Problem · Kunden ohne Projektstand
„Wie weit seid ihr?“ Die dritte Mail diese Woche.
Kunden fragen nicht nach, weil sie misstrauisch sind. Sie fragen, weil sie nichts sehen. Ein kurzes, regelmäßiges Update beantwortet die Frage, bevor sie gestellt wird.
Projektstatus-Vorlage
Ein Update, das keine Rückfrage braucht.
Ersetz die Beispielzeilen durch dein Projekt. Kopier das Ergebnis in eine Mail an den Kunden.
Dein Plan
4 von 4 Zeilen vollständig.
Die Beispielzeilen sind nur ein Anfang. Überschreibe sie mit deinen eigenen Einträgen.
Annahmen und Grenzen
- Die Vorlage ordnet, was du einträgst. Ob der Stand stimmt, weißt nur dein Team.
- Ein Update ersetzt kein Gespräch, wenn ein Termin ernsthaft wackelt. Dann lieber anrufen.
Deine Eingaben bleiben in diesem Browser. Nichts wird gespeichert oder gesendet.
Woran du es merkst
Der Kunde wartet. Und weiß nicht, worauf.
- Kunden fragen per Mail, Telefon und Chat nach dem Stand, oft dieselbe Frage an verschiedene Leute.
- Ein Kunde ist verärgert über Verzug, den eigentlich er verursacht hat, weil eine Freigabe fehlte.
- Vor jedem Kundentermin sammelst du erst den Stand im Team zusammen.
Ursachen verstehen
Warum Kunden im Dunkeln stehen.
- 01
Kein fester Rhythmus
- Woran du es merkst
- Updates gibt es, wenn jemand Zeit hat oder der Kunde fragt.
- Warum es passiert
- Niemand hat vereinbart, wann der Kunde was erfährt.
- Was hilft
- Einen festen Tag für das Update vereinbaren und ihn halten, auch wenn wenig passiert ist.
- Grenze
- Bei sehr kurzen Projekten reicht ein Update zu jedem Meilenstein.
- 02
Der Stand liegt verteilt
- Woran du es merkst
- Für jedes Update musst du drei Kolleginnen fragen.
- Warum es passiert
- Aufgaben, Gespräche und Dateien liegen in verschiedenen Tools.
- Was hilft
- Den Projektstand an einer Stelle pflegen, aus der das Update entsteht.
- Grenze
- Eine Stelle hilft nur, wenn das Team dort auch arbeitet.
- 03
Wartezeiten sind unsichtbar
- Woran du es merkst
- Der Kunde merkt nicht, dass das Projekt auf seine Freigabe wartet.
- Warum es passiert
- Updates zählen auf, was getan wurde, aber nicht, wer gerade am Zug ist.
- Was hilft
- Im Update offen sagen, was auf den Kunden wartet und bis wann.
- Grenze
- Das löst nicht jede Verzögerung, macht aber klar, wo sie entsteht.
Lösungswege
Den Stand teilen. So einfach wie möglich.
| Weg | Reicht, wenn | Grenze |
|---|---|---|
| Wöchentliche Status-Mail mit der Vorlage oben | Wenige Kundenprojekte und eine Person, die den Stand kennt. | Handarbeit; der Stand muss jedes Mal neu zusammengetragen werden. |
| Geteiltes Dokument mit dem Kunden | Der Kunde liest mit und das Team pflegt das Dokument zuverlässig. | Wird oft zur zweiten Liste neben den eigentlichen Aufgaben. |
| Kundenportal eines Projekttools | Kunden sollen jederzeit selbst in Aufgaben schauen. | Zeigt oft mehr Innenleben, als ein Kunde sehen will oder soll. |
| Peak One | Du willst den Stand aus denselben Aufgaben und Dokumenten ziehen, mit denen dein Team arbeitet. | Gäste sehen nur, was geteilt ist; was du teilst, entscheidest du pro Projekt selbst. |
Peak One in Aktion
Vom Nachfragen zum festen Update.
- AuslöserWie weit ist das Projekt für Kunde Müller?
- 01 · ProjektSignalProject Portfolio in Peak Board zeigt, welche Kundenprojekte gerade Aufmerksamkeit brauchen.
- 02 · AufgabeVerständnisDas Project Board zeigt, wo jede Aufgabe steht und welche auf den Kunden wartet.
- 03 · LieferungEntscheidungDelivery in Peak Service zeigt, ob ihr pünktlich liefert, was ihr versprochen habt.
- 04 · DokumentAktionDu schreibst das Update in Peak Docs, damit jeder Stand nachlesbar an einem Ort liegt.
Die Apps dazu
Projektstand in Peak One.
Zum Ausprobieren
Den Stand festhalten und teilen.
Drei Schritte
Ab dieser Woche ohne Rückfragen.
- 01 / 03
Update-Tag festlegen
Sag deinem Kunden, an welchem Tag er jede Woche den Stand bekommt.
- 02 / 03
Vier Zeilen genügen
Erledigt, läuft, wartet auf euch, als Nächstes. Mehr braucht ein gutes Update selten.
- 03 / 03
Wartezeiten benennen
Schreib dazu, was auf den Kunden wartet und bis wann. So wird Verzug nicht dir zugeschrieben.
Häufige Fragen
Kurz beantwortet.
Wie oft sollte ich Kunden über den Projektstand informieren?
So oft, dass der Kunde nicht nachfragen muss. Für die meisten Projekte ist ein fester wöchentlicher Termin sinnvoll, bei kurzen Projekten ein Update je Meilenstein.
Sollen Kunden direkt in unsere Aufgaben schauen?
Das hängt vom Kunden ab. Viele wollen ein kurzes Update, nicht jede Aufgabe. In Peak Board sehen Gäste nur, was geteilt ist, also entscheidest du, was sichtbar wird.
Was schreibe ich, wenn es keinen Fortschritt gibt?
Genau das, mit Grund und nächstem Schritt. Ein ehrliches „diese Woche keine Bewegung, weil …“ schafft mehr Vertrauen als ein ausgelassenes Update.
Weiter entdecken
Was dazugehört.
- FunktionAufgaben & ProjekteProjekte als Board, Aufgaben im Tagesplan, ein Chat pro Projekt.Ansehen
- AnwendungsfallKundenanfragen beantwortenJede Anfrage mit Zuständigkeit, häufige Fragen einmal öffentlich beantwortet.Ansehen
- SoftwarekategorieProjektmanagement-SoftwareJede Projektaufgabe mit Person, Termin und sichtbarem Stand.Ansehen
- ProblemEndlose KorrekturschleifenJede Runde Feedback bringt eine neue Runde Änderungen, und das Projekt wird nie fertig.Ansehen
- ProblemProjekte außer KontrolleJedes Projekt läuft irgendwie, aber niemand kann sagen, wo es wirklich steht.Ansehen
- ProblemVerpasste DeadlinesTermine sind zugesagt, und trotzdem ist am Stichtag nicht alles fertig.Ansehen
✦ Ein Peak-Prinzip
Verstehen vor Verändern. Dann wirkt jeder Schritt.
Peak lernt mit dir
Mehr Probleme
Typische Engpässe in wachsenden Unternehmen, jeweils mit einem Werkzeug zum direkten Ausprobieren, den Ursachen und dem Weg, den Peak One dafür vorsieht.
Löse es einmal. Der Rest folgt.
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