Cel nauki
Po tej lekcji sformułujesz weryfikowalne kryteria etapów i opiszesz każdą transakcję tak, by było jasne, co dzieje się dalej, kto to robi i do kiedy. Lejkiem sprzedaży, w którym te cztery informacje się zgadzają, można zarządzać w 30 minut tygodniowo. Takim, w którym ich brakuje, nie da się zarządzać wcale – można go tylko omawiać.
Kryteria etapów zamiast przeczucia
Etap transakcji mówi, jak daleko jest klient – a nie jak optymistyczny jest dział sprzedaży. Dlatego każdy etap potrzebuje kryterium, które klient spełnił: potwierdzenia, zobowiązania, terminu. „Mam dobre przeczucie” nie jest kryterium. „Decydent podał ramy budżetu” – jest.
Kryterium jest sprawdzalne, jeśli osoba trzecia może odczytać w CRM, czy zostało spełnione. Jeśli nie umiesz go zapisać, transakcja nie jest na tym etapie.
Cztery informacje o każdej transakcji
- Etap
- Po spełnieniu kryterium – patrz wyżej.
- Kolejny krok
- Czasownik i wynik: „Omówić ofertę z panią Weber”, a nie „dopytać”. Krok opisuje, co klient potem wie lub co zdecydował.
- Odpowiedzialny
- Dokładnie jedno nazwisko. Dwa nazwiska oznaczają: nikt.
- Data
- Dzień w kalendarzu. „W tym tygodniu” to nie jest data. Jeśli data minęła, transakcja trafia na najbliższy przegląd.
Przykładowa transakcja – przed i po
| Pole | Przedtem | Po |
|---|---|---|
| Etap | Oferta (od 6 tygodni) | Potrzeba wyjaśniona – kryterium „Oferta” nigdy nie zostało spełnione: ofertę wysłano, ale nigdy jej nie omówiono |
| Wartość | „ok. 20–40 tys.” | €24 000 netto (szacunek, zaprotokołowany) |
| Kolejny krok | „Przypomnij się” | Omów ofertę z panem Aydinem (decydent) i zanotuj zastrzeżenia |
| Odpowiedzialny | Sprzedaż | M. Roth |
| Data | puste | czw., 14. dzień miesiąca, 10:00 |
| Ostatnia reakcja klienta | puste | 41 dni temu (potwierdzenie odbioru) |
Po korekcie transakcja nie jest dalej, tylko uczciwiej opisana. Stoi o jeden etap wcześniej, ale po raz pierwszy ma krok, który może ją realnie popchnąć. A ostatnia reakcja klienta sprzed 41 dni jest teraz widoczna – to temat na review, nie do prognozy.
Ćwiczenie
- 01Dla każdego etapu swojego modelu zapisz jedno kryterium, które klient musi spełnić.
- 02Otwórz pięć otwartych transakcji. Przy każdej sprawdź: czy kryterium bieżącego etapu jest udokumentowane? Jeśli nie, cofnij etap.
- 03Dla każdej transakcji uzupełnij kolejny krok (czasownik + wynik), osobę odpowiedzialną i datę.
- 04Przy każdej transakcji zanotuj datę ostatniej reakcji klienta. Oznacz wszystkie starsze niż 14 dni.
Pomoc do refleksji
- Ile z pięciu transakcji stało o jeden etap za daleko? To twój współczynnik optymizmu – i zniekształca każdą prognozę.
- Ile miało datę z przeszłości albo nie miało jej wcale? Tych transakcji nie prowadzono, tylko je przechowywano.
- Czy kolejny krok zawierał słowo „dopytać”, „odezwać się” albo „pilnować”? Wtedy brakuje wyniku tego kroku.
Kolejna lekcja zmienia temat: jak sprawdzić, czy zadanie wykonywane ręcznie warto zautomatyzować – i co to faktycznie daje po uwzględnieniu kosztów operacyjnych?
