Problem · Powtarzalna praca ręczna
Co tydzień te same czynności. Ile to godzin w roku?
Małe rutyny pojedynczo nie rzucają się w oczy. Zsumowane szybko dają całe dni pracy. Dopiero liczba pokazuje, którą rutynę oddać najpierw: osobie, opisanemu procesowi czy automatyzacji.
Autotest potencjału automatyzacji
Minuty razy częstotliwość. W skali roku.
Wpisz swoje powtarzalne czynności: ile trwają jednorazowo i jak często występują w tygodniu. Przykłady możesz nadpisać.
Praca ręczna w ciągu roku
375,7 Godziny
około 47 dni roboczych przy 46 tygodniach pracy
Najpierw sprawdź:
- Przenoś dane między dwoma narzędziami115 h
- Przypisuj faktury i dokumenty księgowe115 h
- Pisać przypomnienia do klientów76,7 h
Godziny w roku = minuty × częstotliwość w tygodniu × 46 ÷ 60
Założenia i ograniczenia
- Rachunek zakłada 46 tygodni roboczych i 8 godzin na dzień roboczy.
- Pokazuje czas, a nie przydatność. Niektóre czynności wymagają osądu i nie da się ich zautomatyzować.
- Automatyzacja kosztuje konfigurację i utrzymanie. Zwykle opłaca się dopiero przy częstych, jednolitych krokach.
Twoje wpisy zostają w tej przeglądarce. Nic nie jest zapisywane ani wysyłane.
Po czym to zauważysz
Dzień jest pełny. Tylko nie z właściwą pracą.
- W piątki przepisujesz liczby z trzech narzędzi do arkusza.
- Przypomnienia do klientów piszesz za każdym razem od nowa.
- Gdy koleżanka jest na urlopie, jeden krok utyka, bo tylko ona o nim pamięta.
Zrozum przyczyny
Dlaczego praca ręczna zostaje, choć wszystkich irytują.
- 01
Rutyny nie są nigdzie opisane
- Po czym to zauważysz
- Każdy wykonuje proces trochę inaczej.
- Dlaczego tak się dzieje
- Tego, co nie jest spisane, nie da się ani przekazać, ani zautomatyzować.
- Co pomaga
- Rozpisz trzy największe pozycje z powyższego obliczenia, każdą na pięć kroków.
- Granica
- Sam opis nie oszczędza jeszcze czasu. Jest jego warunkiem.
- 02
Człowiek jest interfejsem
- Po czym to zauważysz
- Duża część pracy ręcznej to przepisywanie i kopiowanie między narzędziami.
- Dlaczego tak się dzieje
- Systemy nie wymieniają danych, więc ktoś przenosi je ręcznie.
- Co pomaga
- Najpierw połącz przenoszenie danych, które zajmuje najwięcej godzin w roku, a nie najprostsze.
- Granica
- Niektóre narzędzia nie mają interfejsu. Wtedy rozwiązaniem przejściowym pozostaje regularny eksport.
- 03
Małe zadania nie wydają się warte zachodu
- Po czym to zauważysz
- Pięciu minut nikt nie zauważa, więc nikt się nimi nie zajmuje.
- Dlaczego tak się dzieje
- Nikt nie przelicza czasu trwania razy częstotliwość w skali roku.
- Co pomaga
- Oceń każdą rutynę w godzinach rocznie, jak w kalkulatorze powyżej.
- Granica
- Rzadkie, złożone zadania często się nie opłacają, mimo że zajmują wiele minut.
- 04
Starych automatyzacji nikt nie rozumie
- Po czym to zauważysz
- Coś działa automatycznie, ale nikt nie wie dokładnie co.
- Dlaczego tak się dzieje
- Automatyzacje zbudowano raz i nigdy nie opisano. Nikt nie odważy się tworzyć nowych.
- Co pomaga
- Założyć listę wszystkich działających automatyzacji: co robią i kto za nie odpowiada.
- Granica
- Automatyzacja, której nikt nie rozumie, to ryzyko, a nie odciążenie.
Sposoby rozwiązania
Nie wszystko musi działają automatycznie.
| Droga | Wystarczy, gdy | Granica |
|---|---|---|
| Opisz rutynę jako checklistę | Zadanie wymaga osądu albo występuje rzadko. | Nie oszczędza czasu, tylko błędów i dopytywania. |
| Szablony i gotowe fragmenty tekstu | Wiele pracy ręcznej to podobne teksty i maile. | Ktoś i tak musi o nich pamiętać i je wysłać. |
| Narzędzie automatyzacji między innymi narzędziami | Mają działać pojedyncze przepływy danych między dwoma systemami. | Kolejne miejsce, które trzeba utrzymywać; błędy często wychodzą późno. |
| Peak One Automations | Powtarzalne procesy z zadaniami, zatwierdzeniami i czasem oczekiwania mają działać sprawdzone i weryfikowalne. | Akcje bezpośrednio w innych narzędziach są planowane, niedostępne. Decyzja pozostaje przy zespole. |
Peak One w akcji
Od rutyny do sprawdzonego procesu.
- WyzwalaczIle kosztuje nas praca ręczna i co oddajemy najpierw?
- 01 · PrzebiegSygnałAutomation Opportunities pokazuje, co moglibyście zautomatyzować w następnej kolejności.
- 02 · ProcesZrozumienieAutomation Coverage pokazuje, które procesy już działają automatycznie.
- 03 · AutomatyzacjaDecyzjaW Automations opisujesz rutynę jednym zdaniem, sprawdzasz i testujesz przebieg, a dopiero potem zatwierdzasz jej uruchamianie.
- 04 · PrzebiegAkcjaAutomation Runs pokazuje, co automatyzacja zrobiła ostatnio, a Automation Health – czy wszystko działa bez błędów.
Widoki do tego
Automation w Peak One.
Automation OpportunitiesDostępneAutomationCo moglibyśmy zautomatyzować jako następne?
Automation CoverageDostępneAutomationKtóre procesy działają już automatycznie?
Automation RunsDostępneAutomationCo ostatnio zrobiły automatyzacje?
Automation HealthDostępneAutomationCzy wszystkie automatyzacje działają bez błędów?
Aplikacje do tego
Przekaż to, co się powtarza.
Trzy kroki
Najpierw policz. Potem oddaj.
- 01 / 03
Przez tydzień robić notatki
Zanotuj każdą czynność, która się powtarza, z liczbą minut za każdym razem. Także te małe.
- 02 / 03
Przelicz i posortuj
Wpisz listę do kalkulatora powyżej. Liczą się trzy górne pozycje, reszta czeka.
- 03 / 03
Oddać rutynę
Tylko jedna rzecz: opisać, przekazać komuś albo zautomatyzować. Potem kolejna.
Najczęstsze pytania
Krótka odpowiedź.
Które zadania nadają się do automatyzacji?
Te, które występują często, zawsze przebiegają tak samo i nie wymagają osądu. Zadania z wieloma wyjątkami lepiej najpierw opisać jako listę kontrolną.
Czy muszę umieć programować, żeby automatyzować w Peak One?
Nie. W Automations opisujesz zwykłymi słowami, co ma się dziać. Powstaje z tego proces, który sprawdzasz i testujesz, zanim go zatwierdzisz.
Od kiedy opłaca się automatyzacja?
Gdy zaoszczędzone w ciągu roku godziny wyraźnie przewyższają nakład na wdrożenie i utrzymanie. Powyższe wyliczenie daje pierwszą połowę tego bilansu.
Odkrywaj dalej
Co do tego należy.
- FunkcjaZadania i projektyProjekty jako tablica, zadania w planie dnia, jeden czat na projekt.Zobacz
- FunkcjaIntegracjePołącz 3270 narzędzi bez drugiej kopii swoich danych.Zobacz
- Przypadek użyciaOnboarding klientówOd zamknięcia sprzedaży do pierwszego wyniku, bez gubienia czegokolwiek między sprzedażą a realizacją.Zobacz
- Kategoria oprogramowaniaAutomatyzacja przepływów pracyPowtarzalne procesy, które działają, nawet gdy nikt o nich nie pamięta.Zobacz
- ProblemSystemy bez połączeniaSklep, księgowość i CRM działają, ale nic z tego nie dociera do pozostałych.Zobacz
- ProblemNieudokumentowane procesyJak coś się robi, wie tylko ten, kto zawsze to robi.Zobacz
✦ Zasada Peak
Energia jest skończona. Daj ją temu, co ma trwałą wartość.
Chroń to, co cię wzmacnia
Więcej problemów
Typowe wąskie gardła w rozwijających się firmach – każde z narzędziem do natychmiastowego wypróbowania, przyczynami i drogą, jaką przewiduje dla niego Peak One.
Rozwiąż to raz. Reszta przyjdzie.
Te same czynności co tydzień, a nikt nie ma czasu, żeby je wyeliminować. Zaloguj się przez Google i zobacz całą firmę w jednym miejscu.
Plan Free · logowanie przez Google · konfiguracja w około dwie minuty