المشكلة · المعرفة في الرؤوس فقط
إنها في إجازة. ومعرفتكم أيضًا.
في الفرق الصغيرة تكمن أهم المعارف في رؤوس قليلة: اتفاقات العملاء، والحالات الخاصة، وكيف يعمل الأمر فعلًا. ولا يُلاحَظ ذلك إلا حين يغيب أحدهم أو يرحل.
فحص نقل المعرفة وإجراءات التشغيل القياسية
ما مدى الخطورة هي العطلة القادمة؟
أجب عن الأسئلة للفريق أو لمجال واحد. تُظهر النتيجة أين تعتمد المعرفة أكثر على أشخاص بعينهم، وما الذي تدوّنه أولًا.
نتيجتك
أجب عن كل الأسئلة. عندها يظهر هنا أين تنشأ المشكلة على الأرجح، وأي خطوة صغيرة تساعد أولًا.
الافتراضات والحدود
- يُظهر الفحص اتجاهًا، ولا يقيس المخاطر. اتخذ الإجابات منطلقًا لحوار داخل الفريق.
- ليست كل معرفة قابلة للتدوين. الخبرة والحكم تنقلهما بشكل أفضل عبر العمل المشترك.
تبقى مدخلاتك في هذا المتصفح. لا يُحفظ أو يُرسل شيء.
كيف تلاحظ ذلك
يوجد شخص واحد، التي تعرف كل شيء.
- يذهب السؤال نفسه إلى الزميلة نفسها كل أسبوع.
- بعد إلغاء العقد تقضون أسابيع في إعادة بناء الطريقة التي خُدم بها العميل.
- قرارات الاجتماعات غير مدونة في أي مكان، فتُناقش من جديد.
فهم الأسباب
لماذا المعرفة يبقى في الرؤوس.
- 01
لا مكان للتدوين
- كيف تلاحظ ذلك
- الجميع يعرف أنه ناقص، لكن لا يوجد وقت لذلك أبدًا في العمل اليومي.
- لماذا يحدث ذلك
- يُعد التوثيق عملًا إضافيًا، لا جزءًا من العمل.
- ما يساعد
- خطط لموعد ثابت كل أسبوع لمسار واحد، لا أكثر.
- الحد
- من دون وقت في التقويم تبقى كل مبادرة معرفية مجرد نية.
- 02
المعرفة حالة
- كيف تلاحظ ذلك
- من يعرف الكثير يُحتاج إليه، وهذا يمنح شعورًا بالأمان.
- لماذا يحدث ذلك
- المشاركة لا تُلاحظ، أما أن تكون لا غنى عنك فيُلاحظ.
- ما يساعد
- التقدير عندما يصف أحدهم عملية بحيث يستخدمها الآخرون دون أن يسألوا.
- الحد
- هذه مسألة قيادة، لا مشكلة أداة.
- 03
المستندات تتقادم
- كيف تلاحظ ذلك
- يوجد دليل، لكن لا أحد يعتمد عليه.
- لماذا يحدث ذلك
- ليس للمستندات شخص مسؤول ولا تاريخ مراجعة.
- ما يساعد
- امنح كل مستند مهم مسؤولًا وتاريخًا.
- الحد
- لا أحد يحافظ على مستندات كثيرة جدًا. الأقل عددًا والمحدّث أفضل.
- 04
أماكن حفظ كثيرة جدًا
- كيف تلاحظ ذلك
- المحاضر في رسائل البريد، والإرشادات في المجلدات، والملاحظات في تطبيقات شخصية.
- لماذا يحدث ذلك
- كل شخص يحفظ الأشياء حيث يعمل في تلك اللحظة.
- ما يساعد
- حدّد مكانًا واحدًا للإجراءات والقرارات وأحِل إليه.
- الحد
- الأرشيفات القديمة لا تنتقل وحدها. انقل فقط ما لا يزال مطلوبًا.
سبل الحل
الكتابة وحدها لا يكفي. ولا العثور على الأشياء مجددًا.
| الطريق | يكفي إذا | الحد |
|---|---|---|
| مستند مشترك أو ويكي | لديكم عدد قليل من سير العمل وشخص يعتني بها. | يتقادم دون مسؤولين ويصبح فوضويًا بسرعة. |
| محادثات التسليم عند الإجازات والمغادرة | لا يلزم تسليم المعرفة إلا نادرًا وبشكل مقصود. | غالبًا ما يأتي متأخرًا ويعتمد على أن يتذكره أحد. |
| تسجيلات شاشة للعمليات | يصعب وصف العمليات التي تجري على الشاشة بالكلمات. | صعب البحث فيه ويتقادم بسرعة. |
| Peak One | يجب أن تكون المستندات والإجراءات والدورات في مكان واحد وقابلة للعثور عليها. | الكتابة عليكم أنتم؛ فالأرشيفات القديمة لا تنتقل من تلقاء نفسها. |
Peak One أثناء العمل
من رأسك إلى المعرفة المشتركة.
- المُحفِّزمن يعرف كيف يتم ذلك؟
- 01 · سير العمليةإشارةيعرض Process Radar في Peak SOP العمليات التي تحتاج إلى SOP.
- 02 · مستندالفهميُظهر Document Library المستندات الموجودة؛ ويُظهر Document Decisions القرارات الواردة فيها.
- 03 · SOPالقرارفي Process Builder تصفون العملية بحيث يستطيع آخرون تنفيذها.
- 04 · دورةإجراءفي Academy يتحول ذلك إلى دورة بهدف تعلّم، حتى يتعلم الموظفون الجدد سير العمل.
العروض الخاصة بذلك
متاح في Peak One.
التطبيقات الخاصة بذلك
معرفة تدوم.
ثلاث خطوات
ابدأ صغيرًا. سير عمل واحد كل أسبوع.
- 01 / 03
حدّد جزر المعرفة
دوّن الإجراءات التي لا يتقنها اليوم إلا شخص واحد. هذه هي قائمتك.
- 02 / 03
اكتب مسارًا واحدًا كل أسبوع
خمس خطوات، وغرض واحد، وما يدل على الاكتمال. هذا كل ما يلزم في البداية.
- 03 / 03
دع شخصًا آخر يجربه
من لا يعرف العملية ينفّذها وفق الوصف. وكل استفسار يحسّن النص.
الأسئلة الشائعة
إجابة مختصرة.
كيف أجعل الموظفين ذوي الخبرة يدوّنون معرفتهم؟
اجعلها صغيرة: مسار واحد في الأسبوع، وخمس خطوات، وشخص آخر يجرّبه. ومن يلاحظ أن المقاطعات قلّت، يميل إلى مواصلة الكتابة.
ماذا تتضمن إجراءات التشغيل القياسية؟
الغرض، والمُحفّز، والخطوات بالترتيب، ومن المسؤول، وكيف تعرف أن المسار اكتمل. وهذا يكفي للبداية.
ما الفرق عن العمليات غير الموثّقة؟
الموضوع هنا هو ارتباط المعرفة بأشخاص. أما في العمليات غير الموثقة فالموضوع هو وصف سير العمل نفسه. وغالبًا ما يرتبط الأمران.
اكتشف المزيد
ما يندرج ضمنه.
- حالة الاستخدامأهّل أعضاء الفريق الجددخطة تأهيل من دورة ودليل ومهام أولى ثابتة، لا تبدأ من الصفر.عرض
- المشكلةكل شيء يعتمد على المدير العاميصل كل سؤال إليك، ودونك يتوقف الكثير.عرض
- المشكلةتأهيل بطيءالشخص الجديد موجود، لكنه بعد أسابيع لا يزال غير قادر على العمل.عرض
- المشكلةعمليات غير موثّقةكيف يُنجز أمر ما، لا يعرفه إلا من يقوم به دائمًا.عرض
- الوظيفةالتكاملاتاربط 3,270 أداة دون نسخة ثانية من بياناتك.عرض
- فئة البرمجياتبرنامج أعمال متكامل (الكل في واحد)نموذج مشترك للمهام والعملاء والمنتجات والأرقام.عرض
✦ أحد مبادئ Peak
الفهم قبل التغيير. عندها تُحدث كل خطوة أثرًا.
Peak يتعلّم معك
مشكلات أكثر
اختناقات شائعة في الشركات النامية، مع أداة لتجربتها مباشرة لكل منها، وأسبابها، والطريق الذي يقترحه Peak One لمعالجتها.
احلّها مرة واحدة. والباقي يتبع.
عندما يغيب شخص، تغيب معرفته أيضًا. سجّل الدخول عبر Google وشاهد شركتك كلها في مكان واحد.
باقة Free · التسجيل عبر Google · جاهزة في نحو دقيقتين