Hoppa till innehållet
Peak Atlas

Problem · Kunskap bara i huvudet

Hon är på semester. Hennes kunskap också.

I små team sitter den viktigaste kunskapen i några få huvuden: kundöverenskommelser, specialfall, hur något verkligen fungerar. Det märks först när någon är borta eller slutar.

Starta kunskapskollenFörstå orsakerna

Kontroll av kunskapsöverföring och SOP:er

Hur riskabel är nästa semester?

Besvara frågorna för teamet eller ett område. Resultatet visar var kunskapen hänger mest på personer och vad du ska skriva ner först.

01En erfaren person är borta i två veckor. Vad händer?
02Var står era viktigaste arbetsflöden?
03Hur tar nya personer reda på hur något görs?
04Var hamnar beslut från möten?
05Hur många ställen finns det för dokument och filer?

0 av 5 besvarade

Ditt resultat

Besvara alla frågor. Då står det här var problemet troligen uppstår och vilket litet steg som hjälper först.

Antaganden och begränsningar

  • Kollen visar en riktning, den mäter ingen risk. Se svaren som anledning till ett samtal i teamet.
  • All kunskap går inte att skriva ner. Erfarenhet och omdöme för du hellre vidare genom att arbeta tillsammans.

Det du anger stannar i den här webbläsaren. Ingenting sparas eller skickas.

Hur du märker det

Det finns en person, som vet allt.

  • Samma fråga går varje vecka till samma kollega.
  • Efter en uppsägning rekonstruerar ni i veckor hur en kund sköttes.
  • Beslut från möten står ingenstans, så de diskuteras på nytt.

Förstå orsakerna

Varför kunskap stannar i huvudet.

  1. 01

    Att skriva ner har ingen plats

    Hur du märker det
    Alla vet att det saknas, men i vardagen finns aldrig tid för det.
    Varför det händer
    Att dokumentera ses som extraarbete, inte som en del av arbetet.
    Vad som hjälper
    Planera in en fast tid i veckan för ett arbetsflöde, inte mer.
    Gräns
    Utan tid i kalendern förblir varje kunskapsinitiativ en föresats.
  2. 02

    Kunskap är status

    Hur du märker det
    Den som vet mycket behövs, och det känns tryggt.
    Varför det händer
    Att dela syns inte, att vara oersättlig gör det.
    Vad som hjälper
    Ge erkännande när någon beskriver ett arbetsflöde så att andra kan använda det utan att fråga.
    Gräns
    Det är en ledarskapsfråga, inget verktygsproblem.
  3. 03

    Dokument blir inaktuella

    Hur du märker det
    Det finns en handbok, men ingen litar på den.
    Varför det händer
    Dokumenten har ingen ansvarig person och inget granskningsdatum.
    Vad som hjälper
    Ge varje viktigt dokument en ansvarig och ett datum.
    Gräns
    För många dokument underhåller ingen. Färre men aktuella är bättre.
  4. 04

    För många lagringsplatser

    Hur du märker det
    Protokoll ligger i mejl, instruktioner i mappar, anteckningar i personliga appar.
    Varför det händer
    Alla sparar där de råkar arbeta.
    Vad som hjälper
    Bestäm ett ställe för arbetsflöden och beslut och hänvisa dit.
    Gräns
    Gamla lagringsplatser flyttar inte av sig själva. Flytta bara det som fortfarande behövs.

Lösningsvägar

Att skriva ner räcker inte. Att hitta igen räcker inte heller.

Jämförelse av lösningar mot kunskapssilor
VägRäcker omGräns
Gemensamt dokument eller wikiNi har en handfull arbetsflöden och någon som underhåller dem.Blir inaktuellt utan ansvariga och snabbt oöverskådligt.
Överlämningssamtal vid semester och avslutKunskap behöver lämnas över sällan och riktat.Kommer ofta för sent och hänger på minnet.
Skärminspelningar av arbetsflödenArbetsflöden på skärmen är svåra att sätta ord på.Svårt att söka i och blir snabbt inaktuellt.
Peak OneDokument, arbetsflöden och kurser ska finnas på ett ställe och gå att hitta.Skriva måste ni själva; gamla lagringsplatser flyttar inte av sig själva.

Peak One i praktiken

Från huvudet till den gemensamma kunskapen.

  1. UtlösareVem vet hur det här görs?
  2. 01 · FlödeSignalProcess Radar i Peak SOP visar vilka arbetsflöden som behöver en SOP.
  3. 02 · DokumentFörståelseDocument Library visar vilka dokument som finns; Document Decisions vilka beslut som står i dem.
  4. 03 · SOPBeslutI Process Builder beskriver ni arbetsflödet så att andra kan utföra det.
  5. 04 · KursÅtgärdI Academy blir det en kurs med lärandemål, så att nya personer lär sig arbetsflödet.
Resultat: Det en person vet står där alla kan hitta det.

Vyerna för det

Finns i Peak One.

Apparna för det

Kunskap som stannar kvar.

Tre steg

Börja i liten skala. Ett arbetsflöde i veckan.

  1. 01 / 03

    Peka ut kunskapsöar

    Skriv upp vilka arbetsflöden bara en person behärskar i dag. Det är din lista.

  2. 02 / 03

    Skriv ner ett arbetsflöde i veckan

    Fem steg, ett syfte, hur man ser att det är klart. Mer behövs inte till att börja med.

  3. 03 / 03

    Låt någon annan prova

    Den som inte kan arbetsflödet utför det enligt beskrivningen. Varje följdfråga förbättrar texten.

Vanliga frågor

Kort besvarat.

Hur får jag erfarna medarbetare att skriva ner kunskap?

Gör det litet: ett arbetsflöde i veckan, fem steg, och någon annan provar det. Den som märker att den blir avbruten mer sällan fortsätter gärna att skriva.

Vad hör hemma i en SOP?

Syfte, utlösare, stegen i ordning, vem som är ansvarig och hur man ser att arbetsflödet är klart. Det räcker till att börja med.

Vad är skillnaden mot odokumenterade processer?

Här handlar det om att kunskap hänger på personer. Vid odokumenterade processer handlar det om själva beskrivningen av arbetsflödena. Ofta hänger båda ihop.

Upptäck mer

Vad som ingår.

Welt Scale

✦ En Peak-princip

Förstå innan du ändrar. Då gör varje steg verkan.

Peak lär sig med dig

Fler problem

Typiska flaskhalsar i växande företag, var och en med ett verktyg att prova direkt, orsakerna och vägen som Peak One har för det.

Alle Probleme

Lös det en gång. Resten följer.

När en person är borta saknas också hennes kunskap. Logga in med Google och se ditt företag på ett ställe.

Testa gratisSe priser

Free-plan · Inloggning med Google · klart på ungefär två minuter