学习目标
学完本课，你能把一项手动任务描述清楚，从而算出扣除运营成本后的自动化收益——并在把时间投入工具之前，识别例外情况何时会吞掉收益。
界定任务
“把我们的报价制作自动化”不是一项任务，而是一个领域。一项任务有明确的开始（输入）、明确的结束（输出），中间只有少数几个步骤。“根据填好的需求表，用价目表中的条目生成一份报价草稿”才是一项任务。
用四个问题来界定：输入是什么？输出是什么？中间有哪些步骤？哪些步骤需要判断？需要判断的步骤留给人来做——至少在第一轮是这样。
扣除运营成本后的收益
毛收益等于节省的时间乘以核算小时价值。从中扣除持续运营成本：许可证、维护、人工审核时间、出错后的返工。剩下的就是净收益。一次性搭建成本通过这部分净收益摊销——前提是净收益为正。
一个示例
一家贸易公司每月手动处理 100 份订单确认，每份耗时 20 分钟。引入带人工审核的自动化后，每份只需 5 分钟。核算小时价值为 50 €，每月运营成本 100 €，一次性搭建成本 2.300 €。
计算：(20 − 5) 分钟 × 100 件 = 1.500 分钟 = 每月 25 小时产能。核算毛收益 25 × 50 € = 1.250 €。净收益 1.250 € − 100 € = 每月 1.150 €。摊销期 2.300 € ÷ 1.150 € = 2 个月。到这里看起来不错。然后要问例外情况：如果 100 份确认中有 30 份包含代理无法准确处理的特殊条款，每份需要 15 分钟返工，那么就有 7,5 小时的收益又消失了。结果仍然为正——但前提是你事先统计了例外情况。
常规情况与例外情况
在做任何决定之前，抽取 20 到 30 件真实事务作为样本并分类：常规情况（规则无需调整即可适用）、例外情况（规则需调整后适用）、特殊情况（规则不适用）。自动化处理常规情况，例外情况加一道审核，特殊情况保持手动——且不计入收益。
练习
- 01选择一项重复性任务，用五行描述输入、输出和步骤。
- 02统计每月数量，并用三个例子实测（而非估算）每件事务的分钟数。
- 03把 20 件事务分为常规、例外和特殊情况。
- 04估算自动化后的分钟数、运营成本和搭建投入。用自动化计算器算出净收益和摊销期。
- 05分别按不含和含例外情况返工各算一次。
反思提示
- 计入例外情况的返工后，你的净收益还是正的吗？如果不是，说明这项任务还不成熟——或者界定错了。
- 你是否把小时价值称为“核算”价值？它是一个假设，不是一笔账。
- 是否有人负责审核，并且你已把这个人的时间算进去了？
最后一课形成闭环：如何衡量一项变化是否真的有效——而不自欺欺人地认定因果关系？
