Problem · Zu viele parallele Projekte
Zehn Projekte in Arbeit. Fertig wird keins.
Jedes Projekt war für sich eine gute Idee. Zusammen teilen sie dieselben Menschen, und alles wird langsamer. Weniger gleichzeitig heißt meistens früher fertig.
Portfolio-Triage
Was weiterläuft. Was pausiert.
Trag eure laufenden Projekte ein und bewerte sie. Was unter „Streichen oder abgeben“ landet, ist der Anfang deiner Stop-Doing-Liste.
Zuerst
- 1Neue Website
- 2Umstellung auf ein neues CRM
- 3Partnerprogramm starten
Danach:
- Handbuch für die Einarbeitung schreiben
- Zweiten Standort prüfen
- Preismodell überarbeiten
- Eigenen Podcast starten
Reihenfolge: Beitrag zum Ziel × Kapazität vorhanden, bei Gleichstand zählt Beitrag zum Ziel. Unter 3 Punkten: streichen oder abgeben.
Annahmen und Grenzen
- Stoppen heißt pausieren mit Datum, nicht vergessen. Schreib dazu, wann ihr neu bewertet.
- Zusagen an Kunden oder gesetzliche Pflichten lassen sich nicht wegbewerten; sie laufen außer Konkurrenz.
- Nichts davon wird gespeichert oder gesendet. Kopier das Ergebnis, bevor du die Seite schließt.
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Woran du es merkst
Alles ist angefangen. Wenig ist abgeschlossen.
- Im Statusmeeting hat jedes Projekt ein Update, aber keins ein Enddatum.
- Dieselben drei Menschen sitzen in fast jedem Projekt.
- Neue Projekte starten, bevor alte abgeschlossen sind.
Ursachen verstehen
Warum sich Projekte stapeln.
- 01
Starten ist leichter als Stoppen
- Woran du es merkst
- Neue Ideen bekommen sofort ein Projekt, alte laufen einfach weiter.
- Warum es passiert
- Für den Start gibt es Begeisterung, für das Beenden gibt es keinen Termin.
- Was hilft
- Einmal im Quartal eine Runde, in der jedes Projekt weiterlaufen, pausieren oder enden muss.
- Grenze
- Ein gestopptes Projekt braucht eine kurze Erklärung, sonst taucht es wieder auf.
- 02
Keine Grenze für Gleichzeitiges
- Woran du es merkst
- Niemand kann sagen, wie viele Projekte gerade laufen.
- Warum es passiert
- Es gibt keine Obergrenze, also kommt jedes neue Projekt einfach dazu.
- Was hilft
- Eine feste Zahl gleichzeitiger Projekte; ein neues startet erst, wenn eins endet.
- Grenze
- Die richtige Zahl hängt von Teamgröße und Projektumfang ab; sie muss ausprobiert werden.
- 03
Projekte ohne Bezug zum Ziel
- Woran du es merkst
- Bei manchen Projekten weiß keiner mehr, warum es sie gibt.
- Warum es passiert
- Projekte entstehen aus Gelegenheiten, nicht aus dem Ziel.
- Was hilft
- Jedes Projekt nennt das Ziel oder den Meilenstein, auf den es einzahlt.
- Grenze
- Manche Projekte halten den Betrieb am Laufen; die bleiben, auch ohne Zielbezug.
- 04
Auslastung ist unsichtbar
- Woran du es merkst
- Projekte werden zugesagt, ohne zu fragen, wer Zeit dafür hat.
- Warum es passiert
- Projektplanung und Auslastung liegen an verschiedenen Orten oder nirgends.
- Was hilft
- Vor jedem Start prüfen, wer beteiligt ist und was diese Personen dafür liegen lassen.
- Grenze
- Eine grobe Einschätzung reicht; exakte Stunden sind selten nötig.
Lösungswege
Weniger gleichzeitig. Drei Wege dahin.
| Weg | Reicht, wenn | Grenze |
|---|---|---|
| Stop-Doing-Runde einmal im Quartal | Die Geschäftsführung entscheidet und das Team erfährt es direkt. | Ohne sichtbare Liste schleichen sich gestoppte Projekte zurück. |
| Projektliste mit Rangfolge in einer Tabelle | Es gibt bis zu einem Dutzend Projekte und eine Person, die die Liste pflegt. | Zeigt nicht, wer überlastet ist, und veraltet zwischen den Runden. |
| Software für Projektportfolios | Viele Teams, Budgets und Abhängigkeiten müssen gesteuert werden. | Aufwendig einzuführen; für kleine Unternehmen oft zu viel. |
| Peak One | Projekte, Auslastung und Reihenfolge sollen an einem Ort sichtbar sein. | Was stoppt, entscheidet ihr. Peak One zeigt Projekte und Auslastung, bewertet aber keine Projekte für euch. |
Peak One in Aktion
Vom vollen Portfolio zur klaren Reihenfolge.
- AuslöserWelche Projekte ziehen wir durch, welche halten wir an?
- 01 · ProjektSignalProject Portfolio in Peak Board zeigt, welche Projekte jetzt Aufmerksamkeit brauchen.
- 02 · PersonVerständnisTeam Capacity in Peak Plan zeigt, wo Menschen über- oder unterlastet sind.
- 03 · InitiativeEntscheidungInitiatives in Peak Command zeigt, welche Initiativen laufen und welche stocken.
- 04 · ProjektAktionDie Roadmap in Peak Command hält fest, was wann kommt, und gestoppte Projekte bekommen kein Datum.
Die Apps dazu
Verfügbar in Peak One.
Project PortfolioVerfügbarPeak BoardWelche Projekte brauchen jetzt meine Aufmerksamkeit?
Team CapacityVerfügbarPeak PlanWo sind Menschen über- oder unterlastet?
InitiativesVerfügbarPeak CommandWelche Initiativen laufen und welche stocken?
Year ReviewVerfügbarPeak YearWas hat funktioniert und was stoppen wir?
RoadmapVerfügbarPeak CommandWas kommt wann?
Drei Schritte
Weniger anfangen. Mehr beenden.
- 01 / 03
Alle Projekte auf eine Liste
Auch die kleinen und die halb vergessenen. Erst die vollständige Liste zeigt das Ausmaß.
- 02 / 03
Drei weiterführen
Bewerte jedes Projekt wie oben und führ die drei vorderen mit voller Kraft weiter.
- 03 / 03
Stopps aussprechen
Sag dem Team, was pausiert und bis wann. Ein stiller Stopp ist kein Stopp.
Häufige Fragen
Kurz beantwortet.
Wie viele Projekte gleichzeitig sind gesund?
Eine Zahl, die für alle stimmt, gibt es nicht. Eine brauchbare Regel: Jede Person arbeitet an höchstens einem oder zwei Projekten mit Priorität. Mehr heißt meistens, dass alles wartet.
Was sagen wir den Menschen, deren Projekt pausiert?
Warum es pausiert, wann es neu bewertet wird und was bis dahin mit den Ergebnissen passiert. Eine klare Pause ist leichter zu tragen als ein Projekt, das langsam einschläft.
Ist ein pausiertes Projekt verloren?
Nein. Halte den Stand in wenigen Sätzen fest, dann lässt es sich später wieder aufnehmen.
Weiter entdecken
Was dazugehört.
- FunktionAufgaben & ProjekteProjekte als Board, Aufgaben im Tagesplan, ein Chat pro Projekt.Ansehen
- FunktionRoadmapProjekte als Zeitachse, verbunden mit Zielen und Meilensteinen.Ansehen
- SoftwarekategorieProjektmanagement-SoftwareJede Projektaufgabe mit Person, Termin und sichtbarem Stand.Ansehen
- AnwendungsfallUnternehmensziele umsetzenZiele so schlank halten, dass sie im Alltag gelesen werden.Ansehen
- ProblemProjekte außer KontrolleJedes Projekt läuft irgendwie, aber niemand kann sagen, wo es wirklich steht.Ansehen
- ProblemUnklare PrioritätenWenn alles wichtig ist und das Dringende gewinnt.Ansehen
✦ Ein Peak-Prinzip
Erst Klarheit. Alles andere folgt.
Eins nach dem anderen
Mehr Probleme
Typische Engpässe in wachsenden Unternehmen, jeweils mit einem Werkzeug zum direkten Ausprobieren, den Ursachen und dem Weg, den Peak One dafür vorsieht.
Löse es einmal. Der Rest folgt.
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