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Peak Atlas

Problem · Undokumentierte Abläufe

Das macht immer Sabine. Bis Sabine im Urlaub ist.

Abläufe im Kopf funktionieren, solange dieselbe Person da ist. Aufschreiben muss kein Handbuch-Projekt sein: Ein Ablauf, fünf Schritte, eine Seite.

Ersten Ablauf beschreibenUrsachen verstehen

SOP-Startervorlage

Ein Ablauf. Fünf Zeilen.

Wähl einen Ablauf, der regelmäßig vorkommt. Das Beispiel zeigt eine neue Kundenanfrage; ersetz es durch deinen Ablauf.

Dein Plan

5 von 5 Zeilen vollständig.

Die Beispielzeilen sind nur ein Anfang. Überschreibe sie mit deinen eigenen Einträgen.

Annahmen und Grenzen

  • Die Vorlage hilft beim ersten Entwurf. Ob der Ablauf so stimmt, zeigt erst, dass jemand anderes ihn danach ausführt.
  • Für Abläufe mit rechtlichen oder sicherheitsrelevanten Vorgaben reicht eine Starter-Vorlage nicht.

Deine Eingaben bleiben in diesem Browser. Nichts wird gespeichert oder gesendet.

Woran du es merkst

Das Wissen ist da. Nur nicht aufgeschrieben.

  • Neue Kolleginnen lernen durch Zuschauen und Nachfragen, wochenlang.
  • Derselbe Ablauf wird von drei Leuten auf drei Arten gemacht, mit drei Ergebnissen.
  • Wenn eine Person krank ist, bleibt ein ganzer Ablauf stehen.

Ursachen verstehen

Warum niemand Abläufe aufschreibt.

  1. 01

    Dokumentieren wirkt wie ein Großprojekt

    Woran du es merkst
    Das Handbuch ist seit einem Jahr geplant.
    Warum es passiert
    Es soll gleich alles beschrieben werden, deshalb fängt niemand an.
    Was hilft
    Mit einem einzigen Ablauf beginnen, der oft vorkommt oder oft schiefgeht.
    Grenze
    Ein Ablauf löst nicht alles, aber er zeigt, wie es geht.
  2. 02

    Die Wissenden haben keine Zeit

    Woran du es merkst
    Wer den Ablauf kennt, ist genau die Person, die immer ausgelastet ist.
    Warum es passiert
    Aufschreiben steht hinter dem Tagesgeschäft an.
    Was hilft
    Jemand anderes schreibt mit, während die erfahrene Person den Ablauf einmal ausführt.
    Grenze
    Die erfahrene Person muss den Entwurf trotzdem einmal prüfen.
  3. 03

    Dokumente liegen, wo keiner sucht

    Woran du es merkst
    Es gibt Anleitungen, aber niemand findet oder nutzt sie.
    Warum es passiert
    Dokumentation liegt getrennt von der Arbeit, in Ordnern ohne Struktur.
    Was hilft
    Anleitungen an einem Ort sammeln, den das Team ohnehin nutzt, und im Ablauf darauf verweisen.
    Grenze
    Auch gute Dokumentation veraltet, wenn niemand für ihre Pflege zuständig ist.

Lösungswege

Abläufe festhalten. So leicht wie möglich.

Lösungswege für undokumentierte Arbeitsabläufe im Vergleich
WegReicht, wennGrenze
Vorlage oben als DokumentWenige Abläufe, die sich selten ändern.Wird im Alltag schnell vergessen, wenn sie nicht im Ablauf verlinkt ist.
Bildschirmvideo mit kurzer NotizAbläufe am Computer, die man besser zeigt als beschreibt.Schwer zu durchsuchen und mühsam zu aktualisieren.
Wiki oder Dokumenten-ToolViele Abläufe, die gefunden und gemeinsam gepflegt werden sollen.Beschreibt den Ablauf, führt ihn aber nicht aus.
Peak OneDu willst Anleitungen im Team wiederfinden und wiederkehrende Abläufe Schritt für Schritt automatisieren.Den Ablauf musst du zuerst selbst beschreiben; eine Automation läuft erst, wenn du sie geprüft und freigegeben hast.

Peak One in Aktion

Vom Kopf zum Ablauf, den jeder kennt.

  1. AuslöserWie machen wir das eigentlich?
  2. 01 · DokumentSignalDie Document Library in Peak Docs zeigt, welche Dokumente und Anleitungen es schon gibt.
  3. 02 · AnleitungVerständnisDer Ablauf wird in Peak Docs als Anleitung aufgeschrieben und mit dem Team geteilt.
  4. 03 · AblaufEntscheidungAutomation Opportunities zeigt, was ihr als Nächstes automatisieren könntet.
  5. 04 · WorkflowAktionIn Peak Automations wird der wiederkehrende Teil zu einem Ablauf mit Aufgaben und Freigaben, den du prüfst, testest und freigibst.
Ergebnis: Der Ablauf steht an einem Ort, den das Team findet, und wiederkehrende Schritte laufen nicht mehr über eine Person.

Die Apps dazu

Aufschreiben, dann entlasten.

Ansichten

Was es schon gibt.

Drei Schritte

Den ersten Ablauf aufschreiben.

  1. 01 / 03

    Einen Ablauf wählen

    Nimm den Ablauf, der am häufigsten vorkommt oder zuletzt schiefging, nicht den wichtigsten.

  2. 02 / 03

    Beim Ausführen mitschreiben

    Lass die erfahrene Person den Ablauf einmal machen und schreib jeden Schritt mit.

  3. 03 / 03

    Von jemand anderem testen lassen

    Gib die Beschreibung einer Person, die den Ablauf nicht kennt. Wo sie nachfragt, fehlt etwas.

Häufige Fragen

Kurz beantwortet.

Was ist eine SOP?

Eine Standard Operating Procedure, auf Deutsch Standardarbeitsanweisung: eine kurze Beschreibung, wie ein wiederkehrender Ablauf Schritt für Schritt ausgeführt wird, wer ihn macht und woran man das Ergebnis erkennt.

Wie detailliert muss eine Ablaufbeschreibung sein?

So detailliert, dass eine neue Person den Ablauf ohne Rückfrage ausführen kann. Mehr nicht. Lange Handbücher liest im Alltag niemand.

Kann Peak One Abläufe automatisch ausführen?

Mit Peak Automations beschreibst du einen Ablauf in normalen Worten. Er kann aus mehreren Schritten mit Aufgaben, Freigaben und Wartezeiten bestehen und läuft erst, wenn du ihn geprüft, getestet und freigegeben hast.

Weiter entdecken

Was dazugehört.

Welt Value

✦ Ein Peak-Prinzip

Gute Systeme sind leise. Sie tragen, ohne zu drängen.

Ein klarer Rahmen

Mehr Probleme

Typische Engpässe in wachsenden Unternehmen, jeweils mit einem Werkzeug zum direkten Ausprobieren, den Ursachen und dem Weg, den Peak One dafür vorsieht.

Alle Probleme

Löse es einmal. Der Rest folgt.

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