Lição 4: Avaliar a automação.

“Automatizar a criação das nossas propostas” não é uma tarefa, é uma área. Uma tarefa tem um início definido (entrada), um fim definido (saída) e poucas etapas no meio. “Gerar, a partir do formulário de necessidades preenchido, um rascunho de proposta com itens da tabela de preços” é uma tarefa.

Delimite-a com quatro perguntas: o que entra? O que sai? Quais etapas ficam no meio? Quais delas exigem julgamento? As etapas de julgamento ficam com uma pessoa – pelo menos na primeira tentativa.

O benefício bruto é o tempo liberado multiplicado por um valor-hora calculado. Dele se descontam os custos operacionais recorrentes: licenças, manutenção, tempo de revisão das pessoas, retrabalho em caso de erros. O que sobra é o benefício líquido. A implantação única é amortizada por esse benefício líquido – se ele for positivo.

Uma empresa comercial processa manualmente 100 confirmações de pedido por mês; cada uma leva 20 minutos. Após uma automação com revisão humana, cada uma levaria apenas 5 minutos. O valor-hora calculado é de 50 €, os custos operacionais mensais são de 100 € e a implantação única custa 2.300 €.

Cálculo: (20 − 5) minutos × 100 processos = 1.500 minutos = 25 horas de capacidade por mês. Benefício bruto calculado 25 × 50 € = 1.250 €. Benefício líquido 1.250 € − 100 € = 1.150 € por mês. Amortização 2.300 € ÷ 1.150 € = 2 meses. Até aqui, tudo parece bem. Então vem a pergunta sobre as exceções: se 30 das 100 confirmações contêm condições especiais que o agente não reproduz corretamente, e cada uma custa 15 minutos de retrabalho, 7,5 horas do benefício desaparecem de novo. O cálculo continua positivo – mas só se você tiver contado as exceções antes.

Antes de qualquer decisão, separe uma amostra de 20 a 30 processos reais e classifique-os: caso normal (a regra se aplica sem ajuste), exceção (a regra se aplica com ajuste), caso especial (a regra não se aplica). O caso normal é automatizado. A exceção recebe uma revisão. O caso especial continua manual – e não entra no cálculo do benefício.

1. 01Escolha uma tarefa recorrente e descreva entrada, saída e etapas em cinco linhas.
2. 02Conte o volume por mês e meça (não estime) os minutos por processo em três exemplos.
3. 03Classifique 20 processos em casos normais, exceções e casos especiais.
4. 04Estime os minutos após a automação, os custos operacionais e o esforço de implantação. Calcule o benefício líquido e a amortização com a calculadora de automação.
5. 05Calcule uma vez sem e uma vez com retrabalho para as exceções.

• →Seu benefício líquido continua positivo incluindo o retrabalho das exceções? Se não, a tarefa ainda não está madura – ou foi mal delimitada.
• →Você chamou o valor-hora de “calculado”? Ele é uma premissa, não um lançamento contábil.
• →Existe uma pessoa que assume a revisão, e você incluiu o tempo dela no cálculo?

A última lição fecha o ciclo: como você mede se uma mudança realmente funcionou – sem se convencer de uma causalidade?