समस्या · चूकी हुई डेडलाइन
तारीख़ साफ़ थी। फिर भी काम पूरा नहीं हुआ।
डेडलाइन शायद ही कभी एक झटके में चूकती हैं। वे इसलिए फिसलती हैं क्योंकि बहुत सारी तारीख़ें एक जैसी ज़रूरी लगती हैं और जो काम उन्हें खतरे में डालता है, वह बहुत देर से दिखता है।
डेडलाइन रिस्क चेक
पहले क्या? तीन तारीख़ें, दस नहीं।
उदाहरणों की जगह अपनी खुली तारीख़ें डालें। हर एक को 1 से 3 तक रेट करें: देरी होने पर क्या होगा, और डेडलाइन कितनी पास है?
सबसे पहले
- 1नए ग्राहक के लिए कोटेशन, गुरुवार तक
- 2ग्राहक से होम पेज की मंज़ूरी लें
- 3सोमवार के किक-ऑफ़ के लिए प्रेज़ेंटेशन
इसके बाद:
- बड़े ग्राहक के लिए टेस्ट डिलीवरी तैयार करें
- आंतरिक प्रक्रिया का विवरण अपडेट करें
- इनवॉइस का डेटा अकाउंटिंग को भेजें
क्रम: देरी के नतीजे × डेडलाइन कितनी पास है, बराबरी पर देरी के नतीजे मायने रखता है। 3 अंकों से कम: हटाएँ या सौंप दें।
मान्यताएँ और सीमाएँ
- क्रम आपकी अपनी रेटिंग से बनता है। उसे टास्क के बीच की निर्भरताओं के बारे में कुछ नहीं पता।
- कम रेटिंग वाली तारीख़ बेकार नहीं है। बस उसे सबसे पहले आपका समय नहीं चाहिए।
आपकी जानकारी इसी ब्राउज़र में रहती है। कुछ भी सेव या भेजा नहीं जाता।
आपको कैसे पता चलता है
तय तारीख पर समय कम पड़ने लगता है।
- हर डेडलाइन से पहले के आख़िरी दो दिन ओवरटाइम और ग्राहक को भेजे संदेशों में निकलते हैं।
- एक टास्क हफ़्तों से पता था, फिर भी किसी ने उसे शुरू नहीं किया।
- डेडलाइन आगे बढ़ा दी जाती हैं, लेकिन ग्राहक को कौन बताएगा, यह तय नहीं है।
कारण समझें
डेडलाइन क्यों चूकती हैं, जबकि सब उन्हें जानते हैं।
- 01
बहुत आशावादी अनुमान
- आपको कैसे पता चलता है
- लगभग हर टास्क प्लान से ज़्यादा समय लेता है।
- ऐसा क्यों होता है
- अनुमान बिना रुकावट के समय को मानकर चलते हैं, जो रोज़मर्रा में होता ही नहीं।
- क्या मदद करता है
- सोच-समझकर बफ़र रखें और काम पूरा होने के बाद अनुमान की असल अवधि से तुलना करें।
- सीमा
- बफ़र तभी मदद करता है जब उसे तुरंत नए काम से न भर दिया जाए।
- 02
सिर्फ़ आख़िरी तारीख़ पता है
- आपको कैसे पता चलता है
- आख़िरी समय तक सब कुछ प्लान के मुताबिक़ लगता है।
- ऐसा क्यों होता है
- अंतरिम तारीख़ों के बिना ऐसा कोई पल नहीं आता जब देरी जल्दी पकड़ में आए।
- क्या मदद करता है
- हर बड़ी डेडलाइन को दो या तीन अंतरिम नतीजों में बाँटें, हर एक की अपनी तारीख़ के साथ।
- सीमा
- बहुत सारी अंतरिम तारीख़ें प्रगति की जगह प्रशासनिक काम बढ़ाती हैं।
- 03
सब कुछ एक जैसा अर्जेंट है
- आपको कैसे पता चलता है
- टीम सबसे ज़ोरदार मुद्दे पर काम करती है, सबसे जोखिम भरे पर नहीं।
- ऐसा क्यों होता है
- कोई साझा नियम नहीं है कि किस डेडलाइन को प्राथमिकता मिले।
- क्या मदद करता है
- खुली तारीख़ों को नियमित रूप से नतीजों और नज़दीकी के हिसाब से छाँटें, जैसे ऊपर के चेक में।
- सीमा
- क्रम तय करना इस फ़ैसले की जगह नहीं लेता कि क्या हटाया या टाला जाए।
- 04
दूसरों का इंतज़ार
- आपको कैसे पता चलता है
- आपका अपना काम पूरा है, लेकिन मंज़ूरी या दूसरों से आने वाली चीज़ें बाकी हैं।
- ऐसा क्यों होता है
- ग्राहकों या सहकर्मियों पर निर्भरता किसी प्लान में दर्ज नहीं होती।
- क्या मदद करता है
- इंतज़ार को तारीख़ और ज़िम्मेदार व्यक्ति के साथ अलग टास्क के रूप में दर्ज करें।
- सीमा
- दूसरों की समय की पाबंदी पर आपका असर सीमित है; फिर भी जल्दी फ़ॉलो-अप करना मदद करता है।
समाधान के रास्ते
डेडलाइन निभाएँ। उस टूल के साथ, जो काफ़ी हो।
| रास्ता | काफ़ी है, अगर | सीमा |
|---|---|---|
| टीम में हर हफ़्ते डेडलाइन की समीक्षा | कुछ प्रोजेक्ट, एक छोटी टीम और हर हफ़्ते एक तय मीटिंग। | दो राउंड के बीच जो फिसलता है, वह अगले राउंड में ही पता चलता है। |
| अंतरिम तारीख़ों वाला कैलेंडर | आप अकेले काम करते हैं और आपकी डेडलाइन कुछ ही लोगों पर निर्भर हैं। | तारीख़ें दिखाता है, लेकिन यह नहीं कि उस पर कौन काम कर रहा है और काम कितना आगे है। |
| ड्यू डेट वाली टास्क लिस्ट | हर टास्क का एक ज़िम्मेदार व्यक्ति और एक तारीख़ है। | वर्कलोड देखे बिना बहुत सारी डेडलाइन एक ही व्यक्ति पर आ जाती हैं। |
| Peak One | आप डेडलाइन, वादे और वर्कलोड एक ही टास्क पर देखना चाहते हैं। | अनुमान आपके ही रहते हैं; Peak One जोखिम दिखाता है, लेकिन खुद उन्हें रोकता नहीं। |
Peak One काम करते हुए
डेडलाइन चूकने से पहले, बाद में नहीं।
- ट्रिगरइस हफ़्ते कौन-सी डेडलाइन खतरे में है?
- 01 · वादासंकेतPeak Accountability में Commitments Today दिखाता है कि आज कौन-से वादे ड्यू हैं या खतरे में हैं।
- 02 · टास्कसमझUpcoming Tasks दिखाता है कि अगले कुछ दिनों में क्या आने वाला है, और Project Board दिखाता है कि हर टास्क कहाँ है।
- 03 · व्यक्तिफ़ैसलाTeam Capacity दिखाता है कि काम दोबारा बाँटने या डेडलाइन पर फिर से बात करने से पहले किसके पास अभी जगह है।
- 04 · टास्कएक्शनखतरे वाले टास्क को Peak Board में नया ज़िम्मेदार या नई ड्यू डेट मिलती है।
इसके लिए ऐप्स
Peak One में दिखती डेडलाइन।
तीन कदम
अगली डेडलाइन बचाएँ।
- 01 / 03
सारी डेडलाइन एक लिस्ट में
अगले दो हफ़्तों की हर खुली डेडलाइन लिखें, वे भी जो सिर्फ़ आपके दिमाग़ में हैं।
- 02 / 03
पहले तीन
देरी के नतीजों और डेडलाइन की नज़दीकी के हिसाब से छाँटें और सबसे ऊपर के तीन पहले पूरे करें।
- 03 / 03
जल्दी बता दें
अगर कोई डेडलाइन निभाई नहीं जा सकती, तो ग्राहक को अभी नई तारीख़ के साथ बताएँ, तय तारीख़ पर नहीं।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
संक्षेप में उत्तर।
डेडलाइन के लिए मुझे कितना बफ़र रखना चाहिए?
इसके लिए कोई तय संख्या नहीं है। अपने पिछले पूरे हुए टास्क में अनुमान और असल अवधि की तुलना करें। यही अंतर आपका वास्तविक बफ़र है।
अगर सारी डेडलाइन एक जैसी ज़रूरी हों तो मैं क्या करूँ?
तब कमी किसी टूल की नहीं, एक फ़ैसले की है। पूछें कि कौन-सी डेडलाइन चूकने पर सबसे ज़्यादा नुकसान होगा, और संबंधित लोगों के साथ तय करें कि कौन-सी आगे बढ़ाई जा सकती है।
क्या Peak One मुझे डेडलाइन याद दिलाता है?
Peak One ड्यू और खतरे वाले वादे और अगले कुछ दिनों के आने वाले टास्क दिखाता है। कौन-कौन से नोटिफ़िकेशन हैं, यह आप ऐप में देख सकते हैं।
और खोजें
इसमें क्या शामिल है।
- फ़ंक्शनटास्क और प्रोजेक्टप्रोजेक्ट Board के रूप में, टास्क दिन की योजना में, हर प्रोजेक्ट के लिए एक चैट।देखें
- फ़ंक्शनफ़ोकसNext 3, दिन की योजना और ऊर्जा प्रोफ़ाइल: कम शुरू करें, ज़्यादा पूरा करें।देखें
- सॉफ़्टवेयर श्रेणीप्रोजेक्ट प्रबंधन सॉफ़्टवेयरहर प्रोजेक्ट टास्क के साथ व्यक्ति, तारीख़ और दिखती स्थिति।देखें
- उपयोग मामलासाप्ताहिक योजनाहर सप्ताह तीन प्राथमिकताएँ, दिन में प्लान की गईं, लक्ष्य से निकली हुईं।देखें
- समस्याबस आग बुझानारोज़ का काम आग बुझाने में जाता है, ज़रूरी काम पड़ा रहता है।देखें
- समस्यानियंत्रण से बाहर प्रोजेक्टहर प्रोजेक्ट किसी तरह चलता है, पर कोई नहीं बता सकता कि वह असल में कहाँ है।देखें
✦ एक Peak सिद्धांत
कम शुरू करें। ज़्यादा काम पूरा करें।
फ़ोकस एक निर्णय है
और समस्याएँ
बढ़ते बिज़नेस की आम रुकावटें, हर एक के साथ तुरंत आज़माने का एक टूल, उसकी वजहें और वह रास्ता जो Peak One इसके लिए देता है।
इसे एक बार हल करें। बाकी पीछे आता है।
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