Przejdź do treści
Peak Atlas

Problem · Nieudokumentowane procesy

To zawsze robi Sabine. Dopóki Sabine nie pojedzie na urlop.

Przebiegi w głowie działają, dopóki jest ta sama osoba. Spisanie ich nie musi być projektem pisania podręcznika: jeden przebieg, pięć kroków, jedna strona.

Opisz pierwszy przebiegZrozum przyczyny

Szablon startowy SOP

Jeden proces. Pięć wierszy.

Wybierz proces, który pojawia się regularnie. Przykład pokazuje nowe zapytanie klienta; zastąp go własnym procesem.

Twój plan

5 z 5 wierszy kompletnych.

Die Beispielzeilen sind nur ein Anfang. Überschreibe sie mit deinen eigenen Einträgen.

Założenia i ograniczenia

  • Szablon pomaga przy pierwszym szkicu. Czy proces jest właściwy, pokaże dopiero to, że ktoś inny go potem wykona.
  • Przy procesach z wymogami prawnymi lub dotyczącymi bezpieczeństwa szablon startowy nie wystarczy.

Twoje wpisy zostają w tej przeglądarce. Nic nie jest zapisywane ani wysyłane.

Po czym to zauważysz

Wiedza jest. Tylko nie zostało spisane.

  • Nowe osoby w zespole uczą się tygodniami, obserwując i dopytując.
  • Ten sam proces trzy osoby wykonują na trzy sposoby, z trzema wynikami.
  • Gdy jedna osoba choruje, staje cały proces.

Zrozum przyczyny

Dlaczego nikt spisuje przebiegi.

  1. 01

    Dokumentowanie wygląda jak wielki projekt

    Po czym to zauważysz
    Podręcznik jest planowany od roku.
    Dlaczego tak się dzieje
    Wszystko ma zostać opisane naraz, więc nikt nie zaczyna.
    Co pomaga
    Zacznij od jednego procesu, który pojawia się często lub często się sypie.
    Granica
    Jeden proces nie rozwiąże wszystkiego, ale pokazuje, jak to działa.
  2. 02

    Ci, którzy wiedzą, nie mają czasu

    Po czym to zauważysz
    Kto zna proces, jest dokładnie tą osobą, która zawsze jest w pełni obciążona.
    Dlaczego tak się dzieje
    Zapisywanie przegrywa z bieżącymi obowiązkami.
    Co pomaga
    Ktoś inny notuje, a doświadczona osoba raz wykonuje proces.
    Granica
    Doświadczona osoba i tak musi raz sprawdzić szkic.
  3. 03

    Dokumenty leżą tam, gdzie nikt nie szuka

    Po czym to zauważysz
    Instrukcje istnieją, ale nikt ich nie znajduje ani nie używa.
    Dlaczego tak się dzieje
    Dokumentacja leży z dala od pracy, w folderach bez struktury.
    Co pomaga
    Zbieraj instrukcje w miejscu, z którego zespół i tak korzysta, i odsyłaj do niego w przebiegu.
    Granica
    Nawet dobra dokumentacja się dezaktualizuje, jeśli nikt nie odpowiada za jej utrzymanie.

Sposoby rozwiązania

Zapisuj przebiegi. Jak najłatwiej.

Sposoby na nieudokumentowane procesy – porównanie
DrogaWystarczy, gdyGranica
Szablon powyżej jako dokumentNiewiele procesów, które rzadko się zmieniają.Szybko o niej zapomina się na co dzień, jeśli nie jest podlinkowana w procesie.
Nagranie ekranu z krótką notatkąCzynności na komputerze, które lepiej pokazać, niż opisać.Trudne do przeszukania i żmudne w aktualizacji.
Wiki lub narzędzie do dokumentacjiWiele procesów, które trzeba znaleźć i wspólnie utrzymywać.Opisuje proces, ale go nie wykonuje.
Peak OneChcesz odnajdywać instrukcje w zespole i krok po kroku automatyzować powtarzalne procesy.Proces musisz najpierw sam opisać; automatyzacja działa dopiero wtedy, gdy ją sprawdzisz i zatwierdzisz.

Peak One w akcji

Od głowy do procesu, który zna każdy.

  1. WyzwalaczJak my to właściwie robimy?
  2. 01 · DokumentSygnałDocument Library w Peak Docs pokazuje, jakie dokumenty i instrukcje już istnieją.
  3. 02 · InstrukcjaZrozumienieProces jest spisany w Peak Docs jako instrukcja i udostępniony zespołowi.
  4. 03 · PrzebiegDecyzjaAutomation Opportunities pokazuje, co moglibyście zautomatyzować w następnej kolejności.
  5. 04 · Przepływ pracyAkcjaW Peak Automations powtarzalna część staje się procesem z zadaniami i akceptacjami, który sprawdzasz, testujesz i zatwierdzasz.
Wynik: Proces jest w jednym miejscu, które zespół znajdzie, a powtarzalne kroki nie zależą już od jednej osoby.

Aplikacje do tego

Zapisz, a potem odciąż.

Widoki

Co już istnieje.

Trzy kroki

Spisz pierwszy proces.

  1. 01 / 03

    Wybrać proces

    Weź proces, który występuje najczęściej albo ostatnio poszedł źle, a nie ten najważniejszy.

  2. 02 / 03

    Notuj w trakcie wykonywania

    Niech doświadczona osoba raz przeprowadzi proces, a ty zapisz każdy krok.

  3. 03 / 03

    Daj komuś innemu przetestować

    Daj opis osobie, która nie zna procesu. Tam, gdzie dopytuje, czegoś brakuje.

Najczęstsze pytania

Krótka odpowiedź.

Czym jest SOP?

Standard Operating Procedure (SOP), po polsku standardowa procedura operacyjna: krótki opis tego, jak krok po kroku wykonuje się powtarzalny proces, kto go wykonuje i po czym poznać wynik.

Jak szczegółowy musi być opis procesu?

Na tyle szczegółowo, aby nowa osoba mogła wykonać proces bez dopytywania. Nie więcej. Długich podręczników nikt na co dzień nie czyta.

Czy Peak One może automatycznie wykonywać procesy?

W Peak Automations opisujesz proces zwykłymi słowami. Może się składać z kilku kroków z zadaniami, akceptacjami i czasem oczekiwania i uruchamia się dopiero, gdy go sprawdzisz, przetestujesz i zatwierdzisz.

Odkrywaj dalej

Co do tego należy.

Welt Value

✦ Zasada Peak

Dobre systemy są ciche. Niosą, nie naciskając.

Jasne ramy

Więcej problemów

Typowe wąskie gardła w rozwijających się firmach – każde z narzędziem do natychmiastowego wypróbowania, przyczynami i drogą, jaką przewiduje dla niego Peak One.

Alle Probleme

Rozwiąż to raz. Reszta przyjdzie.

Jak coś się robi, wie tylko ten, kto zawsze to robi. Zaloguj się przez Google i zobacz całą firmę w jednym miejscu.

Wypróbuj za darmoZobacz cennik

Plan Free · logowanie przez Google · konfiguracja w około dwie minuty