المشكلة · عمليات غير موثقة
هذا من شأن Sabine دائمًا. إلى أن تذهب Sabine في إجازة.
العمليات المحفوظة في الذهن تنجح ما دام الشخص نفسه موجودًا. وتدوينها لا يجب أن يكون مشروع دليل كامل: عملية واحدة، خمس خطوات، صفحة واحدة.
قالب SOP للبدء
سير عمل واحد. خمسة أسطر.
اختر مسارًا يتكرر بانتظام. يعرض المثال طلبًا جديدًا من عميل؛ استبدله بمسارك.
خطتك
5 من 5 صفوف مكتملة.
Die Beispielzeilen sind nur ein Anfang. Überschreibe sie mit deinen eigenen Einträgen.
الافتراضات والحدود
- يساعد القالب في المسودة الأولى. أما ما إذا كان الإجراء صحيحًا فلا يتضح إلا حين ينفذه شخص آخر بعد ذلك.
- لسير العمل الخاضع لمتطلبات قانونية أو أمنية لا يكفي قالب مبدئي.
تبقى مدخلاتك في هذا المتصفح. لا يُحفظ أو يُرسل شيء.
كيف تلاحظ ذلك
المعرفة موجودة. لكنه غير مدوّن فحسب.
- تتعلم الزميلات الجديدات بالمشاهدة والسؤال، لأسابيع.
- العملية نفسها ينفّذها ثلاثة أشخاص بثلاث طرق، بثلاث نتائج.
- عندما يمرض شخص واحد، تتوقف عملية كاملة.
فهم الأسباب
لماذا لا أحد يدوّن العمليات.
- 01
التوثيق يبدو مشروعًا ضخمًا
- كيف تلاحظ ذلك
- الدليل مخطط له منذ عام.
- لماذا يحدث ذلك
- يُراد وصف كل شيء دفعة واحدة، لذلك لا يبدأ أحد.
- ما يساعد
- ابدأ بمسار واحد يتكرر كثيرًا أو يتعثر كثيرًا.
- الحد
- سير العمل الواحد لا يحل كل شيء، لكنه يُظهر الطريقة.
- 02
من يعرفون ليس لديهم وقت
- كيف تلاحظ ذلك
- من يعرف العملية هو بالضبط الشخص المشغول دائمًا.
- لماذا يحدث ذلك
- التدوين يأتي بعد الأعمال اليومية.
- ما يساعد
- يدوّن شخص آخر الملاحظات بينما ينفّذ الشخص الخبير سير العمل مرة واحدة.
- الحد
- ومع ذلك يجب على الشخص الخبير مراجعة المسودة مرة واحدة.
- 03
المستندات في أماكن لا يبحث فيها أحد
- كيف تلاحظ ذلك
- توجد أدلة، لكن لا أحد يجدها أو يستخدمها.
- لماذا يحدث ذلك
- التوثيق منفصل عن العمل، في مجلدات بلا هيكل.
- ما يساعد
- اجمع الأدلة في مكان يستخدمه الفريق أصلًا، وأشر إليه في سير العملية.
- الحد
- حتى التوثيق الجيد يتقادم إذا لم يكن أحد مسؤولًا عن تحديثه.
سبل الحل
وثّق العمليات. بأسهل شكل ممكن.
| الطريق | يكفي إذا | الحد |
|---|---|---|
| القالب أعلاه كمستند | عمليات قليلة نادرًا ما تتغير. | يُنسى سريعًا في العمل اليومي إذا لم يكن مرتبطًا بالمسار. |
| تسجيل شاشة مع ملاحظة قصيرة | عمليات على الحاسوب يُفضّل عرضها بدلًا من وصفها. | صعب البحث فيه وتحديثه مرهق. |
| ويكي أو أداة توثيق | سير عمل كثيرة يجب العثور عليها وصيانتها معًا. | يصف المسار، لكنه لا ينفذه. |
| Peak One | تريد العثور على الأدلة مجددًا ضمن الفريق وأتمتة الإجراءات المتكررة خطوة بخطوة. | عليك أن تصف سير العمل بنفسك أولًا؛ ولا تعمل الأتمتة إلا بعد أن تراجعها وتعتمدها. |
Peak One أثناء العمل
من رأسك إلى سير عمل يعرفه الجميع.
- المُحفِّزكيف نفعل ذلك أصلًا؟
- 01 · مستندإشارةتُظهر Document Library في Peak Docs المستندات والأدلة الإرشادية الموجودة بالفعل.
- 02 · دليلالفهميُدوَّن سير العمل في Peak Docs كدليل إرشادي ويُشارك مع الفريق.
- 03 · سير العمليةالقراريُظهر Automation Opportunities ما يمكنكم أتمتته بعد ذلك.
- 04 · سير العملإجراءفي Peak Automations يتحول الجزء المتكرر إلى سير عمل بمهام واعتمادات، تراجعه وتختبره وتعتمده.
التطبيقات الخاصة بذلك
دوّنه، ثم خفّف العبء.
طرق العرض
ما هو موجود بالفعل.
ثلاث خطوات
دوّن سير العمل الأول.
- 01 / 03
اختر مسارًا
خذ سير العمل الأكثر تكرارًا أو الذي تعثّر مؤخرًا، لا الأهم.
- 02 / 03
دوّن الملاحظات أثناء التنفيذ
اطلب من الشخص صاحب الخبرة أن ينفّذ المسار مرة واحدة، ودوّن كل خطوة.
- 03 / 03
دع شخصًا آخر يختبره
أعطِ الوصف لشخص لا يعرف سير العمل. وحيث يستفسر، هناك شيء ناقص.
الأسئلة الشائعة
إجابة مختصرة.
ما إجراءات التشغيل القياسية (SOP)؟
Standard Operating Procedure، أي إجراء التشغيل القياسي: وصف قصير لكيفية تنفيذ مسار متكرر خطوة بخطوة، ومن ينفذه، وكيف تُعرف النتيجة.
ما مدى التفصيل الذي يجب أن يكون عليه وصف العملية؟
مفصّل بما يكفي ليتمكن شخص جديد من تنفيذ المسار دون أن يسأل. لا أكثر. فلا أحد يقرأ الأدلة الطويلة في العمل اليومي.
هل يستطيع Peak One تنفيذ سير العمل تلقائيًا؟
مع Peak Automations تصف مسارًا بكلمات عادية. ويمكن أن يتكون من عدة خطوات بمهام وموافقات وأوقات انتظار، ولا يعمل إلا بعد أن تراجعه وتختبره وتعتمده.
اكتشف المزيد
ما يندرج ضمنه.
- الوظيفةالتكاملاتاربط 3,270 أداة دون نسخة ثانية من بياناتك.عرض
- حالة الاستخدامأهّل أعضاء الفريق الجددخطة تأهيل من دورة ودليل ومهام أولى ثابتة، لا تبدأ من الصفر.عرض
- فئة البرمجياتأتمتة سير العملعمليات متكررة تعمل حتى عندما لا يتذكرها أحد.عرض
- المشكلةكل شيء يعتمد على المدير العاميصل كل سؤال إليك، ودونك يتوقف الكثير.عرض
- المشكلةتأهيل فوضوي للعملاء الجددالطلب وصل، لكن البداية مع العميل الجديد تتعثر كل مرة بطريقة مختلفة.عرض
- المشكلةالمعرفة في الرؤوس فقطعندما يغيب شخص، تغيب معرفته أيضًا.عرض
✦ أحد مبادئ Peak
الأنظمة الجيدة هادئة. تحمل دون أن تضغط.
إطار واضح
مشكلات أكثر
اختناقات شائعة في الشركات النامية، مع أداة لتجربتها مباشرة لكل منها، وأسبابها، والطريق الذي يقترحه Peak One لمعالجتها.
احلّها مرة واحدة. والباقي يتبع.
كيف يُنجز أمر ما، لا يعرفه إلا من يقوم به دائمًا. سجّل الدخول عبر Google وشاهد شركتك كلها في مكان واحد.
باقة Free · التسجيل عبر Google · جاهزة في نحو دقيقتين