Problem · Übersehene wiederkehrende Kosten
Kleine Beträge. Große Summe im Jahr.
Jedes Abo war einmal eine gute Idee. Zusammen ergeben sie einen Fixkostenblock, den kaum jemand kennt. Eine Liste mit Status zeigt, was du vor der nächsten Verlängerung klären solltest.
Kosten-Audit
Alles auf eine Liste. Dann aufs Jahr gerechnet.
Die Beispielzeilen kannst du überschreiben. Markiere jeden Posten als genutzt, unklar oder nicht genutzt.
Im Jahr
3.426 €
285,50 € im Monat
1.158 € im Jahr stecken in Posten, die unklar oder ungenutzt sind. Kläre sie vor dem nächsten Verlängerungstermin.
Monatlich = Betrag × (1 bei monatlich, ⅓ bei vierteljährlich, 1⁄12 bei jährlich)
Annahmen und Grenzen
- Die Liste ist so vollständig wie deine Kontoauszüge und Kreditkartenabrechnungen. Geh dafür drei Monate zurück.
- Kündigungsfristen und Mindestlaufzeiten rechnet das Audit nicht ein. Prüfe sie vor jeder Kündigung.
- Nutzungsbasierte Kosten schwanken; trag einen Durchschnitt ein.
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Woran du es merkst
Die Abbuchung kommt pünktlich. Die Frage, wofür, nicht.
- Auf der Kreditkarte stehen Anbieter, die niemand im Team zuordnen kann.
- Ein Tool wurde für ein Projekt gekauft, das Projekt ist vorbei, das Abo nicht.
- Lizenzen laufen für Personen weiter, die das Unternehmen längst verlassen haben.
Ursachen verstehen
Warum laufende Kosten unsichtbar werden.
- 01
Niemand ist verantwortlich
- Woran du es merkst
- Auf die Frage, wer ein Tool braucht, antwortet keiner.
- Warum es passiert
- Abos werden von dem abgeschlossen, der sie gerade braucht, aber keiner übernimmt sie danach.
- Was hilft
- Jedem Posten eine verantwortliche Person zuordnen, die über Verlängerung oder Kündigung entscheidet.
- Grenze
- Bei sehr wenigen Abos reicht es, wenn eine Person alle verwaltet.
- 02
Jahreszahlungen fallen aus dem Blick
- Woran du es merkst
- Eine Abbuchung über mehrere hundert Euro überrascht einmal im Jahr.
- Warum es passiert
- Jährliche und vierteljährliche Zahlungen tauchen im Monatsgefühl nicht auf.
- Was hilft
- Alle Beträge auf Monat und Jahr umrechnen, wie im Audit oben.
- Grenze
- Jahreszahlungen sind oft günstiger; kündige nicht nur wegen der Summe.
- 03
Lizenzen wachsen mit, schrumpfen aber nicht
- Woran du es merkst
- Die Zahl der Lizenzen ist höher als die Zahl aktiver Nutzer.
- Warum es passiert
- Beim Onboarding wird eine Lizenz gebucht, beim Offboarding nicht gekündigt.
- Was hilft
- Lizenzen in die Offboarding-Liste aufnehmen.
- Grenze
- Manche Verträge erlauben eine Reduktion nur zum Laufzeitende.
- 04
Mehrere Tools für denselben Zweck
- Woran du es merkst
- Zwei Teams zahlen für Werkzeuge, die dasselbe tun.
- Warum es passiert
- Jedes Team wählt eigenständig, ohne Überblick über das, was schon da ist.
- Was hilft
- Doppelte Werkzeuge in der Liste markieren und eins als Standard festlegen.
- Grenze
- Ein Wechsel kostet Zeit; rechne ihn gegen die Ersparnis.
Lösungswege
Einmal aufräumen oder laufend im Blick behalten.
| Weg | Reicht, wenn | Grenze |
|---|---|---|
| Jährlicher Durchgang durch Kontoauszüge | Du hast wenige Abos und eine Person kennt alle. | Neue Abos fallen erst beim nächsten Durchgang auf. |
| Kostenliste in einer Tabelle mit Verantwortlichen | Jemand pflegt die Liste bei jedem neuen Vertrag. | Lebt davon, dass neue Verträge wirklich eingetragen werden. |
| Auswertung in der Buchhaltung | Du willst wissen, wie viel in der Kostenart Software insgesamt steckt. | Zeigt Summen, nicht wer welches Tool nutzt. |
| Peak One | Du willst wiederkehrende Zahlungen, Betriebsausgaben und Budget nebeneinander sehen. | Ob ein Tool genutzt wird, musst du weiterhin im Team klären. |
Peak One in Aktion
Von der Abbuchung zur Entscheidung.
- AuslöserWelche Zahlungen kommen regelmäßig, und brauchen wir sie noch?
- 01 · ZahlungSignalRecurring Payments in Peak Cashflow zeigt, welche Zahlungen regelmäßig kommen.
- 02 · KostenartVerständnisOperating Expenses zeigt, wofür im Betrieb Geld ausgegeben wird.
- 03 · BudgetEntscheidungActual vs Budget zeigt, ob die laufenden Kosten im geplanten Rahmen bleiben.
- 04 · AufgabeAktionDie Kündigung wird in Peak Work eine Aufgabe mit Verantwortlichem und Termin vor der Verlängerung.
Die Apps dazu
Verfügbar in Peak One.
Für die Umsetzung
Damit aus der Liste eine Kündigung wird.
Drei Schritte
Eine Stunde. Einmal im Quartal.
- 01 / 03
Abbuchungen sammeln
Kontoauszüge und Kreditkartenabrechnungen der letzten drei Monate nach wiederkehrenden Posten durchgehen.
- 02 / 03
Status vergeben
Jeden Posten als genutzt, unklar oder nicht genutzt markieren und eine verantwortliche Person eintragen.
- 03 / 03
Vor der Verlängerung entscheiden
Für alles Unklare den Verlängerungstermin notieren und bis dahin klären.
Häufige Fragen
Kurz beantwortet.
Wo finde ich alle Abos des Unternehmens?
In Kontoauszügen, Kreditkartenabrechnungen und den Rechnungseingängen per E-Mail. Geh mindestens drei Monate zurück, für Jahreszahlungen zwölf.
Was mache ich mit Posten, die als unklar markiert sind?
Frag im Team, wer sie nutzt. Meldet sich niemand bis zum Verlängerungstermin, ist das meist eine Antwort. Prüfe vorher Kündigungsfrist und ob Daten exportiert werden müssen.
Gibt es eine private Variante dieses Audits?
Ja. Für Streaming, Fitnessstudio und andere private Verträge gibt es eine eigene Seite mit Beispielen aus dem Alltag.
Weiter entdecken
Was dazugehört.
- FunktionCashflow & RunwayEin klares Cash-Bild aus groben Zahlen, mit Runway und Kostenblöcken.Ansehen
- SoftwarekategorieCashflow-SoftwareSehen, was reinkommt, was rausgeht und wie lange es reicht.Ansehen
- AnwendungsfallKennzahlen verfolgenCash, Gewinn und Marge im Blick, mit Herkunft jeder Zahl.Ansehen
- ProblemKein Überblick über die LiquiditätDu weißt nicht sicher, wie lange das Geld auf dem Konto reicht.Ansehen
- ProblemUmsatz ohne GewinnMehr Umsatz, aber am Monatsende bleibt kaum etwas übrig.Ansehen
- ProblemZu viele ToolsWenn jede Frage eine Runde durch sieben Programme braucht.Ansehen
✦ Ein Peak-Prinzip
Erst Klarheit. Alles andere folgt.
Eins nach dem anderen
Mehr Probleme
Typische Engpässe in wachsenden Unternehmen, jeweils mit einem Werkzeug zum direkten Ausprobieren, den Ursachen und dem Weg, den Peak One dafür vorsieht.
Löse es einmal. Der Rest folgt.
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