Урок 4: Проверить автоматизацию.

«Автоматизировать подготовку предложений» — это не задача, а область. У задачи есть определённое начало (вход), определённый конец (выход) и немного шагов между ними. «Создать из заполненной формы потребности черновик предложения с позициями из прайс-листа» — это задача.

Очертите её четырьмя вопросами: что поступает на вход? Что выходит? Какие шаги между ними? Какие из них требуют суждения? Шаги, требующие суждения, остаются за человеком — по крайней мере на первом этапе.

Валовая польза — это высвободившееся время, умноженное на расчётную ставку за час. Из неё вычитаются текущие эксплуатационные затраты: лицензии, обслуживание, время людей на проверку, доработка при ошибках. Остаток — чистая польза. Разовые затраты на внедрение окупаются за счёт этой чистой пользы — если она положительна.

Торговая компания вручную обрабатывает 100 подтверждений заказов в месяц; каждое занимает 20 минут. После автоматизации с проверкой человеком каждое заняло бы 5 минут. Расчётная ставка — 50 € в час, ежемесячные эксплуатационные затраты — 100 €, разовое внедрение — 2 300 €.

Расчёт: (20 − 5) минут × 100 операций = 1 500 минут = 25 часов мощности в месяц. Расчётная валовая польза 25 × 50 € = 1 250 €. Чистая польза 1 250 € − 100 € = 1 150 € в месяц. Окупаемость 2 300 € ÷ 1 150 € = 2 месяца. Пока всё выглядит хорошо. Затем вопрос об исключениях: если 30 из 100 подтверждений содержат особые условия, которые агент не отражает корректно, и каждое требует 15 минут доработки, 7,5 часа пользы снова исчезают. Расчёт остаётся положительным — но только если вы заранее посчитали исключения.

Перед каждым решением отберите выборку из 20–30 реальных операций и распределите их: обычный случай (правило работает без изменений), исключение (правило работает с поправкой), особый случай (правило не работает). Автоматизируется обычный случай. Исключение получает проверку. Особый случай остаётся ручным — и не включается в расчёт пользы.

1. 01Выберите повторяющуюся задачу и опишите вход, выход и шаги в пяти строках.
2. 02Посчитайте объём в месяц и измерьте (а не оцените) минуты на операцию на трёх примерах.
3. 03Распределите 20 операций на обычные случаи, исключения и особые случаи.
4. 04Оцените минуты после автоматизации, эксплуатационные затраты и затраты на внедрение. Рассчитайте чистую пользу и окупаемость с помощью калькулятора автоматизации.
5. 05Посчитайте один раз без доработки исключений и один раз с ней.

• →Остаётся ли чистая польза положительной с учётом доработки исключений? Если нет, задача ещё не созрела — или неправильно очерчена.
• →Назвали ли вы ставку за час «расчётной»? Это допущение, а не проводка.
• →Есть ли человек, который возьмёт на себя проверку, и учли ли вы его время?

Последний урок замыкает круг: как измерить, действительно ли изменение сработало, — не убеждая себя в причинно-следственной связи?