Lekce 4: Prověření automatizace.

„Automatizovat tvorbu nabídek“ není úkol, ale oblast. Úkol má definovaný začátek (vstup), definovaný konec (výstup) a málo kroků mezi nimi. „Z vyplněného formuláře potřeb vytvořit návrh nabídky s položkami z ceníku“ je úkol.

Vymez ho čtyřmi otázkami: Co vstupuje? Co vystupuje? Jaké kroky jsou mezi tím? Které z nich vyžadují úsudek? Kroky vyžadující úsudek zůstávají u člověka – aspoň napoprvé.

Hrubý přínos je uvolněný čas vynásobený kalkulační hodinovou sazbou. Od něj se odečtou průběžné provozní náklady: licence, údržba, čas lidí na kontrolu, přepracování při chybách. Co zbude, je čistý přínos. Jednorázové zavedení se splácí z tohoto čistého přínosu – pokud je kladný.

Obchodní firma ručně zpracovává 100 potvrzení objednávek měsíčně; každé trvá 20 minut. Po automatizaci s lidskou kontrolou by každé trvalo už jen 5 minut. Kalkulační hodinová sazba je 50 €, měsíční provozní náklady 100 €, jednorázové zavedení 2.300 €.

Výpočet: (20 − 5) minut × 100 případů = 1.500 minut = 25 hodin kapacity měsíčně. Kalkulační hrubý přínos 25 × 50 € = 1.250 €. Čistý přínos 1.250 € − 100 € = 1.150 € měsíčně. Návratnost 2.300 € ÷ 1.150 € = 2 měsíce. Až sem to vypadá dobře. Pak přijde otázka výjimek: Pokud 30 ze 100 potvrzení obsahuje zvláštní podmínky, které agent čistě nezpracuje, a každé z nich stojí 15 minut přepracování, zmizí 7,5 hodiny přínosu. Výpočet zůstane kladný – ale jen pokud jsi výjimky předem spočítal.

Před každým rozhodnutím projdi vzorek 20 až 30 skutečných případů a rozděl je: běžný případ (pravidlo platí bez úprav), výjimka (pravidlo platí s úpravou), zvláštní případ (pravidlo neplatí). Automatizuje se běžný případ. Výjimka dostane kontrolu. Zvláštní případ zůstává ruční – a do přínosu se nezapočítává.

1. 01Vyber opakující se úkol a popiš vstup, výstup a kroky na pěti řádcích.
2. 02Spočítej měsíční objem a na třech příkladech změř (neodhaduj) minuty na jeden případ.
3. 03Roztřiď 20 případů na běžné, výjimky a zvláštní případy.
4. 04Odhadni minuty po automatizaci, provozní náklady a náklady na zavedení. Pomocí kalkulačky automatizace spočítej čistý přínos a návratnost.
5. 05Počítej jednou bez a jednou s přepracováním výjimek.

• →Je tvůj čistý přínos kladný i s přepracováním výjimek? Pokud ne, úkol ještě není zralý – nebo je špatně vymezený.
• →Označil jsi hodinovou sazbu jako „kalkulační“? Je to předpoklad, ne účetní položka.
• →Je tu osoba, která převezme kontrolu a jejíž čas jsi započítal?

Poslední lekce uzavírá kruh: Jak změříš, zda změna skutečně zafungovala – aniž by sis namlouval kauzalitu?