Masalah · Pengetahuan hanya ada di kepala
Dia sedang cuti. Pengetahuannya juga.
Di tim kecil, pengetahuan terpenting ada di kepala segelintir orang: kesepakatan dengan pelanggan, kasus khusus, cara sesuatu benar-benar berjalan. Itu baru terasa saat seseorang absen atau keluar.
Cek serah terima pengetahuan dan SOP
Seberapa berisiko cuti berikutnya?
Jawab pertanyaan untuk tim atau satu bagian. Hasilnya menunjukkan di mana pengetahuan paling bergantung pada orang tertentu dan apa yang perlu ditulis lebih dulu.
Hasilmu
Jawab semua pertanyaan. Lalu di sini akan tertulis di mana masalahnya kemungkinan muncul dan langkah kecil mana yang paling dulu membantu.
Asumsi dan batasan
- Cek ini menunjukkan arah, bukan mengukur risiko. Jadikan jawabannya bahan obrolan di tim.
- Tidak semua pengetahuan bisa ditulis. Pengalaman dan penilaian lebih baik diwariskan lewat bekerja bersama.
Inputmu tetap di browser ini. Tidak ada yang disimpan atau dikirim.
Cara menyadarinya
Ada satu orang yang tahu segalanya.
- Pertanyaan yang sama setiap minggu ditujukan ke rekan kerja yang sama.
- Setelah ada yang resign, kalian berminggu-minggu merekonstruksi bagaimana seorang pelanggan ditangani.
- Keputusan dari rapat tidak tercatat di mana pun, jadi dibahas ulang.
Pahami penyebabnya
Mengapa pengetahuan tetap di kepala orang.
- 01
Menulis tidak punya tempat
- Cara menyadarinya
- Semua tahu itu belum ada, tapi dalam keseharian tak pernah ada waktu untuknya.
- Mengapa itu terjadi
- Mendokumentasikan dianggap kerja tambahan, bukan bagian dari pekerjaan.
- Yang membantu
- Jadwalkan satu waktu tetap per minggu untuk satu proses, tidak lebih.
- Batas
- Tanpa waktu di kalender, setiap inisiatif pengetahuan hanya jadi niat.
- 02
Pengetahuan adalah status
- Cara menyadarinya
- Yang tahu banyak dibutuhkan, dan itu terasa aman.
- Mengapa itu terjadi
- Berbagi tidak terlihat, tak tergantikan justru terlihat.
- Yang membantu
- Beri apresiasi saat seseorang menjelaskan proses sehingga orang lain bisa memakainya tanpa bertanya.
- Batas
- Ini soal kepemimpinan, bukan masalah tool.
- 03
Dokumen jadi usang
- Cara menyadarinya
- Ada buku panduan, tapi tak ada yang mengandalkannya.
- Mengapa itu terjadi
- Dokumen tidak punya penanggung jawab dan tanggal tinjau.
- Yang membantu
- Beri setiap dokumen penting satu penanggung jawab dan satu tanggal.
- Batas
- Terlalu banyak dokumen tak akan dirawat siapa pun. Lebih sedikit tapi terbaru lebih baik.
- 04
Terlalu banyak tempat penyimpanan
- Cara menyadarinya
- Notulen ada di email, panduan di folder, catatan di app pribadi.
- Mengapa itu terjadi
- Setiap orang menyimpan di mana pun ia sedang bekerja.
- Yang membantu
- Tetapkan satu tempat untuk proses dan keputusan, lalu rujuk ke sana.
- Batas
- Arsip lama tidak pindah sendiri. Pindahkan hanya yang masih dibutuhkan.
Jalur solusi
Menulis saja tidak cukup. Menemukannya kembali juga tidak.
| Jalan | Cukup, jika | Batas |
|---|---|---|
| Dokumen bersama atau wiki | Kalian punya beberapa proses dan seseorang yang merawatnya. | Usang tanpa penanggung jawab dan cepat jadi berantakan. |
| Obrolan serah terima saat cuti dan saat keluar | Pengetahuan jarang perlu diserahterimakan, dan itu pun secara terarah. | Sering terlambat dan bergantung pada ingatan. |
| Rekaman layar dari proses | Proses di layar sulit diungkapkan dengan kata-kata. | Sulit dicari dan cepat usang. |
| Peak One | Dokumen, proses, dan kursus sebaiknya ada di satu tempat dan mudah ditemukan. | Menulisnya tetap tugas kalian; arsip lama tidak pindah sendiri. |
Peak One beraksi
Dari kepala menjadi pengetahuan bersama.
- PemicuSiapa yang tahu caranya?
- 01 · Alur kerjaSinyalProcess Radar di Peak SOP menunjukkan proses mana yang membutuhkan SOP.
- 02 · DokumenPemahamanDocument Library menunjukkan dokumen apa saja yang ada; Document Decisions, keputusan apa yang tercatat di dalamnya.
- 03 · SOPKeputusanDi Process Builder kalian menjelaskan proses sehingga orang lain bisa menjalankannya.
- 04 · KursusAksiDi Academy, itu menjadi kursus dengan tujuan belajar, agar orang baru mempelajari prosesnya.
Tampilan terkait
Tersedia di Peak One.
Process RadarTersediaPeak SOPAlur mana yang butuh SOP?
Process BuilderTersediaPeak SOPBagaimana kita menjelaskan alurnya?
Document LibraryTersediaPeak DocsDokumen apa yang kita punya?
Document DecisionsTersediaPeak DocsKeputusan apa yang tercatat di dokumen?
Academy LibraryTersediaPeak AcademyApa yang ingin aku pahami?
Aplikasinya
Pengetahuan yang bertahan.
Tiga langkah
Mulai dari kecil. Satu proses setiap minggu.
- 01 / 03
Sebutkan pulau-pulau pengetahuan
Tuliskan proses mana yang hari ini hanya dikuasai satu orang. Itulah daftarmu.
- 02 / 03
Tulis satu proses per minggu
Lima langkah, satu tujuan, dan tanda bahwa prosesnya selesai. Untuk awal, tak perlu lebih.
- 03 / 03
Minta orang lain mencobanya
Orang yang belum tahu prosesnya menjalankannya sesuai penjelasan. Setiap pertanyaan memperbaiki teksnya.
Pertanyaan umum
Dijawab singkat.
Bagaimana membuat karyawan berpengalaman mau menuliskan pengetahuannya?
Buat kecil saja: satu proses per minggu, lima langkah, dan orang lain mencobanya. Yang merasa lebih jarang diinterupsi cenderung terus menulis.
Apa saja isi sebuah SOP?
Tujuan, pemicu, langkah-langkah secara berurutan, siapa penanggung jawabnya, dan tanda bahwa prosesnya selesai. Untuk awal, itu cukup.
Apa bedanya dengan proses yang tidak terdokumentasi?
Halaman ini tentang pengetahuan yang bergantung pada orang. Proses yang tidak terdokumentasi menyangkut penjelasan alur kerjanya sendiri. Keduanya sering berkaitan.
Jelajahi lagi
Apa saja yang termasuk.
- Kasus penggunaanOnboarding karyawan baruRencana orientasi dari kursus, buku panduan, dan tugas pertama yang tetap, yang tidak dimulai dari nol.Lihat
- MasalahSemuanya bergantung pada direkturSetiap pertanyaan berakhir padamu, dan tanpamu banyak hal berhenti.Lihat
- MasalahOnboarding yang lambatOrang baru sudah datang, tapi berminggu-minggu kemudian belum siap bekerja.Lihat
- MasalahAlur kerja yang tidak terdokumentasiCara mengerjakan sesuatu hanya diketahui oleh orang yang selalu mengerjakannya.Lihat
- FungsiIntegrasiHubungkan 3.270 tools tanpa salinan kedua datamu.Lihat
- Kategori perangkat lunakSoftware bisnis all-in-oneSatu model bersama untuk tugas, pelanggan, produk, dan angka.Lihat
✦ Prinsip Peak
Pahami sebelum mengubah. Maka setiap langkah berdampak.
Peak belajar bersamamu
Masalah lainnya
Hambatan umum di perusahaan yang sedang tumbuh, masing-masing dengan alat untuk langsung dicoba, penyebabnya, dan jalan yang disiapkan Peak One.
Selesaikan sekali. Sisanya menyusul.
Saat satu orang absen, pengetahuannya ikut absen. Masuk dengan Google dan lihat bisnismu di satu tempat.
Paket Free · masuk dengan Google · siap dalam sekitar dua menit