Problem · För många parallella projekt
Tio pågående projekt. Inget blir klart.
Varje projekt var för sig en bra idé. Tillsammans delar de på samma personer, och allt går långsammare. Färre samtidigt betyder oftast tidigare klart.
Portföljtriage
Vad som fortsätter. Vad som pausas.
Fyll i era pågående projekt och bedöm dem. Det som hamnar under ”Stryk eller lämna över” är början på din stop-doing-lista.
Först
- 1Ny webbplats
- 2Byte till ett nytt CRM
- 3Starta ett partnerprogram
Därefter:
- Skriv en handbok för introduktionen
- Utred en andra plats
- Se över prismodellen
- Starta en egen podcast
Ordning: Bidrag till målet × Tillgänglig kapacitet, vid lika avgör Bidrag till målet. Under 3 poäng: stryk eller lämna ifrån dig.
Antaganden och begränsningar
- Att stoppa betyder att pausa med ett datum, inte att glömma. Skriv till när ni ska bedöma på nytt.
- Åtaganden mot kunder eller lagkrav kan inte bedömas bort; de ligger utanför rangordningen.
- Inget av det sparas eller skickas. Kopiera resultatet innan du stänger sidan.
Det du anger stannar i den här webbläsaren. Ingenting sparas eller skickas.
Hur du märker det
Allt är påbörjat. Lite blir avslutat.
- På statusmötet har varje projekt en uppdatering, men inget har ett slutdatum.
- Samma tre personer sitter med i nästan varje projekt.
- Nya projekt startar innan gamla är avslutade.
Förstå orsakerna
Varför projekt hopar sig.
- 01
Att starta är lättare än att stoppa
- Hur du märker det
- Nya idéer får genast ett projekt, gamla bara fortsätter.
- Varför det händer
- Det finns entusiasm för att starta, men inget datum för att avsluta.
- Vad som hjälper
- En gång per kvartal en runda där varje projekt måste fortsätta, pausas eller avslutas.
- Gräns
- Ett stoppat projekt behöver en kort förklaring, annars dyker det upp igen.
- 02
Ingen gräns för samtidiga projekt
- Hur du märker det
- Ingen kan säga hur många projekt som pågår just nu.
- Varför det händer
- Det finns ingen övre gräns, så varje nytt projekt läggs bara till.
- Vad som hjälper
- Ett fast antal samtidiga projekt; ett nytt startar först när ett avslutas.
- Gräns
- Rätt antal beror på teamets storlek och projektens omfattning; det måste prövas fram.
- 03
Projekt utan koppling till målet
- Hur du märker det
- För vissa projekt vet ingen längre varför de finns.
- Varför det händer
- Projekt uppstår ur tillfällen, inte ur målet.
- Vad som hjälper
- Varje projekt anger det mål eller den milstolpe som det bidrar till.
- Gräns
- Vissa projekt håller verksamheten igång; de blir kvar, även utan koppling till målet.
- 04
Belastningen är osynlig
- Hur du märker det
- Projekt utlovas utan att man frågar vem som har tid.
- Varför det händer
- Projektplanering och belastning ligger på olika ställen eller ingenstans.
- Vad som hjälper
- Kolla före varje start vilka som är involverade och vad de behöver lägga åt sidan för det.
- Gräns
- En grov bedömning räcker; exakta timmar behövs sällan.
Lösningsvägar
Färre samtidigt. Tre vägar dit.
| Väg | Räcker om | Gräns |
|---|---|---|
| Stop-doing-runda en gång per kvartal | Ledningen beslutar och teamet får veta det direkt. | Utan en synlig lista smyger sig stoppade projekt tillbaka. |
| Rangordnad projektlista i ett kalkylark | Det finns upp till ett dussin projekt och en person som underhåller listan. | Visar inte vem som är överbelastad och blir inaktuell mellan rundorna. |
| Programvara för projektportföljer | Många team, budgetar och beroenden måste styras. | Krävande att införa; för små företag ofta för mycket. |
| Peak One | Projekt, belastning och ordning ska synas på ett ställe. | Vad som stoppas bestämmer ni. Peak One visar projekt och belastning, men bedömer inga projekt åt er. |
Peak One i praktiken
Från full portfölj till en tydlig ordning.
- UtlösareVilka projekt driver vi igenom, och vilka pausar vi?
- 01 · ProjektSignalProject Portfolio i Peak Board visar vilka projekt som behöver uppmärksamhet nu.
- 02 · PersonFörståelseTeam Capacity i Peak Plan visar var personer är över- eller underbelastade.
- 03 · InitiativBeslutInitiatives i Peak Command visar vilka initiativ som rullar och vilka som har stannat av.
- 04 · ProjektÅtgärdRoadmap i Peak Command håller koll på vad som kommer när, och stoppade projekt får inget datum.
Apparna för det
Finns i Peak One.
Project PortfolioTillgängligPeak BoardVilka projekt behöver min uppmärksamhet nu?
Team CapacityTillgängligPeak PlanVar är människor över- eller underbelastade?
InitiativesTillgängligPeak CommandVilka initiativ pågår och vilka har stannat av?
Year ReviewTillgängligPeak YearVad har fungerat och vad stoppar vi?
RoadmapTillgängligPeak CommandVad kommer när?
Tre steg
Påbörja färre saker. Avsluta mer.
- 01 / 03
Alla projekt på en lista
Även de små och halvt bortglömda. Först den fullständiga listan visar omfattningen.
- 02 / 03
Driv tre vidare
Bedöm varje projekt som ovan och driv de tre främsta vidare med full kraft.
- 03 / 03
Säg tydligt vad som stoppas
Berätta för teamet vad som pausas och till när. Ett tyst stopp är inget stopp.
Vanliga frågor
Kort besvarat.
Hur många samtidiga projekt är sunt?
Det finns inget antal som stämmer för alla. En användbar regel: varje person arbetar med högst ett eller två prioriterade projekt. Fler betyder oftast att allt väntar.
Vad säger vi till dem vars projekt pausas?
Varför det pausas, när det bedöms på nytt och vad som händer med resultaten fram till dess. En tydlig paus är lättare att bära än ett projekt som sakta somnar in.
Är ett pausat projekt förlorat?
Nej. Skriv ned läget i några meningar, så kan det tas upp igen senare.
Upptäck mer
Vad som ingår.
- FunktionUppgifter och projektProjekt som board, uppgifter i dagsplanen, en chatt per projekt.Visa
- FunktionRoadmapProjekt som tidslinje, kopplade till mål och milstolpar.Visa
- MjukvarukategoriProjektledningsprogramVarje projektuppgift med person, datum och synligt läge.Visa
- AnvändningsfallGenomföra företagets målHåll målen så smala att de läses i vardagen.Visa
- ProblemProjekt utom kontrollVarje projekt rullar på något sätt, men ingen kan säga var det verkligen står.Visa
- ProblemOklara prioriteringarNär allt är viktigt och det brådskande vinner.Visa
✦ En Peak-princip
Först klarhet. Allt annat följer.
En sak i taget
Fler problem
Typiska flaskhalsar i växande företag, var och en med ett verktyg att prova direkt, orsakerna och vägen som Peak One har för det.
Lös det en gång. Resten följer.
Många projekt pågår samtidigt, knappt något blir klart. Logga in med Google och se ditt företag på ett ställe.
Free-plan · Inloggning med Google · klart på ungefär två minuter