlamsız dosya adları
- Nereden fark edersin
- Klasörde „Scan_0041.pdf“ ve „Dokument(3).pdf“ duruyor.
- Neden oluyor
- Kaydederken isim verecek vakit yok, sonra içinde ne olduğunu hatırlamıyorsun.
- Ne yardımcı olur
- Dosya adına yılı, türü ve göndereni yaz.
- Sınır
- İyi adlar ancak kaydederken hemen verirsen işe yarar.
- 04
Dosyalama sadece acil durumda yapılıyor
- Nereden fark edersin
- Düzen yılda bir, vergi zamanı geldiğinde oluşuyor.
- Neden oluyor
- Dosyalamanın bir zamanı yok, o yüzden yığılıp kalıyor.
- Ne yardımcı olur
- Ayda bir kez sadece dosyalama için sabit bir zaman planla.
- Sınır
- Çok az posta geliyorsa çeyrekte bir randevu da yeter.
Çözüm yolları
Düzen en çok tek bir yere ihtiyaç duyar.
| Yol | Şu durumda yeterli | Sınır |
|---|---|---|
| Az sekmeli klasör | Belgelerinin çoğu kâğıt olarak geliyor. | Yolda yanında bir şey yok, dijital posta dışarıda kalıyor. |
| Net yapıya sahip bulut klasörü | Tutarlı şekilde tarıyor ve dosyaları özenle adlandırıyorsun. | Bir belgeye ait notlar ve listeler için yer yok. |
| Peak One | Belgeleri notların ve listelerin yanında saklamak ve bir dosyanın ne hakkında olduğunu görmek istiyorsun. | Hangi dosya formatlarının ve ne kadar depolama alanının olduğu bu sayfada yazmıyor. Asıllar klasörde kalır. |
Peak One iş başında
Yığından arşive.
- TetikleyiciKira sözleşmesi nerede?
- 01 · Not defteriSinyalBir belgenin eksik olduğu aklına gelirse onu hemen not defterine yazarsın.
- 02 · Dosya arşiviAnlayışDosya arşivi hangi dosyanın nerede olduğunu ve içinde ne olduğunu gösterir.
- 03 · KitaplıkKararBelge kütüphanesinde hangi belgelerin olduğunu görür ve neyin hâlâ eksik olduğuna karar verirsin.
- 04 · Odak oturumuEylemOdak Zamanlayıcı ile bir seans boyunca sadece yığına oturur ve sonunda durumu not edersin.
İlgili uygulamalar
Belgeler bulunabilir kalsın.
Üç adım
Hafta sonu düzenlendi. Yeni bir rafa gerek kalmadan.
- 01 / 03
Önemli liste
Acil bir durumda hemen ihtiyacın olan on belgeyi yaz.
- 02 / 03
İki yer belirle
Kâğıtlar için bir klasör, dosyalar için bir klasör. Önemli her şey oraya gider.
- 03 / 03
Ayda bir randevu
Yığın hiç oluşmasın diye dosyalama için sabit bir zaman gir.
Sık sorulan sorular
Kısaca yanıtlandı.
Hangi belgeleri her zaman elimin altında tutmalıyım?
Kimlik ve pasaport, doğum belgesi, kira sözleşmesi veya tapu kaydı, sigorta poliçeleri, diplomalar ve referans belgeleri, son vergi tebligatları ve varsa vekâletnameler. Başka nelerin dahil olduğu senin durumuna bağlıdır.
Kâğıt belgeleri taradıktan sonra da saklamam gerekir mi?
Her zaman değil ama çoğu zaman. Resmi belgelere ve bazı sözleşmelere asıl olarak ihtiyacın var. Neyi ne kadar saklaman gerektiğini emin değilsen mali müşavire ya da bir tüketici danışma merkezine sorarsın.
Peak One’da PDF de saklayabilir miyim?
Evet. Hangi dosyanın nerede olduğunu ve neyle ilgili olduğunu gösteren bir dosya arşivi var. Hangi formatları kabul ettiğini uygulamada görürsün.
Keşfetmeye devam et
Neler dahil.
- Kullanım senaryosuEvrak işlerini halletBelgeler, sözleşmeler ve süreler, dağ olmadan önce küçük parçalar hâlinde.Görüntüle
- Kullanım senaryosuTaşınmayı organize etVadesi olan tüm işler, bağlantıyla yapılan gezintiler ve belgeler tek bir yerde.Görüntüle
- Gündelik sorunUnutulan görevlerKesin olarak planlamış olsan da işler gözden kayboluyor.Görüntüle
✦ Bir Peak ilkesi
Önce netlik. Gerisi arkasından gelir.
Her şey sırayla
Günlük hayattan daha fazla sorun
Görevler, zaman, hedefler ve alışkanlıklarla ilgili günlük sorunlar; her biri burada hemen deneyebileceğin bir alıştırmayla.
Tek adım yeter. Gerisi arkasından gelir.
Önemli belgeler tam biri sorduğunda ortada yok. Google ile giriş yap ve görevleri, günleri ve hedefleri tek yerde düzenle.
Free plan · Google ile giriş · yaklaşık iki dakikada kurulur