Lektion 4: Granska automatisering.

”Automatisera vårt offertarbete” är ingen uppgift utan ett område. En uppgift har en definierad början (indata), ett definierat slut (utdata) och få steg däremellan. ”Skapa ett offertutkast med poster från prislistan utifrån det ifyllda behovsformuläret” är en uppgift.

Avgränsa den med fyra frågor: Vad kommer in? Vad går ut? Vilka steg ligger emellan? Vilka av dem kräver omdöme? Omdömessteg stannar hos människan – åtminstone i första omgången.

Bruttonyttan är den frigjorda tiden multiplicerad med ett kalkylerat timvärde. Från den dras de löpande driftskostnaderna: licenser, underhåll, människornas granskningstid, omarbete vid fel. Det som blir kvar är nettonyttan. Den engångsvisa uppbyggnaden återbetalas via denna nettonytta – om den är positiv.

Ett handelsföretag hanterar 100 orderbekräftelser i månaden manuellt; var och en tar 20 minuter. Efter en automatisering med mänsklig granskning skulle var och en ta 5 minuter. Det kalkylerade timvärdet är 50 €, de månatliga driftskostnaderna 100 €, den engångsvisa uppbyggnaden 2.300 €.

Beräkning: (20 − 5) minuter × 100 ärenden = 1.500 minuter = 25 timmars kapacitet i månaden. Kalkylerad bruttonytta 25 × 50 € = 1.250 €. Nettonytta 1.250 € − 100 € = 1.150 € i månaden. Återbetalning 2.300 € ÷ 1.150 € = 2 månader. Så långt ser det bra ut. Sedan frågan om undantagen: Om 30 av de 100 bekräftelserna innehåller specialvillkor som agenten inte återger korrekt, och var och en kostar 15 minuters omarbete, försvinner 7,5 timmar av nyttan igen. Kalkylen förblir positiv – men bara om du räknade undantagen i förväg.

Räkna före varje beslut igenom ett urval av 20 till 30 verkliga ärenden och dela in dem: normalfall (regeln gäller utan anpassning), undantag (regeln gäller med anpassning), specialfall (regeln gäller inte). Normalfallet automatiseras. Undantaget får en granskning. Specialfallet förblir manuellt – och räknas inte in i nyttan.

1. 01Välj en återkommande uppgift och beskriv indata, utdata och steg på fem rader.
2. 02Räkna volymen per månad och mät (uppskatta inte) minuterna per ärende i tre exempel.
3. 03Sortera 20 ärenden i normalfall, undantag och specialfall.
4. 04Uppskatta minuter efter automatisering, driftskostnader och uppbyggnadsinsats. Räkna nettonytta och återbetalningstid med automatiseringskalkylatorn.
5. 05Räkna en gång utan och en gång med omarbete för undantag.

• →Är din nettonytta positiv även med omarbete för undantag? Om inte är uppgiften inte mogen ännu – eller fel avgränsad.
• →Har du kallat timvärdet ”kalkylerat”? Det är ett antagande, ingen bokföring.
• →Finns det en person som tar hand om granskningen och vars tid du har räknat med?

Den sista lektionen sluter cirkeln: Hur mäter du om en förändring verkligen har haft effekt – utan att inbilla dig orsakssamband?