Wie oft sollte ich Kunden über den Projektstand informieren?

So oft, dass der Kunde nicht nachfragen muss. Für die meisten Projekte ist ein fester wöchentlicher Termin sinnvoll, bei kurzen Projekten ein Update je Meilenstein.

Sollen Kunden direkt in unsere Aufgaben schauen?

Das hängt vom Kunden ab. Viele wollen ein kurzes Update, nicht jede Aufgabe. In Peak Board sehen Gäste nur, was geteilt ist, also entscheidest du, was sichtbar wird.

Was schreibe ich, wenn es keinen Fortschritt gibt?

Genau das, mit Grund und nächstem Schritt. Ein ehrliches „diese Woche keine Bewegung, weil …“ schafft mehr Vertrauen als ein ausgelassenes Update.

Проблема · Клиенты без статуса проекта

«Как у вас продвигается?» Третье письмо за неделю.

Клиенты переспрашивают не из недоверия. Они спрашивают, потому что ничего не видят. Короткое регулярное обновление отвечает на вопрос до того, как его зададут.

Создать обновление статуса Понять причины

Шаблон статуса проекта

Одно обновление, которое не требует уточнений.

Замените примерные строки своим проектом. Скопируйте результат в письмо клиенту.

Konzept und Seitenstruktur
Freigabe ist erteilt, keine Aktion nötig
Erledigt
Entwurf Startseite
Erste Fassung geht an euch
Donnerstag
Texte für Leistungsseiten
Bitte Rückmeldung zu den Stichpunkten
Dienstag
Livegang
Neuer Termin nach Freigabe der Texte
In zwei Wochen

Ваш план

4 из 4 строк заполнено.

Die Beispielzeilen sind nur ein Anfang. Überschreibe sie mit deinen eigenen Einträgen.

Допущения и ограничения

Шаблон упорядочивает то, что вы вносите. Верен ли статус, знает только ваша команда.
Обновление не заменяет разговор, если срок серьёзно под угрозой. Тогда лучше позвонить.

Ваши данные остаются в этом браузере. Ничего не сохраняется и не отправляется.

Как это заметить

Клиент ждёт. И не знает, чего.

Клиенты спрашивают о статусе по почте, телефону и в чате, часто задавая один и тот же вопрос разным людям.
Клиент недоволен задержкой, которую на самом деле вызвал сам, потому что не было согласования.
Перед каждой встречей с клиентом вы сначала собираете статус в команде.

Понять причины

Почему клиенты в неведении.

01
Нет постоянного ритма
Как это заметить
Обновления появляются, когда у кого-то есть время или когда клиент спрашивает.
Почему это происходит
Никто не договорился, когда клиент что узнаёт.
Что помогает
Договориться о постоянном дне для обновления и соблюдать его, даже если произошло немного.
Граница
Для очень коротких проектов достаточно обновления к каждой вехе.
02
Статус разбросан
Как это заметить
Для каждого обновления вам нужно опросить трёх коллег.
Почему это происходит
Задачи, переписка и файлы находятся в разных инструментах.
Что помогает
Вести статус проекта в одном месте, из которого и формируется обновление.
Граница
Одно место помогает, только если команда там действительно работает.
03
Ожидания не видны
Как это заметить
Клиент не замечает, что проект ждёт его согласования.
Почему это происходит
Обновления перечисляют, что сделано, но не говорят, чей сейчас ход.
Что помогает
В обновлении открыто говорить, что ждёт клиента и до какого срока.
Граница
Это решает не каждую задержку, но делает ясным, где она возникает.

Варианты решения

Поделиться статусом. Как можно проще.

Пути решения, чтобы клиенты знали статус проекта, в сравнении
Путь	Достаточно, если	Граница
Еженедельное письмо о статусе по шаблону выше	Немного клиентских проектов и один человек, который знает статус.	Ручная работа; статус каждый раз нужно собирать заново.
Общий документ с клиентом	Клиент читает, а команда надёжно ведёт документ.	Часто превращается во второй список рядом с настоящими задачами.
Клиентский портал инструмента для проектов	Клиенты должны в любой момент сами заглядывать в задачи.	Часто показывает больше внутренней кухни, чем клиент хочет или должен видеть.
Peak One	Вы хотите получать статус из тех же задач и документов, с которыми работает ваша команда.	Гости видят только то, чем поделились; чем делиться, вы решаете сами для каждого проекта.

Peak One в действии

От переспрашивания к постоянному обновлению.

ТриггерНа каком этапе проект для клиента Müller?
01 · ПроектСигналProject Portfolio в Peak Board показывает, каким клиентским проектам сейчас нужно внимание.
02 · ЗадачаПониманиеProject Board показывает, на каком этапе каждая задача и какие ждут клиента.
03 · ПоставкаРешениеDelivery в Peak Service показывает, поставляете ли вы вовремя то, что обещали.
04 · ДокументДействиеВы пишете обновление в Peak Docs, чтобы каждый статус можно было прочитать в одном месте.

Результат: Клиент получает статус до того, как ему придётся спрашивать, — из тех же задач, с которыми работает команда.

Подходящие приложения

Статус проекта в Peak One.

Попробовать

Зафиксировать статус и поделиться им.

Три шага

С этой недели без уточнений.

01 / 03
Назначить день обновлений
Скажите клиенту, в какой день каждую неделю он получает статус.
02 / 03
Четырёх строк достаточно
Сделано, в работе, ждёт вас, дальше. Хорошему обновлению редко нужно больше.
03 / 03
Называть ожидания
Допишите, что ждёт клиента и до какого срока. Так задержку не припишут вам.

Частые вопросы

Кратко.

Как часто нужно информировать клиентов о статусе проекта?

Так часто, чтобы клиенту не приходилось переспрашивать. Для большинства проектов разумен постоянный еженедельный срок, для коротких — обновление к каждой вехе.

Должны ли клиенты видеть наши задачи напрямую?

Это зависит от клиента. Многим нужно короткое обновление, а не каждая задача. В Peak Board гости видят только то, чем поделились, поэтому вы решаете, что будет видно.

Что писать, если прогресса нет?

Именно это, с причиной и следующим шагом. Честное «на этой неделе без движения, потому что …» создаёт больше доверия, чем пропущенное обновление.

Открывать дальше

Welt Value

✦ Принцип Peak

Понять, прежде чем менять. Тогда каждый шаг работает.

Peak учится вместе с вами

Больше проблем

Типичные узкие места растущих компаний — каждое с инструментом, который можно сразу попробовать, причинами и путём, который для этого предлагает Peak One.

Alle Probleme