Problem · Wiederkehrende Handarbeit
Jede Woche dieselben Handgriffe. Wie viele Stunden sind das im Jahr?
Kleine Routinen fallen einzeln nicht auf. Zusammengerechnet werden daraus schnell ganze Arbeitstage. Erst die Zahl zeigt, welche Routine du zuerst abgibst: an eine Person, an einen beschriebenen Ablauf oder an eine Automation.
Selbstcheck Automationspotenzial
Minuten mal Häufigkeit. Aufs Jahr gerechnet.
Trag deine wiederkehrenden Tätigkeiten ein: wie lange sie einmal dauern und wie oft sie pro Woche vorkommen. Die Beispiele kannst du überschreiben.
Handarbeit im Jahr
375,7 Stunden
rund 47 Arbeitstage bei 46 Arbeitswochen
Zuerst prüfen:
- Daten zwischen zwei Tools übertragen115 h
- Rechnungen und Belege zuordnen115 h
- Erinnerungen an Kunden schreiben76,7 h
Stunden im Jahr = Minuten × Häufigkeit pro Woche × 46 ÷ 60
Annahmen und Grenzen
- Die Rechnung geht von 46 Arbeitswochen und 8 Stunden je Arbeitstag aus.
- Sie zeigt Zeit, nicht Eignung. Manche Tätigkeit braucht ein Urteil und lässt sich nicht automatisieren.
- Eine Automation kostet Einrichtung und Pflege. Sie lohnt sich meist erst bei häufigen, gleichförmigen Schritten.
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Woran du es merkst
Der Tag ist voll. Nur nicht mit der eigentlichen Arbeit.
- Freitags überträgst du Zahlen aus drei Tools in eine Tabelle.
- Erinnerungen an Kunden schreibst du jedes Mal neu.
- Ist die Kollegin im Urlaub, bleibt ein Schritt liegen, weil nur sie daran denkt.
Ursachen verstehen
Warum Handarbeit bleibt, obwohl sie alle nervt.
- 01
Routinen sind nirgends beschrieben
- Woran du es merkst
- Jeder erledigt den Ablauf ein bisschen anders.
- Warum es passiert
- Was nicht aufgeschrieben ist, lässt sich weder abgeben noch automatisieren.
- Was hilft
- Die drei größten Posten aus der Rechnung oben in je fünf Schritten aufschreiben.
- Grenze
- Eine Beschreibung spart noch keine Zeit. Sie ist die Voraussetzung dafür.
- 02
Ein Mensch ist die Schnittstelle
- Woran du es merkst
- Ein großer Teil der Handarbeit ist Abtippen und Kopieren zwischen Tools.
- Warum es passiert
- Systeme tauschen keine Daten aus, also überträgt sie jemand von Hand.
- Was hilft
- Zuerst die Übertragung mit den meisten Stunden im Jahr verbinden, nicht die einfachste.
- Grenze
- Manche Tools bieten keine Schnittstelle. Dann bleibt ein fester Export als Zwischenlösung.
- 03
Kleine Aufgaben wirken nicht lohnend
- Woran du es merkst
- Fünf Minuten fallen nicht auf, also packt sie niemand an.
- Warum es passiert
- Niemand rechnet Dauer mal Häufigkeit aufs Jahr hoch.
- Was hilft
- Jede Routine in Stunden pro Jahr bewerten, wie im Rechner oben.
- Grenze
- Seltene, komplexe Aufgaben lohnen sich trotz vieler Minuten oft nicht.
- 04
Alte Automationen versteht keiner
- Woran du es merkst
- Irgendetwas läuft automatisch, aber niemand weiß genau, was.
- Warum es passiert
- Automationen wurden einmal gebaut und nie beschrieben. Man traut sich nicht, neue anzulegen.
- Was hilft
- Eine Liste aller laufenden Automationen anlegen: was sie tun und wer sie verantwortet.
- Grenze
- Eine Automation, die niemand versteht, ist ein Risiko, keine Entlastung.
Lösungswege
Nicht alles muss automatisch laufen.
| Weg | Reicht, wenn | Grenze |
|---|---|---|
| Routine als Checkliste beschreiben | Die Aufgabe braucht Urteil oder kommt nur selten vor. | Spart keine Zeit, nur Fehler und Rückfragen. |
| Vorlagen und Textbausteine | Viel Handarbeit besteht aus ähnlichen Texten und Mails. | Jemand muss trotzdem daran denken und sie verschicken. |
| Automatisierungstool zwischen anderen Tools | Einzelne Datenflüsse zwischen zwei Systemen sollen laufen. | Eine weitere Stelle, die gepflegt werden muss; Fehler fallen oft spät auf. |
| Peak One Automations | Wiederkehrende Abläufe mit Aufgaben, Freigaben und Wartezeiten sollen geprüft laufen und nachvollziehbar sein. | Aktionen direkt in anderen Tools sind geplant, nicht verfügbar. Urteil bleibt beim Team. |
Peak One in Aktion
Von der Routine zum geprüften Ablauf.
- AuslöserWas kostet uns die Handarbeit, und was geben wir zuerst ab?
- 01 · AblaufSignalAutomation Opportunities zeigt, was ihr als Nächstes automatisieren könntet.
- 02 · ProzessVerständnisAutomation Coverage zeigt, welche Prozesse bereits automatisch laufen.
- 03 · AutomationEntscheidungIn Automations beschreibst du die Routine in einem Satz, prüfst und testest den Ablauf und gibst die Ausführung erst dann frei.
- 04 · LaufAktionAutomation Runs zeigt, was die Automation zuletzt getan hat; Automation Health, ob alles fehlerfrei läuft.
Die Ansichten dazu
Automation in Peak One.
Automation OpportunitiesVerfügbarAutomationWas könnten wir als Nächstes automatisieren?
Automation CoverageVerfügbarAutomationWelche Prozesse laufen bereits automatisch?
Automation RunsVerfügbarAutomationWas haben die Automationen zuletzt getan?
Automation HealthVerfügbarAutomationLaufen alle Automationen fehlerfrei?
Die Apps dazu
Abgeben, was sich wiederholt.
Drei Schritte
Erst zählen. Dann abgeben.
- 01 / 03
Eine Woche mitschreiben
Jede Tätigkeit notieren, die sich wiederholt, mit Minuten pro Mal. Auch die kleinen.
- 02 / 03
Hochrechnen und sortieren
Die Liste in den Rechner oben eintragen. Die oberen drei Posten zählen, der Rest wartet.
- 03 / 03
Eine Routine abgeben
Nur eine: beschreiben, an jemanden übergeben oder automatisieren. Dann die nächste.
Häufige Fragen
Kurz beantwortet.
Welche Aufgaben eignen sich zum Automatisieren?
Solche, die häufig vorkommen, immer gleich ablaufen und kein Urteil brauchen. Aufgaben mit vielen Ausnahmen beschreibst du besser zuerst als Checkliste.
Muss ich programmieren können, um in Peak One zu automatisieren?
Nein. In Automations beschreibst du in normalen Worten, was passieren soll. Daraus entsteht ein Ablauf, den du prüfst und testest, bevor du ihn freigibst.
Ab wann lohnt sich eine Automation?
Wenn die eingesparten Stunden im Jahr deutlich über dem Aufwand für Einrichtung und Pflege liegen. Die Rechnung oben liefert die erste Hälfte dieser Abwägung.
Weiter entdecken
Was dazugehört.
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- FunktionIntegrationen3.270 Tools verbinden, ohne eine zweite Kopie deiner Daten.Ansehen
- AnwendungsfallKunden-OnboardingVom Abschluss zum ersten Ergebnis, ohne dass etwas zwischen Vertrieb und Lieferung verloren geht.Ansehen
- SoftwarekategorieWorkflow-AutomatisierungWiederkehrende Abläufe, die laufen, auch wenn niemand daran denkt.Ansehen
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- ProblemUndokumentierte AbläufeWie etwas gemacht wird, weiß nur, wer es immer macht.Ansehen
✦ Ein Peak-Prinzip
Energie ist endlich. Gib sie dem, was trägt.
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