Przejdź do treści
Peak Atlas

Problem · Wiedza tylko w głowach

Jest na urlopie. Ich wiedza też.

W małych zespołach najważniejsza wiedza siedzi w kilku głowach: ustalenia z klientami, wyjątki, to, jak coś naprawdę działa. Wychodzi to dopiero, gdy kogoś brakuje albo ktoś odchodzi.

Rozpocznij test wiedzyZrozum przyczyny

Test przekazywania wiedzy i SOP

Jak ryzykowne jest następny urlop?

Odpowiedz na pytania dla zespołu lub jednego obszaru. Wynik pokaże, gdzie wiedza najbardziej zależy od konkretnych osób i co zapisać w pierwszej kolejności.

01Doświadczonej osoby nie ma przez dwa tygodnie. Co się dzieje?
02Gdzie są opisane wasze najważniejsze procesy?
03Jak nowe osoby dowiadują się, jak coś zrobić?
04Gdzie trafiają decyzje ze spotkań?
05Ile jest miejsc na dokumenty i pliki?

0 z 5 z odpowiedzią

Twój wynik

Odpowiedz na wszystkie pytania. Wtedy zobaczysz tutaj, gdzie prawdopodobnie powstaje problem i jaki mały krok pomoże najpierw.

Założenia i ograniczenia

  • Test wskazuje kierunek, nie mierzy ryzyka. Potraktuj odpowiedzi jako powód do rozmowy w zespole.
  • Nie każdą wiedzę da się spisać. Doświadczenie i osąd lepiej przekazywać przez wspólną pracę.

Twoje wpisy zostają w tej przeglądarce. Nic nie jest zapisywane ani wysyłane.

Po czym to zauważysz

Jest jedna osoba, która wie wszystko.

  • To samo pytanie co tydzień trafia do tej samej koleżanki.
  • Po wypowiedzeniu umowy tygodniami odtwarzacie, jak obsługiwano klienta.
  • Decyzje ze spotkań nie są nigdzie zapisane, więc dyskutuje się o nich od nowa.

Zrozum przyczyny

Dlaczego wiedza zostaje w głowach.

  1. 01

    Na zapisywanie nie ma miejsca

    Po czym to zauważysz
    Wszyscy wiedzą, że tego brakuje, ale na co dzień nigdy nie ma na to czasu.
    Dlaczego tak się dzieje
    Dokumentowanie uchodzi za dodatkową pracę, a nie za część pracy.
    Co pomaga
    Zaplanować stały termin w tygodniu na jeden proces, nie więcej.
    Granica
    Bez czasu w kalendarzu każda inicjatywa dotycząca wiedzy pozostaje postanowieniem.
  2. 02

    Wiedza to status

    Po czym to zauważysz
    Kto dużo wie, jest potrzebny – i to daje poczucie bezpieczeństwa.
    Dlaczego tak się dzieje
    Dzielenia się nikt nie widzi, bycia niezastąpionym – owszem.
    Co pomaga
    Doceniaj, gdy ktoś opisze przebieg tak, że inni korzystają z niego bez dopytywania.
    Granica
    To kwestia przywództwa, a nie problem z narzędziem.
  3. 03

    Dokumenty się dezaktualizują

    Po czym to zauważysz
    Jest podręcznik, ale nikt na nim nie polega.
    Dlaczego tak się dzieje
    Dokumenty nie mają osoby odpowiedzialnej ani daty weryfikacji.
    Co pomaga
    Daj każdemu ważnemu dokumentowi osobę odpowiedzialną i datę.
    Granica
    Zbyt wielu dokumentów nikt nie aktualizuje. Lepiej mniej, ale aktualnych.
  4. 04

    Za dużo miejsc przechowywania

    Po czym to zauważysz
    Protokoły są w mailach, instrukcje w folderach, notatki w prywatnych aplikacjach.
    Dlaczego tak się dzieje
    Każdy zapisuje pliki tam, gdzie akurat pracuje.
    Co pomaga
    Ustalić jedno miejsce na procesy i decyzje i odsyłać do niego.
    Granica
    Stare archiwa nie przeprowadzą się same. Przenoś tylko to, co jest jeszcze potrzebne.

Sposoby rozwiązania

Samo zapisywanie nie wystarcza. Odnajdywanie też nie.

Sposoby na silosy wiedzy – porównanie
DrogaWystarczy, gdyGranica
Wspólny dokument lub wikiMacie garść procesów i kogoś, kto o nie dba.Bez osób odpowiedzialnych szybko się dezaktualizuje i staje się nieczytelne.
Rozmowy przekazania przy urlopie i odejściuWiedzę trzeba przekazywać rzadko i celowo.Często przychodzi za późno i zależy od tego, czy ktoś pamięta.
Nagrania ekranu z procesówCzynności na ekranie trudno ująć w słowa.Trudne do przeszukania i szybko nieaktualne.
Peak OneDokumenty, procesy i kursy mają być w jednym miejscu i dać się odnaleźć.Pisać musicie sami; stare archiwa nie przeprowadzą się same.

Peak One w akcji

Od głowy do wspólnej wiedzy.

  1. WyzwalaczKto wie, jak to się robi?
  2. 01 · PrzebiegSygnałProcess Radar w Peak SOP pokazuje, które procesy potrzebują SOP.
  3. 02 · DokumentZrozumienieDocument Library pokazuje, jakie dokumenty istnieją; Document Decisions – jakie decyzje są w nich zapisane.
  4. 03 · SOPDecyzjaW Process Builder opisujecie proces tak, by inni mogli go wykonać.
  5. 04 · KursAkcjaW Academy powstaje z tego kurs z celem nauki, żeby nowe osoby nauczyły się procesu.
Wynik: To, co wie jedna osoba, jest zapisane tam, gdzie wszyscy to znajdą.

Widoki do tego

Dostępne w Peak One.

Aplikacje do tego

Wiedza, która zostaje.

Trzy kroki

Zacznij od małego. Co tydzień jeden proces.

  1. 01 / 03

    Nazwij wyspy wiedzy

    Zapisz, które procesy zna dziś tylko jedna osoba. To twoja lista.

  2. 02 / 03

    Spisywać jeden proces na tydzień

    Pięć kroków, jeden cel i znak, po którym widać, że gotowe. Na początek nic więcej nie trzeba.

  3. 03 / 03

    Daj komuś innemu wypróbować

    Kto nie zna procesu, wykonuje go według opisu. Każde dopytanie poprawia tekst.

Najczęstsze pytania

Krótka odpowiedź.

Jak skłonić doświadczonych pracowników do spisywania wiedzy?

Zacznij od małego: jeden proces tygodniowo, pięć kroków, a ktoś inny go wypróbowuje. Kto zauważy, że rzadziej mu przerywają, chętniej pisze dalej.

Co powinno znaleźć się w SOP?

Cel, wyzwalacz, kroki w kolejności, kto odpowiada i po czym poznać, że proces jest zakończony. Na początek to wystarczy.

Czym to się różni od nieudokumentowanych procesów?

Tu chodzi o to, że wiedza zależy od osób. Przy nieudokumentowanych procesach chodzi o opisanie samych procesów. Często jedno wiąże się z drugim.

Odkrywaj dalej

Co do tego należy.

Welt Scale

✦ Zasada Peak

Najpierw zrozum, potem zmieniaj. Wtedy każdy krok działa.

Peak uczy się razem z tobą

Więcej problemów

Typowe wąskie gardła w rozwijających się firmach – każde z narzędziem do natychmiastowego wypróbowania, przyczynami i drogą, jaką przewiduje dla niego Peak One.

Alle Probleme

Rozwiąż to raz. Reszta przyjdzie.

Gdy brakuje jednej osoby, brakuje też jej wiedzy. Zaloguj się przez Google i zobacz całą firmę w jednym miejscu.

Wypróbuj za darmoZobacz cennik

Plan Free · logowanie przez Google · konfiguracja w około dwie minuty