Lekcja 4: oceń automatyzację.

„Zautomatyzować tworzenie ofert” to nie zadanie, lecz obszar. Zadanie ma określony początek (wejście), określony koniec (wyjście) i niewiele kroków pomiędzy. „Z wypełnionego formularza potrzeb wygenerować projekt oferty z pozycjami z cennika” to zadanie.

Wyznacz jej granice czterema pytaniami: Co wchodzi? Co wychodzi? Jakie kroki są pomiędzy? Które z nich wymagają osądu? Kroki wymagające osądu zostają u człowieka – przynajmniej przy pierwszym podejściu.

Korzyść brutto to uwolniony czas pomnożony przez kalkulacyjną stawkę godzinową. Odejmuje się od niej bieżące koszty działania: licencje, utrzymanie, czas weryfikacji przez ludzi, poprawki przy błędach. To, co zostaje, to korzyść netto. Jednorazowe wdrożenie amortyzuje się z tej korzyści netto – jeśli jest dodatnia.

Firma handlowa ręcznie przetwarza 100 potwierdzeń zamówień miesięcznie; każde zajmuje 20 minut. Po automatyzacji z weryfikacją przez człowieka każde zajmowałoby jeszcze 5 minut. Kalkulacyjna wartość godziny wynosi €50, miesięczne koszty operacyjne €100, jednorazowa budowa €2300.

Wyliczenie: (20 − 5) minut × 100 operacji = 1500 minut = 25 godzin mocy przerobowych miesięcznie. Kalkulacyjna korzyść brutto 25 × €50 = €1250. Korzyść netto €1250 − €100 = €1150 miesięcznie. Zwrot €2300 ÷ €1150 = 2 miesiące. Do tego miejsca wygląda dobrze. Potem pytanie o wyjątki: jeśli 30 ze 100 potwierdzeń zawiera warunki specjalne, których agent nie odwzorowuje poprawnie, a każde z nich kosztuje 15 minut poprawek, znika z powrotem 7,5 godziny korzyści. Wynik pozostaje dodatni – ale tylko wtedy, gdy wcześniej policzyłeś wyjątki.

Przed każdą decyzją policz próbkę 20–30 prawdziwych spraw i podziel je: przypadek standardowy (reguła działa bez dostosowania), wyjątek (reguła działa z dostosowaniem), przypadek szczególny (reguła nie działa). Automatyzujesz przypadek standardowy. Wyjątek dostaje weryfikację. Przypadek szczególny zostaje ręczny – i nie wlicza się go do korzyści.

1. 01Wybierz powtarzalne zadanie i opisz wejście, wyjście i kroki w pięciu linijkach.
2. 02Policz liczbę wystąpień w miesiącu i zmierz (nie szacuj) minuty na sprawę na trzech przykładach.
3. 03Posortuj 20 spraw na przypadki standardowe, wyjątki i przypadki szczególne.
4. 04Oszacuj minuty po automatyzacji, koszty operacyjne i nakład na wdrożenie. Kalkulatorem automatyzacji policz korzyść netto i okres zwrotu.
5. 05Policz raz bez, a raz z poprawkami dla przypadków wyjątkowych.

• →Czy twoja korzyść netto jest dodatnia także po uwzględnieniu poprawek przy wyjątkach? Jeśli nie, zadanie nie jest jeszcze dojrzałe – albo jest źle wyodrębnione.
• →Czy nazwałeś wartość godziny „kalkulacyjną”? To założenie, a nie księgowanie.
• →Czy jest osoba, która przejmie sprawdzanie, i czy uwzględniłeś jej czas?

Ostatnia lekcja zamyka koło: jak zmierzyć, czy zmiana faktycznie zadziałała – bez wmawiania sobie przyczynowości?