Problem · Chaotisches Kunden-Onboarding
Der Kunde hat unterschrieben. Und jetzt sucht jeder die Unterlagen.
Die ersten Wochen prägen, wie ein Kunde dich erlebt. Wenn jeder Start neu erfunden wird, fehlen Zugänge, Ansprechpartner oder der Vertrag, und der Kunde merkt es zuerst.
Onboarding-Checkliste
Acht Punkte. Für jeden neuen Kunden gleich.
Geh die Liste für deinen nächsten Kundenstart durch. Was offen bleibt, ist dein nächster Schritt.
Dein Stand
0 / 8
Als Nächstes:
- 1Vertrag oder Auftragsbestätigung ist unterschrieben
- 2Auf beiden Seiten gibt es genau eine Ansprechperson
- 3Alle Angaben und Unterlagen vom Kunden sind gesammelt
Annahmen und Grenzen
- Die Liste ist ein Startpunkt für Dienstleister und Agenturen. Ergänze, was in deiner Branche dazugehört, etwa Datenschutzvereinbarungen.
- Sie hilft beim Start. Wie das Projekt danach läuft, hängt von der Zusammenarbeit ab.
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Woran du es merkst
Jeder Start ist anders. Und jedes Mal fehlt etwas.
- Nach dem Kick-off fehlen noch Zugänge, und das Team kann nicht anfangen.
- Der Kunde fragt in der zweiten Woche, wer eigentlich sein Ansprechpartner ist.
- Wie das letzte Onboarding lief, weiß nur die Person, die es gemacht hat.
Ursachen verstehen
Warum der Start jedes Mal holpert.
- 01
Kein fester Ablauf
- Woran du es merkst
- Jeder im Team macht das Onboarding ein bisschen anders.
- Warum es passiert
- Der Ablauf existiert nur als Erfahrung einzelner Personen.
- Was hilft
- Einmal aufschreiben, was bei jedem Start passieren muss, und als Checkliste nutzen.
- Grenze
- Eine Checkliste ersetzt nicht das Gespräch. Sie sorgt nur dafür, dass nichts vergessen wird.
- 02
Informationen kommen stückweise
- Woran du es merkst
- Zugänge, Logos und Ansprechpartner tröpfeln über Wochen per Mail herein.
- Warum es passiert
- Es gibt keinen einen Moment, in dem alles Nötige abgefragt wird.
- Was hilft
- Alle Angaben vor dem Kick-off mit einem Fragebogen gesammelt einholen.
- Grenze
- Manches erfährt man erst im Gespräch; der Fragebogen deckt das Vorhersehbare ab.
- 03
Übergabe aus dem Vertrieb fehlt
- Woran du es merkst
- Das Projektteam kennt die Zusagen aus dem Verkaufsgespräch nicht.
- Warum es passiert
- Was der Kunde im Vertrieb gehört hat, steht nirgends, wo das Team es findet.
- Was hilft
- Zusagen und Erwartungen beim Abschluss am Kunden festhalten und im Kick-off durchgehen.
- Grenze
- Bei sehr kleinen Teams sind Vertrieb und Umsetzung dieselbe Person; dann reicht eine kurze Notiz.
- 04
Unklare Erwartungen
- Woran du es merkst
- Der Kunde ist nach zwei Wochen unruhig, obwohl alles nach Plan läuft.
- Warum es passiert
- Niemand hat gesagt, was in den ersten Wochen passiert und wann es das erste Ergebnis gibt.
- Was hilft
- Im Kick-off die nächsten Schritte und den Termin des ersten Updates verbindlich nennen.
- Grenze
- Erwartungen lassen sich klären, aber nicht für jeden Kunden gleich festlegen.
Lösungswege
Ein guter Start muss nicht kompliziert sein.
| Weg | Reicht, wenn | Grenze |
|---|---|---|
| Checkliste als Dokument | Du startest wenige neue Kunden im Monat und machst es meist selbst. | Wer was erledigt hat, siehst du nur, wenn jemand die Liste pflegt. |
| Fragebogen plus Kick-off-Vorlage | Die meisten Verzögerungen entstehen durch fehlende Angaben vom Kunden. | Vertrag, Aufgaben und Kundenhistorie liegen weiter an anderen Orten. |
| Spezialisiertes Onboarding- oder Projekttool | Onboarding ist ein großer, eigener Prozess mit vielen Beteiligten. | Ein weiteres System neben CRM und Vertragsablage. |
| Peak One | Du willst Kunde, Fragebogen, Vereinbarung und erste Aufgaben in einem Ablauf. | Den Ablauf selbst legst du fest; Peak One liefert keine fertige Onboarding-Vorlage für deine Branche. |
Peak One in Aktion
Vom Abschluss zum ersten Arbeitstag.
- AuslöserWas fehlt noch, damit der neue Kunde starten kann?
- 01 · AntwortSignalPeak Forms zeigt, was der Kunde im Onboarding-Fragebogen geantwortet hat und was noch fehlt.
- 02 · KontaktVerständnisPeak CRM zeigt den Verlauf mit dem Kunden, inklusive dem, was im Verkaufsgespräch besprochen wurde.
- 03 · VereinbarungEntscheidungPeak Sign zeigt, ob die Vereinbarung unterschrieben ist oder noch eine Unterschrift fehlt.
- 04 · AufgabeAktionDie ersten Projektaufgaben bekommen in Peak Board eine zuständige Person und einen Termin.
Die Apps dazu
Ein Start, vier Apps.
FormsAlle Angaben und Unterlagen vor dem Kick-off mit einem Fragebogen einsammeln.
SignDie Vereinbarung vorbereiten und sehen, welche Unterschrift noch fehlt.
CRMDen Verlauf mit dem Kunden und den nächsten Schritt an einem Ort halten.
WorkDie ersten Aufgaben mit verantwortlicher Person und Termin verteilen.
Drei Schritte
Den nächsten Start vorbereiten.
- 01 / 03
Letztes Onboarding aufschreiben
Notiere, was beim letzten Kundenstart passiert ist und was gefehlt hat. Das ist deine erste Checkliste.
- 02 / 03
Fragen vorab stellen
Schick dem Kunden vor dem Kick-off alle Fragen auf einmal, statt sie über Wochen einzeln zu stellen.
- 03 / 03
Erstes Update terminieren
Leg im Kick-off fest, wann der Kunde den ersten Stand bekommt, und halte den Termin.
Häufige Fragen
Kurz beantwortet.
Wie lange sollte ein Kunden-Onboarding dauern?
Das hängt von deiner Leistung ab. Wichtiger als die Dauer ist, dass der Kunde weiß, wann was passiert und wann er das erste Ergebnis sieht.
Was gehört in einen Onboarding-Fragebogen?
Alles, was du vor dem Start brauchst und sonst nachfragen müsstest: Ansprechpersonen, Zugänge, Unterlagen, Ziele und Termine, an denen der Kunde nicht verfügbar ist.
Gibt es dazu eine ausführliche Anleitung?
Ja. Der Ablauf vom Abschluss bis zum ersten Ergebnis ist im Anwendungsfall Kunden-Onboarding beschrieben. Diese Seite hilft beim schnellen Check vor dem nächsten Start.
Weiter entdecken
Was dazugehört.
- FunktionAufgaben & ProjekteProjekte als Board, Aufgaben im Tagesplan, ein Chat pro Projekt.Ansehen
- FunktionCRM & KontakteMenschen, Unternehmen und Kontext, verbunden mit Aufgaben und Zahlen.Ansehen
- SoftwarekategorieFormularsoftwareDie richtigen Fragen stellen, bevor du antwortest.Ansehen
- AnwendungsfallKunden-OnboardingVom Abschluss zum ersten Ergebnis, ohne dass etwas zwischen Vertrieb und Lieferung verloren geht.Ansehen
- ProblemKunden ohne ProjektstandKunden wissen nicht, wie weit ihr Projekt ist, und fragen immer wieder nach.Ansehen
- ProblemUndokumentierte AbläufeWie etwas gemacht wird, weiß nur, wer es immer macht.Ansehen
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Gute Systeme sind leise. Sie tragen, ohne zu drängen.
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