Lernziel
Nach dieser Lektion kannst du jede offene Aufgabe einer von vier Phasen zuordnen, die Reihenfolge mit vier Korrekturen anpassen und daraus eine Wochenliste ableiten, die mit den Aufgaben beginnt, die deinem nächsten Zahlungseingang am nächsten stehen – ohne die Akquise zu vernachlässigen.
Die vier Phasen
Zwischen einer Aufgabe und dem Geld auf dem Konto liegen unterschiedlich viele Schritte. Das Modell ordnet Aufgaben nach diesen Schritten – von hinten nach vorne:
- Einsammeln
- Geld ist verdient, aber nicht da: fällige Rechnungen, abrechenbare Leistungen, unklare Zahlungswege. Ein Schritt bis zum Zahlungseingang.
- Abschließen
- Der Kunde ist da, die Entscheidung fehlt: offene Angebote, interessierte Kontakte ohne nächsten Schritt. Zwei bis drei Schritte.
- Ausbauen
- Der Kunde kennt dich, der Bedarf ist noch nicht besprochen: Bestandskunden, Verlängerungen, Reaktivierungen. Mehrere Schritte, aber mit Vertrauensvorsprung.
- Gewinnen
- Niemand kennt dich noch: Nachfrage aufbauen, Anfragen beantworten und qualifizieren. Die meisten Schritte – und die längste Wirkung.
Die Reihenfolge ist nicht „Gewinnen ist unwichtig“. Sie ist: Wenn du heute eine Stunde hast, bringt sie beim Einsammeln am schnellsten Geld. Gewinnen braucht seine feste Zeit – aber es verdrängt nicht das Einsammeln, nur weil es spannender ist.
Vier Korrekturen
Die Phase ist der erste Sortierschlüssel. Vier Korrekturen können eine Aufgabe nach vorne oder hinten schieben:
- Zeitfenster: Verfällt die Aufgabe? Eine Verlängerung, die nächste Woche ausläuft, rückt vor eine Rechnung, die nächsten Monat fällig wird.
- Betrag: Bei gleicher Phase der größere Betrag zuerst – wenn er realistisch ist.
- Chance: Wie wahrscheinlich ist das Ergebnis? Ein Angebot mit aktivem Kunden vor einem, das seit Wochen schweigt.
- Aufwand: Eine Aufgabe, die zehn Minuten kostet, kann vor eine rücken, die einen Tag Vorbereitung braucht.
Ein Beispiel
Eine Agenturinhaberin hat am Montag sechs offene Punkte: (a) eine überfällige Rechnung über 3.200 €, (b) ein Angebot über 18.000 €, das seit fünf Wochen unbeantwortet ist, (c) einen Wartungsvertrag über 6.000 € jährlich, der in neun Tagen ausläuft, (d) einen Bestandskunden, der um ein Gespräch über das nächste Jahr gebeten hat, (e) drei neue Anfragen von gestern und (f) die Idee für eine LinkedIn-Serie.
Nach Phase: a (Einsammeln), b (Abschließen), c und d (Ausbauen), e und f (Gewinnen). Nach Korrekturen: c rückt wegen des Zeitfensters an die erste Stelle, a folgt (kurzer Anruf, geringer Aufwand), e rückt vor b, weil neue Anfragen mit jedem Tag Wartezeit an Chance verlieren, während b nach fünf Wochen Schweigen eine geringe Chance hat – b bekommt eine klare Entscheidungsfrage, aber keinen Vormittag. d wird terminiert. f bekommt ihre feste Wochenzeit am Donnerstagnachmittag und wird nicht gestrichen.
Übung
- 01Liste zehn offene Aufgaben mit Bezug zu Umsatz oder Geld auf.
- 02Ordne jede einer Phase zu: Einsammeln, Abschließen, Ausbauen, Gewinnen.
- 03Notiere zu jeder Aufgabe Zeitfenster, Betrag, Chance (hoch/mittel/gering) und Aufwand (Minuten/Stunden/Tage).
- 04Sortiere nach Phase, dann korrigiere. Schreibe die neue Reihenfolge auf.
- 05Plane die ersten fünf in die Woche – mit Tag und Uhrzeit. Reserviere zusätzlich eine feste Zeit für Gewinnen.
Reflexionshilfe
- Steht in deiner Liste eine Aufgabe aus „Einsammeln“ hinter einer aus „Gewinnen“? Dann prüfe, ob eine Korrektur das rechtfertigt – oder ob nur die Attraktivität entschieden hat.
- Hat jede Aufgabe einen Betrag? Wenn du ihn nicht kennst, kannst du sie nicht priorisieren.
- Ist deine Gewinnen-Zeit im Kalender geblockt? Wenn nicht, wird sie in zwei Wochen verschwunden sein.
Die nächste Lektion zeigt, wie du die Phase „Abschließen“ steuerbar machst: mit Stufenkriterien, nächstem Schritt, Verantwortlichem und Datum.