Problem · Unklare Verantwortlichkeiten
Alle waren dabei. Keiner war zuständig.
Liegen gebliebene Aufgaben sind selten ein Zeichen von Faulheit. Meist hat niemand ausgesprochen, wer das Ergebnis hält. Ein Name pro Ergebnis löst mehr als jede weitere Abstimmung.
Verantwortlichkeitsmatrix
Ein Ergebnis. Ein Name.
Trag die Ergebnisse ein, bei denen es zuletzt gehakt hat. Pro Zeile genau eine verantwortliche Person, Mitwirkende dürfen es mehrere sein.
Dein Plan
2 von 4 Zeilen vollständig.
Noch offen: Verantwortlich (eine Person), Wirkt mit
Die Beispielzeilen sind nur ein Anfang. Überschreibe sie mit deinen eigenen Einträgen.
Annahmen und Grenzen
- Die Matrix klärt Zuständigkeit, nicht Kapazität. Prüf danach, ob eine Person zu viele Zeilen trägt.
- Sie wirkt nur, wenn das Team sie kennt. Besprich sie einmal gemeinsam, statt sie nur zu verschicken.
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Woran du es merkst
Jeder hilft mit. Keiner hält es fest.
- Eine Kundenmail bleibt drei Tage liegen, weil sie an alle ging.
- Im Meeting heißt es „Das machen wir“, und eine Woche später hat es niemand gemacht.
- Am Ende landet alles Unklare bei der Geschäftsführung.
Ursachen verstehen
Woher die Lücken in der Verantwortung kommen.
- 01
Verantwortung für Gruppen
- Woran du es merkst
- Aufgaben gehen an „das Team“ oder „Vertrieb“.
- Warum es passiert
- Eine Gruppe kann nicht nachfassen, sich erinnern oder Bescheid sagen. Nur eine Person kann das.
- Was hilft
- Jedem Ergebnis eine Person zuordnen; die Gruppe arbeitet mit.
- Grenze
- In sehr kleinen Teams wechseln Zuständigkeiten häufiger; dann muss der Wechsel ausgesprochen werden.
- 02
Rollen sind gewachsen, nicht vereinbart
- Woran du es merkst
- Wer was macht, folgt Gewohnheit und Hilfsbereitschaft.
- Warum es passiert
- Mit dem Team sind Aufgaben gewachsen, aber niemand hat sie neu verteilt.
- Was hilft
- Einmal im Quartal die wiederkehrenden Ergebnisse durchgehen und Zuständigkeiten bestätigen.
- Grenze
- Eine einmalige Verteilung veraltet, sobald jemand geht oder neu kommt.
- 03
Zusagen ohne Termin
- Woran du es merkst
- „Ich kümmere mich“ wird gesagt, aber nie eingelöst.
- Warum es passiert
- Eine Zusage ohne Datum hat keinen Moment, an dem sie fällig wird.
- Was hilft
- Jede Zusage mit einem Termin festhalten, an dem jemand nachschaut.
- Grenze
- Nicht jede Kleinigkeit braucht ein Datum; Ergebnisse, auf die andere warten, schon.
- 04
Alles läuft über eine Person
- Woran du es merkst
- Entscheidungen stauen sich bei der Geschäftsführung.
- Warum es passiert
- Verantwortung wurde delegiert, die Entscheidungsbefugnis nicht.
- Was hilft
- Pro Ergebnis festlegen, was die verantwortliche Person allein entscheiden darf.
- Grenze
- Manche Entscheidungen gehören zu Recht nach oben, etwa große Ausgaben.
Lösungswege
Zuständigkeit klären. Ohne Organigramm-Projekt.
| Weg | Reicht, wenn | Grenze |
|---|---|---|
| Gemeinsame Runde mit der Matrix oben | Ihr seid ein kleines Team und die Unklarheit betrifft wiederkehrende Aufgaben. | Einmalige Aufgaben aus Projekten und Meetings erfasst sie nicht. |
| RACI-Tabelle im geteilten Dokument | Viele Beteiligte, wenige Prozesse, die sich selten ändern. | Pflegeaufwand; im Alltag schaut kaum jemand hinein. |
| Aufgabenliste mit Zuständigen | Jede Aufgabe hat einen Namen, und das Team arbeitet mit der Liste. | Zeigt, wer zuständig ist, aber nicht, welche Zusagen gerade kippen. |
| Peak One | Du willst Aufgaben, Zuständige und Zusagen an einem Ort sehen. | Die Software zeigt Lücken; die Verteilung selbst bleibt eine Führungsentscheidung. |
Peak One in Aktion
Von „wer macht das?“ zu einem Namen.
- AuslöserWer kümmert sich eigentlich darum?
- 01 · ZusageSignalCommitments Today in Peak Accountability zeigt Zusagen, die heute fällig oder gefährdet sind.
- 02 · PersonVerständnisAccountability People zeigt, wer dir was zugesagt hat, und Commitments, was du wem zugesagt hast.
- 03 · RückblickEntscheidungCommitment Review zeigt, welche Zusagen gehalten wurden und welche nicht, als Grundlage für eine neue Verteilung.
- 04 · AufgabeAktionDie Aufgabe bekommt in Peak Board eine verantwortliche Person und eine Fälligkeit.
Die Apps dazu
Zusagen sichtbar in Peak One.
Commitments TodayVerfügbarPeak AccountabilityWelche Zusagen sind heute fällig oder gefährdet?
Accountability PeopleVerfügbarPeak AccountabilityWer hat mir was zugesagt?
CommitmentsVerfügbarPeak AccountabilityWas habe ich wem zugesagt?
Commitment ReviewVerfügbarPeak AccountabilityWas haben wir gehalten und was nicht?
Zum Ausprobieren
Mit einer Aufgabe anfangen.
Drei Schritte
Klarheit in einer Woche.
- 01 / 03
Liegengebliebenes sammeln
Schreib auf, was im letzten Monat liegen geblieben ist. Das sind die Ergebnisse ohne Namen.
- 02 / 03
Einen Namen setzen
Ordne jedem Ergebnis genau eine verantwortliche Person zu und sprich es im Team aus.
- 03 / 03
Nach vier Wochen prüfen
Schau nach einem Monat, was gehalten hat und wo eine Person zu viele Zeilen trägt.
Häufige Fragen
Kurz beantwortet.
Was ist der Unterschied zwischen verantwortlich und mitwirkend?
Verantwortlich ist die Person, die dafür sorgt, dass das Ergebnis fertig wird, und Bescheid gibt, wenn nicht. Mitwirkende liefern zu. Es gibt immer genau eine verantwortliche Person.
Brauche ich eine RACI-Matrix?
Für die meisten kleinen Teams reicht eine einfachere Form: Ergebnis, eine verantwortliche Person, Mitwirkende. RACI lohnt sich, wenn viele Beteiligte informiert oder gefragt werden müssen.
Was mache ich, wenn sich niemand zuständig fühlen will?
Dann ist das Ergebnis vielleicht unklar oder zu groß. Teil es in kleinere Ergebnisse, kläre, was die Person entscheiden darf, und verteile dann.
Weiter entdecken
Was dazugehört.
- FunktionAufgaben & ProjekteProjekte als Board, Aufgaben im Tagesplan, ein Chat pro Projekt.Ansehen
- AnwendungsfallEntscheidungen im TeamSchnell abstimmen, das Ergebnis festhalten und später nachlesen statt neu diskutieren.Ansehen
- SoftwarekategorieProjektmanagement-SoftwareJede Projektaufgabe mit Person, Termin und sichtbarem Stand.Ansehen
- ProblemAlles hängt am GeschäftsführerJede Frage landet bei dir, und ohne dich steht vieles still.Ansehen
- ProblemProjekte außer KontrolleJedes Projekt läuft irgendwie, aber niemand kann sagen, wo es wirklich steht.Ansehen
- ProblemTeam arbeitet an unterschiedlichen PrioritätenJede Person hält etwas anderes für das Wichtigste.Ansehen
✦ Ein Peak-Prinzip
Erst Klarheit. Alles andere folgt.
Eins nach dem anderen
Mehr Probleme
Typische Engpässe in wachsenden Unternehmen, jeweils mit einem Werkzeug zum direkten Ausprobieren, den Ursachen und dem Weg, den Peak One dafür vorsieht.
Löse es einmal. Der Rest folgt.
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