Konu ne
Satış yönetimi bir unvan değil, bir işletim sistemidir: her zaman güncel tutulan bir avuç veri, her zaman geçerli birkaç kural ve her zaman yapılan rutinler – ekipte o an kim olursa olsun. Bu playbook bu sistemi dört haftada devreye alabileceğin şekilde anlatır. Bu bir öneridir, vaat değil: İşe yarayıp yaramadığı devreye almada değil, göstergelerinde görünür.
Playbook iki şeyi baştan sona ayırır: aktivite (ekibin yaptığı) ve etki (bundan ortaya çıkan). İkisi de ölçülür ama asla karıştırılmaz. Çok sayıda arama aktivitedir. Müşterinin bir kararı etkidir.
1. Anlaşma başına asgari veriler
Bu yedi alan olmadan bir anlaşma yönetilemez. Ötesindeki her şey isteğe bağlıdır; bu yedisi zorunludur – ve boşsa: Anlaşma incelemede ilk olarak konuşulur.
| Alan | Neden | Kural |
|---|---|---|
| Şirket ve muhatap | Kim karar veriyor, kim etkiliyor | Karar verici isim olarak, yalnızca “satın alma” değil |
| Aşama | Anlaşma nerede duruyor | Yalnızca çıkış kriteri karşılandığında geç |
| Değer (net) | Fırsatın büyüklüğü | Tahmine izin var, değişikliği kaydet |
| Sonraki adım | Sırada ne var | Fiil + sonuç, ör. “Teklifi görüş” |
| Sorumlu | Adımı kim atıyor | Tam olarak bir kişi |
| Sonraki adım tarihi | Ne zaman | Takvim günü, “bu hafta” değil |
| Son müşteri tepkisi | Anlaşma canlı mı? | Müşterinin son yanıtının tarihi – kendi e-postanın değil |
2. Aşama çıkış kriterleri
Bir aşamadan zaman geçtiği için değil, doğrulanabilir bir şey olduğu için çıkılır. Aşağıdaki kriterler dört aşamalı bir B2B modeli için örnektir; işine göre uyarla ama doğrulanabilir tut.
- Nitelikli → İhtiyaç netleşti
- Gerekçe, karar verici, zaman çerçevesi ve bütçe çerçevesi müşteri tarafından onaylandı – satış tarafından varsayılmadı.
- İhtiyaç netleşti → Teklif
- Müşteri çözüm yönünü kabul etti ve teklif görüşmesi için bir randevuyu kabul etti.
- Teklif → Karar
- Teklif karar vericiyle konuşuldu (yalnızca gönderilmedi); itirazlar belgelendi.
- Karar → Kazanıldı / Kaybedildi
- Yazılı onay ya da sabit bir listeden belgelenmiş kayıp nedeni. “Fiyat” yalnızca müşteri onu belirttiyse kabul edilir.
3. Roller
- Anlaşma sorumlusu
- Kendi anlaşmasının verilerinden ve sonraki adımından sorumludur. Anlaşma başına tam olarak bir kişi.
- Satış yöneticisi (şirket içi ya da harici)
- Rutinden sorumludur: gündem, zaman, kararlar, tutanak. Bu rolde kendisi satış yapmaz.
- Yönetim
- Eskalasyonlara ve istisnalara (fiyat, koşullar, kaynaklar) karar verir. Aylık huni incelemesine katılır, haftalık incelemeye katılması şart değildir.
- Veri bakımı
- Ayrı bir rol değil. Adımı atan kişi kaydı günceller – aynı gün.
4. Haftalık anlaşma incelemesi: 30 dakika
Haftalık rutin işin özüdür. Her zaman aynı gün aynı saatte yapılır, 30 dakika sürer ve aynı gündemi izler. Bu önerilen bir çalışma rutinidir – sonuç garantisi değil. Değeri tekrarla ortaya çıkar.
| Dakika | Madde | Kural |
|---|---|---|
| 0–3 | Haftanın rakamları | Dört gösterge, hazırlanmış, tartışma yok |
| 3–8 | Asgari verisi olmayan anlaşmalar | Sorumlu canlı olarak tamamlar ya da anlaşma kapatılır |
| 8–18 | 14 günden uzun süredir müşteri tepkisi olmayan anlaşmalar | Anlaşma başına bir karar: tarihli sonraki adım, eskale et ya da kapat |
| 18–25 | Önümüzdeki 14 gün içinde karar verilecek anlaşmalar | Müşterinin karar vermek için neyi eksik? Kim bunu ne zamana kadar sağlıyor? |
| 25–28 | Eskalasyonlar | Yalnızca yönetimin ihtiyaç duyduğu durumlar; geri kalan her şeye ekip karar verir |
| 28–30 | Tutanak | Kararları oku, sorumluları onayla |
5. Aylık huni incelemesi
Ayda bir kez bakış tek tek anlaşmadan tüm hatta kayar. Temel bir kohorttur: tamamlanmış bir dönemin tüm talepleri, bugünkü duruma kadar takip edilmiş. Oranlar aylar arasında ancak böyle karşılaştırılabilir.
- Kohort için aşama başına adetler ve aşamalar arası dönüşüm.
- Aşama başına ortalama kalış süresi – nerede takılıyor?
- Sabit listeden kayıp nedenleri, anlatılmaz, sayılır.
- Yeni taleplere yanıt süresi (ortalama değil, medyan).
- Ay için bir hipotez, bir test, testin ölçüleceği bir gösterge.
6. Anlaşma eskalasyonu ve karar tutanağı
Eskalasyon hisse göre değil, kurala göre yapılır. Şu durumlardan biri geçerliyse anlaşma yönetime gider: tanımlı bir eşiğin üzerinde değer ve önümüzdeki 14 gün içinde karar; müşterinin özel koşul talebi; üst üste iki incelemede yeni adım yok; ya da mevcut bir müşteriyi etkileyen bir kayıp.
Karar tutanağı düz yazı değil, bir listedir: tarih, anlaşma, karar, sorumlu, vade. Bir sonraki incelemede ilk olarak kontrol edilir. İki kez yapılmayan şey eskale edilir – yeniden ertelenmez.
7. Üç senaryoda tahmin
Tek rakamlı bir tahmin bir bahistir. Üç senaryo varsayımları görünür kılar:
- Kesin
- Dönem içinde teslimatı olan yazılı onaylar ve sözleşmeler. Olasılık yok.
- Beklenen
- Kesin artı son 14 gün içinde müşteri tepkisi olan ve karar tarihi dönem içinde olan “Karar” aşamasındaki anlaşmalar.
- Olası
- Beklenen artı bütçe çerçevesi onaylanmış “Teklif” aşamasındaki anlaşmalar. Geri kalan her şey pipeline'dır, tahmin değil.
8. Beş KPI tanımı
Her göstergenin bir payı, paydası ve dönemi vardır. Bu üç bilgi olmadan bir rakam karşılaştırılamaz – kendi geçen haftanla bile.
| Metrik | Tür | Pay | Payda | Dönem |
|---|---|---|---|---|
| Taleplere yanıt süresi | Aktivite | İlk kişisel tepkiye kadar geçen saat (medyan) | Tüm yeni talepler | Takvim haftası |
| Tarihli sonraki adımı olan anlaşmaların oranı | Aktivite | Gelecekte tarihi olan açık anlaşmalar | Tüm açık anlaşmalar | İnceleme kesim tarihi |
| Nitelendirme oranı | Etki | “İhtiyaç netleşti” aşamasına ulaşan talepler | Kohorttaki talepler | Bir ayın kohortu, 60 gün sonra ölçülür |
| Kapanış oranı (nitelikli) | Etki | Kohorttaki kazanılan anlaşmalar | Kohorttaki “İhtiyaç netleşti” aşamasındaki anlaşmalar | Bir ayın kohortu, 120 gün sonra ölçülür |
| Karar süresi | Etki | “Teklif”ten “Kazanıldı/Kaybedildi”ye kadar geçen gün (medyan) | Kapanan anlaşmalar | Çeyrek |
9. Ekip kabulü
- İnceleme kimsenin elinden anlaşma almaz. Karar almaya yardımcı olur. Bu, devreye almanın ilk cümlesidir.
- Veri bakımı zaman kazandırarak ödüllendirilir: Asgari verileri güncel tutan, incelemede bir şey açıklamak zorunda kalmaz.
- Hiçbir gösterge kişiler arasında sıralama olarak gösterilmez. Birim kişi değil, kohorttur.
- Kurallar bir kez birlikte kararlaştırılır ve sonra üç ay boyunca pazarlık konusu yapılmaz. Ardından işe yaramayan uyarlanır.
10. İlk dört hafta (öneri)
- 011. hafta: Aşamaları ve çıkış kriterlerini belirle, asgari verileri tanımla, tüm açık anlaşmaların bir kez üzerinden geç ve boşlukları doldur ya da kapat.
- 022. hafta: Gündeme göre ilk haftalık inceleme. Gündemin yalnızca 1–3. maddeleri, bilerek kısa. Tutanak oluştur.
- 033. hafta: Tam gündem. Eskalasyon kurallarını yazılı olarak belirle. Kayıp nedenleri listesine karar ver.
- 044. hafta: Önceki ayın kohortuyla ilk huni incelemesi. Üç tahmin senaryosunu bir kez oluştur. Gelecek ay için bir hipotez not et.
Aşağıdaki indirilebilir gündem, haftalık rutini doğrudan not ya da toplantı aracına aktarabileceğin bir Markdown dosyası olarak içerir.
İndirmeler
Yanına almak için
Markdown her metin düzenleyicide veya not aracında açılır. CSV dosyaları noktalı virgülle ayrılır ve doğrudan Excel, Numbers veya LibreOffice'te açılır.
