Hoppa till innehållet
Peak Atlas

Problem · Återkommande handarbete

Samma handgrepp varje vecka. Hur många timmar blir det per år?

Små rutiner märks inte en och en. Sammanräknat blir de snabbt hela arbetsdagar. Först siffran visar vilken rutin du lämnar ifrån dig först: till en person, till en beskriven rutin eller till en automation.

Räkna ut handarbetet nuFörstå orsakerna

Självtest automationspotential

Minuter gånger frekvens. Räknat på ett år.

Fyll i dina återkommande uppgifter: hur lång tid de tar en gång och hur ofta de förekommer per vecka. Exemplen kan du skriva över.

Handarbete per år

375,7 Timmar

cirka 47 arbetsdagar vid 46 arbetsveckor

Kolla först:

  1. Föra över data mellan två verktyg115 h
  2. Matcha fakturor och underlag115 h
  3. Skriva påminnelser till kunder76,7 h

Timmar per år = minuter × frekvens per vecka × 46 ÷ 60

Antaganden och begränsningar

  • Beräkningen utgår från 46 arbetsveckor och 8 timmar per arbetsdag.
  • Den visar tid, inte lämplighet. Vissa uppgifter kräver omdöme och går inte att automatisera.
  • En automation kostar installation och underhåll. Den lönar sig oftast först vid frekventa, likformiga steg.

Det du anger stannar i den här webbläsaren. Ingenting sparas eller skickas.

Hur du märker det

Dagen är full. Bara inte med det egentliga arbetet.

  • På fredagar för du över siffror från tre verktyg till ett kalkylark.
  • Påminnelser till kunder skriver du från början varje gång.
  • Är kollegan på semester blir ett steg liggande, eftersom bara hon tänker på det.

Förstå orsakerna

Varför handarbetet blir kvar, fast alla irriterar sig på det.

  1. 01

    Rutinerna är inte beskrivna någonstans

    Hur du märker det
    Alla utför rutinen lite olika.
    Varför det händer
    Det som inte är nedskrivet kan varken lämnas över eller automatiseras.
    Vad som hjälper
    Skriv ned de tre största posterna från beräkningen ovan i fem steg vardera.
    Gräns
    En beskrivning sparar ännu ingen tid. Den är förutsättningen för det.
  2. 02

    En människa är gränssnittet

    Hur du märker det
    En stor del av handarbetet är att skriva av och kopiera mellan verktyg.
    Varför det händer
    Systemen utbyter inga data, så någon för över dem för hand.
    Vad som hjälper
    Koppla först den överföring som tar flest timmar per år, inte den enklaste.
    Gräns
    Vissa verktyg har inget gränssnitt. Då återstår en fast export som tillfällig lösning.
  3. 03

    Små uppgifter verkar inte lönt

    Hur du märker det
    Fem minuter märks inte, så ingen tar tag i dem.
    Varför det händer
    Ingen räknar upp tid gånger frekvens till ett år.
    Vad som hjälper
    Bedöm varje rutin i timmar per år, som i kalkylatorn ovan.
    Gräns
    Sällsynta, komplexa uppgifter lönar sig ofta inte trots många minuter.
  4. 04

    Ingen förstår gamla automationer

    Hur du märker det
    Något körs automatiskt, men ingen vet exakt vad.
    Varför det händer
    Automationer byggdes en gång och beskrevs aldrig. Man vågar inte skapa nya.
    Vad som hjälper
    Gör en lista över alla aktiva automationer: vad de gör och vem som ansvarar för dem.
    Gräns
    En automation som ingen förstår är en risk, ingen avlastning.

Lösningsvägar

Allt behöver inte köras automatiskt.

Lösningar för återkommande handarbete i jämförelse
VägRäcker omGräns
Beskriv rutinen som en checklistaUppgiften kräver omdöme eller förekommer bara sällan.Sparar ingen tid, bara fel och följdfrågor.
Mallar och textblockMycket handarbete består av liknande texter och mejl.Någon måste ändå komma ihåg dem och skicka dem.
Automationsverktyg mellan andra verktygEnskilda dataflöden mellan två system ska köras.Ännu ett ställe som måste underhållas; fel märks ofta sent.
Peak One AutomationsÅterkommande flöden med uppgifter, godkännanden och väntetider ska köras granskade och vara spårbara.Åtgärder direkt i andra verktyg är planerade, inte tillgängliga. Bedömningen ligger kvar hos teamet.

Peak One i praktiken

Från rutinen till ett granskat flöde.

  1. UtlösareVad kostar handarbetet oss, och vad lämnar vi ifrån oss först?
  2. 01 · FlödeSignalAutomation Opportunities visar vad ni kan automatisera härnäst.
  3. 02 · ProcessFörståelseAutomation Coverage visar vilka processer som redan körs automatiskt.
  4. 03 · AutomationBeslutI Automations beskriver du rutinen i en mening, granskar och testar flödet och godkänner körningen först därefter.
  5. 04 · KörningÅtgärdAutomation Runs visar vad automationen gjorde senast; Automation Health om allt körs utan fel.
Resultat: Varje rutin du lämnar ifrån dig körs granskad och förblir spårbar.

Vyerna för det

Automation i Peak One.

Apparna för det

Lämna ifrån dig det som upprepas.

Tre steg

Räkna först. Lämna sedan ifrån dig.

  1. 01 / 03

    Anteckna under en vecka

    Anteckna varje uppgift som upprepas, med minuter per gång. Även de små.

  2. 02 / 03

    Räkna upp och sortera

    För in listan i kalkylatorn ovan. De tre översta posterna räknas, resten får vänta.

  3. 03 / 03

    Lämna ifrån dig en rutin

    Bara en: beskriv den, lämna över den eller automatisera den. Sedan nästa.

Vanliga frågor

Kort besvarat.

Vilka uppgifter passar för automatisering?

Sådana som förekommer ofta, alltid går till på samma sätt och inte kräver omdöme. Uppgifter med många undantag beskriver du hellre först som checklista.

Måste jag kunna programmera för att automatisera i Peak One?

Nej. I Automations beskriver du med vanliga ord vad som ska hända. Av det blir ett flöde som du granskar och testar innan du godkänner det.

När lönar sig en automation?

När de sparade timmarna per år ligger tydligt över insatsen för installation och underhåll. Beräkningen ovan ger första halvan av den avvägningen.

Upptäck mer

Vad som ingår.

Welt Scale

✦ En Peak-princip

Energi är begränsad. Ge den till det som bär.

Skydda det som stärker dig

Fler problem

Typiska flaskhalsar i växande företag, var och en med ett verktyg att prova direkt, orsakerna och vägen som Peak One har för det.

Alle Probleme

Lös det en gång. Resten följer.

Samma handgrepp varje vecka, och ingen har tid att avskaffa dem. Logga in med Google och se ditt företag på ett ställe.

Testa gratisSe priser

Free-plan · Inloggning med Google · klart på ungefär två minuter