Přísliby vznikají bez pohledu na kapacitu
Prodej slibuje termíny, které tým nemůže dodržet. Operations se to dozví, až je zakázka tady – a začíná se zpožděním.
Funkce · Operations
Méně tření mezi příslibem a dodávkou.
Operations odpovídá za to, že se dodá, co se prodalo – s týmem, který je k dispozici. Kapacita, onboarding, standardní postupy, převzetí a přepracování rozhodují, jestli se to podaří.
Nechat analyzovat shop
Úvodní rozhovor – podíváme se, kde se mezi příslibem a dodáním ztrácí nejvíc času.
Podle čeho to poznáš
Tři problémy, které operations stojí každý den
Onboarding nových zákazníků je pokaždé jiný
Jaké informace potřebujete, kdo je kontaktní osoba, jak probíhá start – vymýšlí se pro každého zákazníka znovu. První týdny jsou vyjasňování místo výkonu.
Přepracování se nepočítá
Opravy, dodělávky a doplňující dotazy stojí čas, ale nikde se neobjeví. Marže klesá a nikdo neumí říct proč.
Odpovědnost
Za co operations odpovídá – a za co ne
Tření často vzniká proto, že odpovědnosti na okrajích nejsou jasné. Příklad jasného rozdělení:
Za co odpovídá operations
- Přehled kapacity: co je přislíbené, co je volné
- Standardní postup pro hlavní typ zakázky
- Onboardingový checklist pro nové zákazníky
- Kritéria převzetí a evidence přepracování
Za co odpovídají ostatní
- Prodej: přísliby jen proti přehledu kapacity
- Vedení firmy: priorita při konfliktech mezi zakázkami
- Finance: fakturační milníky z převzetí
- Technologie: systémy, ve kterých se udržuje postup a kapacita
Co držíš v ruce
Postupy, které propojují příslib a dodání
Přehled kapacit
Jednoduchý, udržovaný pohled na přísliby a volnou kapacitu – viditelný pro prodej i operations.
Standardní postup (SOP) pro hlavní typ zakázky
Kroky, odpovědnosti, body převzetí – tak stručně, aby si to někdo přečetl.
Onboarding checklist
Co je před startem od zákazníka potřeba a kdo to zajistí.
Evidence přepracování
Jednoduchá evidence oprav a doplňujících dotazů u každé zakázky – základ pro pohled na marži a zlepšování standardů.
Zařazení
SOP nejsou samoúčelné.
Dokumentujeme jen postup, který se opakuje, a jen tak podrobně, jak se v praxi používá. Standard, který nikdo nečte, není standard.
Časté otázky
Jasně zodpovězeno.
Jak docílíme, aby prodej respektoval kapacitu?
Tím, že přehled je jednoduchý, aktuální a viditelný – a vedení firmy už nepřijímá přísliby bez pohledu na kapacitu. To je rozhodnutí vedení, ne problém nástroje.
Procesní dokumentaci už máme. Co je jinak?
Prověříme, která z ní se v praxi používá. Většinou zbude krátký standardní postup pro hlavní typ zakázky – zbytek se sloučí nebo škrtne.
Co přináší evidence přepracování?
Ukáže, které typy zakázek nebo zákazníci stojí marži. To je základ pro zlepšení standardů nebo úpravu nabídek – bez dohadů.
