Lernziel
Nach dieser Lektion kannst du eine manuelle Aufgabe so beschreiben, dass ihr Automatisierungsnutzen nach Betriebskosten rechenbar wird – und du erkennst, wann Ausnahmefälle den Nutzen auffressen, bevor du Zeit in ein Werkzeug investierst.
Die Aufgabe abgrenzen
„Unsere Angebotserstellung automatisieren“ ist keine Aufgabe, sondern ein Bereich. Eine Aufgabe hat einen definierten Anfang (Eingabe), ein definiertes Ende (Ausgabe) und wenige Schritte dazwischen. „Aus dem ausgefüllten Bedarfsformular einen Angebotsentwurf mit Positionen aus der Preisliste erzeugen“ ist eine Aufgabe.
Grenze sie mit vier Fragen ab: Was kommt rein? Was geht raus? Welche Schritte liegen dazwischen? Welche davon brauchen Ermessen? Ermessensschritte bleiben beim Menschen – zumindest im ersten Anlauf.
Nutzen nach Betriebskosten
Der Bruttonutzen ist die freigewordene Zeit multipliziert mit einem kalkulatorischen Stundenwert. Davon gehen die laufenden Betriebskosten ab: Lizenzen, Wartung, Prüfzeit der Menschen, Nacharbeit bei Fehlern. Was bleibt, ist der Nettonutzen. Der einmalige Aufbau wird über diesen Nettonutzen amortisiert – wenn er positiv ist.
Ein Beispiel
Ein Handelsunternehmen bearbeitet 100 Bestellbestätigungen im Monat manuell; jede dauert 20 Minuten. Nach einer Automatisierung mit menschlicher Prüfung würde jede noch 5 Minuten dauern. Der kalkulatorische Stundenwert liegt bei 50 €, die monatlichen Betriebskosten bei 100 €, der einmalige Aufbau bei 2.300 €.
Rechnung: (20 − 5) Minuten × 100 Vorgänge = 1.500 Minuten = 25 Stunden Kapazität im Monat. Kalkulatorischer Bruttonutzen 25 × 50 € = 1.250 €. Nettonutzen 1.250 € − 100 € = 1.150 € im Monat. Amortisation 2.300 € ÷ 1.150 € = 2 Monate. Bis hierhin sieht es gut aus. Dann die Frage nach den Ausnahmen: Wenn 30 der 100 Bestätigungen Sonderkonditionen enthalten, die der Agent nicht sauber abbildet, und jede davon 15 Minuten Nacharbeit kostet, verschwinden 7,5 Stunden des Nutzens wieder. Die Rechnung bleibt positiv – aber nur, wenn du die Ausnahmen vorher gezählt hast.
Normalfälle und Ausnahmefälle
Zähle vor jeder Entscheidung eine Stichprobe von 20 bis 30 echten Vorgängen aus und teile sie ein: Normalfall (Regel greift ohne Anpassung), Ausnahmefall (Regel greift mit Anpassung), Sonderfall (Regel greift nicht). Automatisiert wird der Normalfall. Der Ausnahmefall bekommt eine Prüfung. Der Sonderfall bleibt manuell – und wird nicht in den Nutzen eingerechnet.
Übung
- 01Wähle eine wiederkehrende Aufgabe und beschreibe Eingabe, Ausgabe und Schritte auf fünf Zeilen.
- 02Zähle das Volumen pro Monat und miss (nicht schätze) die Minuten je Vorgang an drei Beispielen.
- 03Sortiere 20 Vorgänge in Normal-, Ausnahme- und Sonderfälle.
- 04Schätze Minuten nach Automatisierung, Betriebskosten und Aufbauaufwand. Rechne mit dem Automatisierungsrechner den Nettonutzen und die Amortisation.
- 05Rechne einmal ohne und einmal mit Nacharbeit für Ausnahmefälle.
Reflexionshilfe
- Ist dein Nettonutzen auch mit Ausnahme-Nacharbeit positiv? Wenn nicht, ist die Aufgabe noch nicht reif – oder falsch abgegrenzt.
- Hast du den Stundenwert „kalkulatorisch“ genannt? Er ist eine Annahme, keine Buchung.
- Gibt es eine Person, die die Prüfung übernimmt und deren Zeit du mitgerechnet hast?
Die letzte Lektion schließt den Kreis: Wie misst du, ob eine Veränderung tatsächlich gewirkt hat – ohne dir Kausalität einzureden?