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Peak Atlas

Problem · Wissen nur in Köpfen

Sie ist im Urlaub. Ihr Wissen auch.

In kleinen Teams steckt das wichtigste Wissen in wenigen Köpfen: Kundenabsprachen, Sonderfälle, wie etwas wirklich funktioniert. Das fällt erst auf, wenn jemand fehlt oder geht.

Wissens-Check startenUrsachen verstehen

Wissensübergabe- und SOP-Check

Wie riskant ist der nächste Urlaub?

Beantworte die Fragen für das Team oder einen Bereich. Das Ergebnis zeigt, wo Wissen am stärksten an Personen hängt und was du zuerst aufschreibst.

01Eine erfahrene Person fehlt zwei Wochen. Was passiert?
02Wo stehen eure wichtigsten Abläufe?
03Wie finden neue Leute heraus, wie etwas geht?
04Wo landen Entscheidungen aus Meetings?
05Wie viele Orte gibt es für Dokumente und Dateien?

0 von 5 beantwortet

Dein Ergebnis

Beantworte alle Fragen. Dann steht hier, wo das Problem vermutlich entsteht und welcher kleine Schritt zuerst hilft.

Annahmen und Grenzen

  • Der Check zeigt eine Richtung, er misst kein Risiko. Nimm die Antworten als Anlass für ein Gespräch im Team.
  • Nicht jedes Wissen lässt sich aufschreiben. Erfahrung und Urteil gibst du besser durch gemeinsames Arbeiten weiter.

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Woran du es merkst

Es gibt eine Person, die alles weiß.

  • Dieselbe Frage geht jede Woche an dieselbe Kollegin.
  • Nach einer Kündigung rekonstruiert ihr wochenlang, wie ein Kunde betreut wurde.
  • Entscheidungen aus Meetings stehen nirgends, also werden sie neu diskutiert.

Ursachen verstehen

Warum Wissen in Köpfen bleibt.

  1. 01

    Aufschreiben hat keinen Platz

    Woran du es merkst
    Alle wissen, dass es fehlt, aber im Alltag ist nie Zeit dafür.
    Warum es passiert
    Dokumentieren gilt als Zusatzarbeit, nicht als Teil der Arbeit.
    Was hilft
    Einen festen Termin pro Woche für einen Ablauf einplanen, nicht mehr.
    Grenze
    Ohne Zeit im Kalender bleibt jede Wissensinitiative ein Vorsatz.
  2. 02

    Wissen ist ein Status

    Woran du es merkst
    Wer viel weiß, wird gebraucht, und das fühlt sich sicher an.
    Warum es passiert
    Teilen wird nicht gesehen, unersetzlich sein schon.
    Was hilft
    Anerkennen, wenn jemand einen Ablauf so beschreibt, dass andere ihn ohne Rückfrage nutzen.
    Grenze
    Das ist eine Frage der Führung, kein Werkzeugproblem.
  3. 03

    Dokumente veralten

    Woran du es merkst
    Es gibt ein Handbuch, aber niemand verlässt sich darauf.
    Warum es passiert
    Dokumente haben keine verantwortliche Person und kein Prüfdatum.
    Was hilft
    Jedem wichtigen Dokument einen Verantwortlichen und ein Datum geben.
    Grenze
    Zu viele Dokumente pflegt niemand. Weniger, dafür aktuelle sind besser.
  4. 04

    Zu viele Ablageorte

    Woran du es merkst
    Protokolle liegen in Mails, Anleitungen in Ordnern, Notizen in persönlichen Apps.
    Warum es passiert
    Jeder legt dort ab, wo er gerade arbeitet.
    Was hilft
    Einen Ort für Abläufe und Entscheidungen festlegen und darauf verweisen.
    Grenze
    Alte Ablagen ziehen nicht von allein um. Verschieb nur, was noch gebraucht wird.

Lösungswege

Aufschreiben allein reicht nicht. Wiederfinden auch nicht.

Lösungswege gegen Wissenssilos im Vergleich
WegReicht, wennGrenze
Gemeinsames Dokument oder WikiIhr habt eine Handvoll Abläufe und jemanden, der sie pflegt.Veraltet ohne Verantwortliche und wird schnell unübersichtlich.
Übergabegespräche bei Urlaub und AbschiedWissen muss selten und gezielt übergeben werden.Kommt oft zu spät und hängt an der Erinnerung.
Bildschirmvideos von AbläufenAbläufe am Bildschirm sind schwer in Worte zu fassen.Schwer durchsuchbar und schnell veraltet.
Peak OneDokumente, Abläufe und Kurse sollen an einem Ort liegen und auffindbar sein.Schreiben müsst ihr selbst; alte Ablagen ziehen nicht von allein um.

Peak One in Aktion

Vom Kopf ins gemeinsame Wissen.

  1. AuslöserWer weiß, wie das geht?
  2. 01 · AblaufSignalProcess Radar in Peak SOP zeigt, welche Abläufe eine SOP brauchen.
  3. 02 · DokumentVerständnisDocument Library zeigt, welche Dokumente es gibt; Document Decisions, welche Entscheidungen darin stehen.
  4. 03 · SOPEntscheidungIm Process Builder beschreibt ihr den Ablauf so, dass andere ihn ausführen können.
  5. 04 · KursAktionIn Academy wird daraus ein Kurs mit Lernziel, damit neue Leute den Ablauf lernen.
Ergebnis: Was eine Person weiß, steht dort, wo alle es finden.

Die Ansichten dazu

Verfügbar in Peak One.

Die Apps dazu

Wissen, das bleibt.

Drei Schritte

Klein anfangen. Jede Woche ein Ablauf.

  1. 01 / 03

    Wissensinseln benennen

    Aufschreiben, welche Abläufe heute nur eine Person beherrscht. Das ist deine Liste.

  2. 02 / 03

    Einen Ablauf pro Woche aufschreiben

    Fünf Schritte, ein Zweck, woran man erkennt, dass es fertig ist. Mehr braucht es zunächst nicht.

  3. 03 / 03

    Von jemand anderem ausprobieren lassen

    Wer den Ablauf nicht kennt, führt ihn nach der Beschreibung aus. Jede Rückfrage verbessert den Text.

Häufige Fragen

Kurz beantwortet.

Wie bringe ich erfahrene Mitarbeitende dazu, Wissen aufzuschreiben?

Mach es klein: ein Ablauf pro Woche, fünf Schritte, und jemand anderes probiert ihn aus. Wer merkt, dass er seltener unterbrochen wird, schreibt eher weiter.

Was gehört in eine SOP?

Zweck, Auslöser, die Schritte in Reihenfolge, wer verantwortlich ist und woran man erkennt, dass der Ablauf fertig ist. Für den Anfang reicht das.

Was ist der Unterschied zu undokumentierten Prozessen?

Hier geht es darum, dass Wissen an Personen hängt. Bei undokumentierten Prozessen geht es um die Beschreibung der Abläufe selbst. Oft hängen beide zusammen.

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