ปัญหา · หาเอกสารไม่เจอ
สัญญาอยู่ที่ไหนสักแห่ง แค่ไม่ได้อยู่ตรงที่คุณหา
เอกสารสำคัญอยู่ในลิ้นชัก อีเมล ไฟล์ดาวน์โหลด และรูปในมือถือ ตราบใดที่ไม่มีใครถาม คุณก็ไม่รู้ตัว เช็กลิสต์สั้น ๆ ช่วยกำหนดว่าอะไรอยู่ที่ไหน
เช็กลิสต์จัดระเบียบ
เก้าข้อ หลังจากนั้นคุณจะรู้ว่าทุกอย่างอยู่ที่ไหน
ติ๊กสิ่งที่คุณมีอยู่แล้ว สิ่งที่เหลือคือรายการสำหรับสุดสัปดาห์ที่ว่างครั้งหน้า
สถานะของคุณ
0 / 9
ถัดไป:
- 1เขียนว่าเอกสารอะไรที่คุณต้องหาเจอได้จริง ๆ
- 2กำหนดที่เดียวสำหรับเอกสารกระดาษ
- 3กำหนดที่เดียวสำหรับเอกสารดิจิทัล
สมมติฐานและข้อจำกัด
- เช็กลิสต์นี้ไม่ได้แทนคำแนะนำทางกฎหมายหรือภาษีเรื่องระยะเวลาการเก็บรักษาเอกสาร
- สำเนาดิจิทัลไม่ได้แทนต้นฉบับได้ทุกฉบับ เอกสารราชการและสัญญาบางประเภทคุณยังต้องมีเป็นกระดาษ
- ไม่มีอะไรถูกบันทึกไว้ คัดลอกผลลัพธ์ก่อนปิดหน้านี้
ข้อมูลที่คุณกรอกจะอยู่ในเบราว์เซอร์นี้ ไม่มีการบันทึกหรือส่งข้อมูลใด ๆ
คุณจะรู้ได้อย่างไร
ต้องค้นหาอยู่เสมอ ในจังหวะที่ไม่เหมาะ
- เจ้าของบ้านถามรายละเอียดในสัญญาเช่า แล้วคุณต้องหาอยู่ครึ่งชั่วโมง
- ใบสมัครงานขาดใบรับรองการทำงาน ซึ่งเคยเป็นรูปถ่ายอยู่ที่ไหนสักแห่งในมือถือเครื่องเก่า
- เวลายื่นภาษีทุกปี คุณเริ่มต้นด้วยการค้นหาใบเสร็จชุดเดิม ๆ
เข้าใจสาเหตุ
สี่เหตุผล ทำไมเอกสารถึงหายไป
- 01
ไม่มีที่เก็บที่แน่นอน
- คุณจะรู้ได้อย่างไร
- เอกสารวางอยู่ในครัว ที่ทางเดิน และในโต๊ะทำงาน
- ทำไมจึงเกิดขึ้น
- ถ้าไม่มีที่เก็บ เอกสารทุกชิ้นจะไปอยู่ตรงที่คุณถือมันไว้ครั้งสุดท้าย
- สิ่งที่ช่วยได้
- กำหนดแฟ้มหรือกล่องหนึ่งสำหรับกระดาษ และโฟลเดอร์หนึ่งสำหรับไฟล์
- ขอบเขต
- สองที่ก็ได้ ตราบใดที่แต่ละที่ชัดเจน ถ้ามากกว่านั้นจะเยอะเกินไปอย่างรวดเร็ว
- 02
สำเนาดิจิทัลกระจัดกระจาย
- คุณจะรู้ได้อย่างไร
- ใบแจ้งหนี้อยู่ในอีเมล สัญญาอยู่ในโฟลเดอร์ดาวน์โหลด ใบรับรองเป็นรูปถ่าย
- ทำไมจึงเกิดขึ้น
- เอกสารแต่ละชิ้นมาคนละทาง และค้างอยู่ตรงนั้น
- สิ่งที่ช่วยได้
- ย้ายทุกอย่างที่สำคัญจากอีเมลและโฟลเดอร์ดาวน์โหลดไปไว้ในที่เก็บดิจิทัลที่เดียว
- ขอบเขต
- การใช้กล่องจดหมายเป็นที่เก็บเอกสารได้ผลก็ต่อเมื่อคุณจำคำค้นได้แม่นยำเท่านั้น
- 03
ชื่อไฟล์ที่ไม่สื่อความหมาย
- คุณจะรู้ได้อย่างไร
- ในโฟลเดอร์มีไฟล์ “Scan_0041.pdf” และ “Dokument(3).pdf”
- ทำไมจึงเกิดขึ้น
- ตอนบันทึกไม่มีเวลาตั้งชื่อ พอทีหลังก็จำไม่ได้ว่าข้างในคืออะไร
- สิ่งที่ช่วยได้
- ใส่ปี ประเภท และผู้ส่งไว้ในชื่อไฟล์
- ขอบเขต
- ชื่อที่ดีจะช่วยได้ก็ต่อเมื่อคุณตั้งทันทีตอนบันทึกไฟล์
- 04
จัดเก็บเอกสารเฉพาะตอนฉุกเฉิน
- คุณจะรู้ได้อย่างไร
- ความเป็นระเบียบเกิดขึ้นปีละครั้ง ตอนที่ต้องยื่นภาษี
- ทำไมจึงเกิดขึ้น
- การจัดเก็บเอกสารไม่มีกำหนดเวลา มันจึงกองพะเนิน
- สิ่งที่ช่วยได้
- วางนัดประจำเดือนละครั้งไว้สำหรับจัดเก็บเอกสารโดยเฉพาะ
- ขอบเขต
- ถ้าแทบไม่มีจดหมายเข้ามา นัดไตรมาสละครั้งก็พอ
แนวทางแก้ไข
ความเป็นระเบียบ ต้องการที่เดียวเป็นหลัก
| เส้นทาง | เพียงพอ หาก | ขอบเขต |
|---|---|---|
| แฟ้มที่มีแถบคั่นไม่กี่แถบ | เอกสารส่วนใหญ่ของคุณมาเป็นกระดาษ | ระหว่างเดินทางคุณไม่มีอะไรติดตัว ส่วนจดหมายดิจิทัลก็ตกหล่นไป |
| โฟลเดอร์บนคลาวด์ที่มีโครงสร้างชัดเจน | คุณสแกนอย่างสม่ำเสมอและตั้งชื่อไฟล์อย่างรอบคอบ | ไม่มีที่สำหรับโน้ตและรายการที่เกี่ยวกับเอกสาร |
| Peak One | คุณอยากเก็บเอกสารไว้ข้างโน้ตและรายการ และเห็นว่าไฟล์นั้นเกี่ยวกับอะไร | หน้านี้ไม่ได้ระบุว่ารองรับไฟล์รูปแบบใดหรือมีพื้นที่จัดเก็บเท่าไร ต้นฉบับยังเก็บไว้ในแฟ้ม |
Peak One ในการใช้งานจริง
จากกองเอกสาร สู่การจัดเก็บ
- ทริกเกอร์สัญญาเช่าอยู่ไหน?
- 01 · สมุดโน้ตSignalเมื่อนึกได้ว่าเอกสารขาดไป คุณจดไว้ในสมุดโน้ตทันที
- 02 · ที่เก็บไฟล์ความเข้าใจคลังไฟล์แสดงว่าไฟล์ไหนอยู่ที่ไหนและเกี่ยวกับอะไร
- 03 · คลังการตัดสินใจในคลังเอกสาร คุณเห็นว่ามีเอกสารอะไรบ้าง และตัดสินใจว่ายังขาดอะไร
- 04 · เซสชันโฟกัสแอ็กชันด้วยตัวจับเวลาโฟกัส คุณจัดการกองเอกสารอย่างเดียวตลอดหนึ่งเซสชัน และบันทึกสถานะไว้ตอนจบ
แอปที่เกี่ยวข้อง
เพื่อให้เอกสาร ยังหาเจอได้เสมอ
สามขั้นตอน
จัดระเบียบในวันหยุดสุดสัปดาห์ ไม่ต้องซื้อชั้นวางใหม่
- 01 / 03
รายการสำคัญ
เขียนว่าเอกสารสิบชิ้นไหนที่คุณต้องใช้ทันทีในกรณีฉุกเฉิน
- 02 / 03
กำหนดสองที่
แฟ้มหนึ่งสำหรับกระดาษ โฟลเดอร์หนึ่งสำหรับไฟล์ ทุกอย่างที่สำคัญไปอยู่ที่นั่น
- 03 / 03
นัดหมายเดือนละครั้ง
ลงนัดประจำสำหรับจัดเก็บเอกสาร เพื่อไม่ให้มีกองเอกสารเกิดขึ้นตั้งแต่แรก
คำถามที่พบบ่อย
คำตอบสั้น ๆ
เอกสารอะไรบ้างที่ควรมีไว้ใกล้มือเสมอ?
บัตรประชาชนและหนังสือเดินทาง สูติบัตร สัญญาเช่าหรือสำเนาโฉนดที่ดิน กรมธรรม์ประกัน ใบรับรองผลการศึกษา หนังสือแจ้งการประเมินภาษีฉบับล่าสุด และหนังสือมอบอำนาจถ้ามี อะไรอีกบ้างที่ควรมีขึ้นอยู่กับสถานการณ์ของคุณ
ฉันต้องเก็บเอกสารกระดาษไว้ไหม หลังจากสแกนแล้ว?
ไม่เสมอไป แต่บ่อยครั้ง เอกสารราชการและสัญญาบางประเภทคุณต้องมีต้นฉบับ ส่วนต้องเก็บอะไรไว้นานเท่าไร หากไม่แน่ใจ ให้สอบถามที่ปรึกษาภาษีหรือศูนย์คุ้มครองผู้บริโภค
ฉันเก็บไฟล์ PDF ใน Peak One ได้ด้วยไหม?
ได้ มีที่จัดเก็บไฟล์ที่แสดงว่าไฟล์ไหนอยู่ที่ไหนและเกี่ยวกับอะไร ส่วนรูปแบบไฟล์ที่รองรับดูได้ในแอป
สำรวจต่อ
สิ่งที่รวมอยู่
- กรณีใช้งานจัดการงานเอกสารเอกสาร สัญญา และกำหนดเวลาทีละน้อย ก่อนจะกลายเป็นกองใหญ่ดู
- กรณีใช้งานจัดการการย้ายข้อมูลงานทั้งหมดพร้อมกำหนดส่ง การนัดชมผ่านลิงก์ และเอกสารในที่เดียวดู
- ปัญหาในชีวิตประจำวันลืมงานเรื่องที่ต้องทำหลุดหายไป แม้คุณจะตั้งใจไว้แล้วดู
✦ หลักการของ Peak
ความชัดเจนก่อน ที่เหลือจะตามมาเอง
ทีละอย่าง
ปัญหาในชีวิตประจำวันเพิ่มเติม
ปัญหาในชีวิตประจำวันเรื่องงาน เวลา เป้าหมาย และนิสัย แต่ละเรื่องมีแบบฝึกหัดที่คุณลองได้ทันทีที่นี่
ก้าวเดียวก็พอ ที่เหลือจะตามมาเอง
เอกสารสำคัญหายไปตอนที่มีคนขอพอดี เข้าสู่ระบบด้วย Google แล้วจัดงาน วัน และเป้าหมายไว้ในที่เดียว
แพ็กเกจฟรี · เข้าสู่ระบบด้วย Google · ตั้งค่าเสร็จในประมาณสองนาที