Duplicity a mrtvé záznamy
Stejný kontakt existuje třikrát, ve třech různých verzích. Která platí, ví jen ten, kdo ho založil.
Optimalizace CRM · Peak Atlas
Tvoje CRM má ukazovat další krok.
Uspořádáme pipeline, data a odpovědnosti tak, aby z uložených kontaktů vznikly zpracovatelné příležitosti.
Nechat analyzovat shop
Pracujeme s CRM, které už máš.
Symptomy
CRM je plné. A přesto nikdo neví, co udělat.
CRM, které jen ukládá, stojí čas a málo vrací. Typické znaky asi znáš.
Nejasné fáze
„Kvalifikovaný“ znamená pro každého v týmu něco jiného. Forecast počítá s fázemi, kterým nikdo nerozumí stejně.
Otevřené dealy bez dalšího termínu
Příležitosti jsou v systému s částkou a pravděpodobností – ale bez data, bez úkolu, bez odpovědného.
Reporty, které nikdo nečte
Dashboardy ukazují čísla, ze kterých neplyne žádné rozhodnutí. Tým vyplňuje pole, jejichž účel nezná.
CRM vede, když u každého dealu dává odpověď na jednu otázku: co se stane dál a kdo to udělá?
Audit
Než něco změníme, prověříme čtyři věci.
Pole
Jaká pole existují, která se skutečně vyplňují a která nikdo nepotřebuje? Každé povinné pole musí umožnit rozhodnutí.
Stupně
Jsou fáze pipeline vázané na ověřitelná kritéria – nebo na pocit? Definujeme, co musí být splněno, aby deal postoupil dál.
Oprávnění
Kdo smí co měnit, vidět, mazat? Příliš otevřená práva vytvářejí chaos, příliš úzká vytvářejí stínové seznamy v tabulkách.
Automatizace a reporty
Jaké připomínky, upozornění a vyhodnocení dnes běží – a které z nich skutečně spustí akci?
Minimální data
Co každý deal minimálně potřebuje.
Ne víc polí, ale ta správná. Deal je zpracovatelný, když jsou tyto údaje k dispozici – všechno ostatní je bonus.
| Pole | Proč na tom záleží | Povinné od |
|---|---|---|
| Fáze se splněným kritériem | Bez kritéria je fáze jen názor | Založení |
| Částka nebo rozpětí částky | Základ pro prioritizaci a forecast | Kvalifikace |
| Rozhodovatel a role | Ukazuje, jestli mluvíme se správnou osobou | Kvalifikace |
| Poslední kontakt | Zviditelní mezery v kontaktech | Založení, automaticky |
| Další krok s datem | Promění záznam v úkol | Založení |
| Odpovědná osoba | Bez odpovědnosti žádný follow-up | Založení |
Před / po
Stejný deal – jednou uložený, jednou zpracovatelný.
Žádná ukázková data, ale struktura polí: vlevo, co vydá typický záznam, vpravo, která pole se po auditu u stejné příležitosti vyplňují.
Struktura polí · bez dat zákazníků
Předtím: záznam
- Stupeň
- Volný text, bez kritéria
- Částka
- často prázdné
- Kontakt
- Jméno, role nejasná
- Poslední kontakt
- vyplňované ručně nebo neznámé
- Další krok
- nezadáno
- Odpovědný
- nejmenovaný
- Poznámka
- Volný text bez důsledku
Potom: příležitost
- Stupeň
- se vstupním kritériem pro každou fázi
- Částka
- Rozpětí nebo hodnota, povinné pole od kvalifikace
- Rozhodovatel
- Osoba, role a rozhodovací cesta
- Poslední kontakt
- automaticky z e-mailu a kalendáře
- Další krok
- Úkol s datem, povinné pole
- Odpovědný
- jmenovaný člen týmu
- Připomínka
- automaticky, když termín uplyne bez výsledku
Rozdíl není ve více datech, ale v datech, ze kterých plyne akce.
Postup
Od auditu k žitému systému.
- 01
Audit
Pole, fáze, oprávnění, automatizace a reporty – zjištění s jasnými doporučeními.
- 02
Cílový stav
Minimální data, kritéria fází, připomínky, předávky mezi marketingem, prodejem a delivery, smysluplné reporty.
- 03
Přestavba
Úprava ve stávajícím systému. Migrace dat jen tam, kde je opravdu nutná – ne samoúčelně.
- 04
Úvod
Krátké, konkrétní školení na skutečných dealech. Tým chápe, proč každé pole existuje.
- 05
Provoz
Pravidelná kontrola úplnosti a stáří fází. Úpravy, když se byznys změní.
Nejdřív prověříme možnosti tvého stávajícího systému a nastavíme ho tam, kde dokáže zachytit postupy tvého týmu.
Měření
Tři veličiny ukážou, jestli CRM vede.
01
Úplnost
Podíl otevřených dealů, u kterých jsou vyplněná všechna minimální data.
02
Stage aging
Jak dlouho dealy stojí v jedné fázi – a kolik jich překračuje dohodnutou maximální dobu.
03
Spolehlivost follow-upů
Uvedeno odděleně: kolik dalších kroků bylo splněno včas a kolik je ke dni uzávěrky splatných a otevřených? Odůvodněně přeplánované termíny evidujeme jako samostatnou kategorii – nepočítají se jako splněné.
Výstupy
Co konkrétně dostaneš.
Zpráva z auditu
Zjištění k polím, fázím, oprávněním, automatizacím a reportům s prioritizovanými doporučeními.
Cílový stav a kritéria fází
Písemná definice fází pipeline, minimálních dat a předávek.
Realizovaná konfigurace
Upravená pole, fáze, připomínky a oprávnění ve stávajícím systému.
Reporty s účelem
Pár vyhodnocení, z nichž každé připraví rozhodnutí – místo mnoha dashboardů.
Zavedení v týmu
Školení na skutečných dealech a krátké písemné pracovní pravidlo pro každodenní provoz.
Časté otázky
Jasně zodpovězeno.
Musíme migrovat svá data?
Jen pokud je to nutné. Nejdřív prověříme, jestli stávající systém zůstane a existující data se dají vyčistit a strukturovat. Migraci zvažujeme až tehdy, když stávající CRM nedokáže zachytit potřebné fáze, pole nebo automatizace – a i pak s jasným rozsahem.
Pracujete s naším CRM?
Řekni nám v úvodním rozhovoru své CRM, požadované postupy a existující rozhraní. Prověříme, co se v něm dá smysluplně realizovat a jaké úpravy jsou k tomu potřeba.
Jak zajistíte, že tým půjde s námi?
Tím, že každé pole má rozpoznatelný účel a jeho vyplňování v každodenní práci čas šetří, místo aby ho bralo. Školíme na skutečných dealech, ne na slajdech, a škrtáme pole, která nikdo nepotřebuje. Přijetí vzniká, když CRM týmu pomáhá, ne když slouží ke kontrole.
Jak dlouho trvá optimalizace CRM?
Záleží na velikosti systému, kvalitě dat a velikosti týmu. Po auditu to dokážeme realisticky odhadnout. Rozsah stanovíme v úvodním rozhovoru.
A co automatizace?
Připomínky, upozornění při překročení času ve fázi a předávky mezi týmy nastavíme, jakmile stojí základní struktura. Další automatizace – třeba zpracování poznámek – je součástí naší automatizace s AI.
