Перейти к содержанию
Peak Atlas

Проблема · Незадокументированные процессы

Это всегда делает Сабина. Пока Сабина не уйдёт в отпуск.

Процессы в голове работают, пока на месте один и тот же человек. Записывать — не обязательно проект по созданию руководства: один процесс, пять шагов, одна страница.

Описать первый процессПонять причины

Стартовый шаблон SOP

Один процесс. Пять строк.

Выберите процесс, который повторяется регулярно. Пример показывает новый клиентский запрос; замените его своим процессом.

Ваш план

5 из 5 строк заполнено.

Die Beispielzeilen sind nur ein Anfang. Überschreibe sie mit deinen eigenen Einträgen.

Допущения и ограничения

  • Шаблон помогает с первым черновиком. Верен ли процесс, покажет только то, что кто-то другой потом его выполнит.
  • Для процессов с правовыми требованиями или требованиями безопасности стартового шаблона недостаточно.

Ваши данные остаются в этом браузере. Ничего не сохраняется и не отправляется.

Как это заметить

Знания есть. Просто не записаны.

  • Новые коллеги учатся неделями, наблюдая и переспрашивая.
  • Один и тот же процесс три человека выполняют тремя способами — с тремя результатами.
  • Если один человек заболел, встаёт целый процесс.

Понять причины

Почему никто записывает процессы.

  1. 01

    Документирование кажется большим проектом

    Как это заметить
    Руководство планируется уже год.
    Почему это происходит
    Хочется описать сразу всё, поэтому никто не начинает.
    Что помогает
    Начать с одного процесса, который встречается часто или часто идёт не так.
    Граница
    Один процесс не решает всего, но показывает, как это делается.
  2. 02

    У знающих нет времени

    Как это заметить
    Тот, кто знает процесс, — как раз тот, кто всегда загружен.
    Почему это происходит
    Записывание уступает текущим делам.
    Что помогает
    Кто-то другой записывает, пока опытный человек один раз выполняет процесс.
    Граница
    Опытный человек всё равно должен один раз проверить черновик.
  3. 03

    Документы лежат там, где никто не ищет

    Как это заметить
    Инструкции есть, но никто их не находит и не использует.
    Почему это происходит
    Документация лежит отдельно от работы, в папках без структуры.
    Что помогает
    Собирать инструкции в месте, которым команда и так пользуется, и ссылаться на них в процессе.
    Граница
    Даже хорошая документация устаревает, если никто не отвечает за её поддержку.

Варианты решения

Зафиксировать процессы. Как можно проще.

Пути решения для незадокументированных рабочих процессов в сравнении
ПутьДостаточно, еслиГраница
Шаблон выше как документНемного процессов, которые редко меняются.Быстро забывается в повседневности, если не привязана к процессу.
Запись экрана с короткой заметкойПроцессы за компьютером, которые лучше показать, чем описать.Трудно искать и хлопотно обновлять.
Вики или инструмент для документовМного процессов, которые нужно находить и вести совместно.Описывает процесс, но не выполняет его.
Peak OneВы хотите находить инструкции в команде и автоматизировать повторяющиеся процессы шаг за шагом.Процесс сначала нужно описать самому; автоматизация запускается только после того, как вы её проверили и одобрили.

Peak One в действии

Из головы к процессу, который знает каждый.

  1. ТриггерКак мы это вообще делаем?
  2. 01 · ДокументСигналDocument Library в Peak Docs показывает, какие документы и инструкции уже есть.
  3. 02 · ИнструкцияПониманиеПроцесс записывается в Peak Docs как инструкция и делится с командой.
  4. 03 · ПроцессРешениеAutomation Opportunities показывает, что вы могли бы автоматизировать следующим.
  5. 04 · ПроцессДействиеВ Peak Automations повторяющаяся часть становится процессом с задачами и согласованиями, который вы проверяете, тестируете и одобряете.
Результат: Процесс находится в месте, которое команда находит, а повторяющиеся шаги больше не идут через одного человека.

Подходящие приложения

Записать, затем разгрузить.

Представления

Что уже есть.

Три шага

Записать первый процесс.

  1. 01 / 03

    Выбрать процесс

    Возьмите процесс, который встречается чаще всего или в последний раз пошёл не так, а не самый важный.

  2. 02 / 03

    Записывать во время выполнения

    Пусть опытный человек один раз выполнит процесс, а вы запишите каждый шаг.

  3. 03 / 03

    Дать протестировать кому-то другому

    Дайте описание человеку, который не знает процесса. Где он переспрашивает, там чего-то не хватает.

Частые вопросы

Кратко.

Что такое SOP?

Standard Operating Procedure, стандартная операционная процедура: краткое описание того, как повторяющийся процесс выполняется шаг за шагом, кто его выполняет и по чему виден результат.

Насколько подробным должно быть описание процесса?

Настолько подробно, чтобы новый человек мог выполнить процесс без вопросов. Не больше. Длинные руководства в повседневности никто не читает.

Может ли Peak One выполнять процессы автоматически?

В Peak Automations вы описываете процесс обычными словами. Он может состоять из нескольких шагов с задачами, согласованиями и ожиданиями и запускается только после того, как вы его проверили, протестировали и одобрили.

Открывать дальше

Что к этому относится.

Welt Value

✦ Принцип Peak

Хорошие системы работают тихо. Они поддерживают, не подталкивая.

Чёткие рамки

Больше проблем

Типичные узкие места растущих компаний — каждое с инструментом, который можно сразу попробовать, причинами и путём, который для этого предлагает Peak One.

Alle Probleme

Решите это один раз. Остальное последует.

Как что-то делается, знает только тот, кто всегда это делает. Войдите через Google и увидите свою компанию в одном месте.

Попробовать бесплатноСмотреть цены

Тариф Free · вход через Google · настройка примерно за две минуты