信息被复制来复制去
邮件、CRM 和文件夹里存着同样的信息，却是不同的版本。
系统之间的工作
软件已经有了，你的团队却仍在手动完成交接。
阅读询价、转录信息、寻找负责人、补写笔记：许多零碎的操作加起来，就是一项反复出现的工作量。
任务在等待分配
得先有人决定由谁负责、缺少哪些信息。
草稿总是需要同样的开头
员工在真正开始工作之前，一再收集同样的数据。
我们寻找那个界定清楚的步骤，它的改进在日常中能被感受到，也能被核查。
一个具体流程，而不是空泛的 AI 承诺
一条询价变成一个可核查的下一步。
如果缺少一项重要信息或情况不明，它会附上提示交给负责人。流程也必须能应对棘手的输入。
示例试点 · 不含客户数据，也不声称节省时间
之前
- 一个人阅读询价，并把信息收集起来。
- 它把请求分配给对应的人，并把信息转入 CRM。
- 它创建一个任务，并准备一份回复。
在试点中
- 自动化把现有信息结构化，并建议一个分配方案。
- 缺失或矛盾的信息会被标出。
- 由人检查草稿，并批准保存或发送。
这对你是否值得，我们会把人工检查和必要的返工都算进去来衡量。
我们如何检验收益
先证明一个流程，再决定是否推广。
我们从流程和数据开始。然后选择规则、接口和 AI 的合适组合。
- 01
测量初始情况
记录当前流程的频率、处理时间和常见错误。
- 02
界定试点
确定输入、预期输出、权限和批准节点。
- 03
测试边界情况
检查不完整的数据、矛盾和例外情况，并记录结果。
- 04
决定是否投入运行
共同评估收益、剩余工作、运行成本和职责。
评估：每次处理的时间，包括检查、错误和返工，以及使用和维护的成本。只有整体考量才能显示真正减轻了多少负担。
你具体能得到什么
一个可用的流程，需要的不只是一次成功的演示。
其他可能的应用场景包括结构化的 CRM 笔记、带来源的内部知识搜索以及文件预审。我们根据任务和数据情况来选择。
流程梳理与选择
有记录的流程，以及对合适应用场景的有理有据的评估。
试点与测试记录
一个界定明确的应用场景，带有定义好的输入输出、检查点和边界情况测试结果。
交接与运行方案
职责、错误处理、维护，以及关于正式运行的可追溯决定。
- 01
归类
共同理解任务和现有的工作量。
- 02
约定
记录试点范围、访问权限、成本和检查标准。
- 03
交接
评估结果，并约定投入运行或进行调整。
什么时候自动化才有意义
任务会重复出现。好的结果可以描述出来。
- 有一个流程经常出现，明显占用你团队的时间。
- 所需的信息已经具备，或者可以整理出来。
- 有一位负责人可以检查结果，并陪伴试点。
如果流程本身一直不清楚，或者没人能描述什么是好的结果，我们会先梳理流程。否则自动化也很难检验。
对于所描述的试点示例，批准权仍在人手中。哪些例行操作以后可以自动运行，要根据目的、权限和出错风险来确定。
梳理数据和交接：CRM 优化
媒体报道
在你做决定之前
你的团队在试点前应该了解的事。
我们需要购买新系统吗？
我们先检查你已有的 CRM、邮件和文件存储。只有在具体应用场景确实需要时，我们才建议额外的工具。
一个试点要花多少钱？
这取决于流程、接口、数据情况和测试范围。我们会事先界定范围，并把搭建成本与之后的使用和维护成本分开。
你们需要哪些数据？
只需要约定流程所必需的数据。目的、访问、处理和职责会在实施前与你澄清并记录。
出现错误或信息缺失时会怎样？
在试点中，我们定义可识别的例外情况、检查提示以及交给负责人的方式。测试会显示流程在哪些地方可靠、在哪些地方需要进一步保障。
AI 能自己发送消息吗？
在所描述的试点中，草稿在发送前由人检查。一个界定明确的例行情况以后能否自动触发，我们会根据目的、权限、出错风险和有记录的批准规则来决定。
谁来维护自动化？
这在正式运行前确定。我们会讨论你的团队承担哪些任务，以及我们的持续支持是否属于约定的范围。
如果试点不值得怎么办？
然后我们记录结果，并决定调整还是停止。试点的目的正是让你在投资大规模推广之前做出这个决定。
你的下一步
你想为团队减掉哪项任务？
向我们描述一个每周都会重复的流程。我们会弄清工作量在哪里产生、有哪些数据，以及能否从中做出一个有意义的试点。
- 什么任务，多久一次？
- 涉及哪些系统和信息？
- 你会凭什么认出真正的减负？
初步咨询时，一段描述和一个匿名示例就够了。不需要提供机密的客户数据。
