Lezione 4: Valutare l'automazione.

«Automatizzare la nostra preparazione delle offerte» non è un compito, ma un'area. Un compito ha un inizio definito (input), una fine definita (output) e pochi passaggi in mezzo. «Generare dal modulo di fabbisogno compilato una bozza d'offerta con le voci del listino» è un compito.

Delimitalo con quattro domande: cosa entra? Cosa esce? Quali passaggi ci sono in mezzo? Quali richiedono discrezionalità? I passaggi discrezionali restano alla persona, almeno al primo tentativo.

Il beneficio lordo è il tempo liberato moltiplicato per un valore orario figurativo. Da questo si sottraggono i costi operativi ricorrenti: licenze, manutenzione, tempo di verifica delle persone, rilavorazione degli errori. Ciò che resta è il beneficio netto. La configurazione una tantum si ammortizza con questo beneficio netto, se è positivo.

Un'azienda commerciale gestisce a mano 100 conferme d'ordine al mese; ognuna richiede 20 minuti. Dopo un'automazione con verifica umana, ognuna richiederebbe ancora 5 minuti. Il valore orario figurativo è di 50 €, i costi operativi mensili di 100 €, la configurazione una tantum di 2.300 €.

Calcolo: (20 − 5) minuti × 100 casi = 1.500 minuti = 25 ore di capacità al mese. Beneficio lordo figurativo 25 × 50 € = 1.250 €. Beneficio netto 1.250 € − 100 € = 1.150 € al mese. Ammortamento 2.300 € ÷ 1.150 € = 2 mesi. Fin qui sembra tutto bene. Poi la domanda sulle eccezioni: se 30 delle 100 conferme contengono condizioni speciali che l'agente non gestisce correttamente, e ognuna costa 15 minuti di rilavorazione, spariscono di nuovo 7,5 ore del beneficio. Il calcolo resta positivo, ma solo se hai contato le eccezioni prima.

Prima di ogni decisione conta un campione di 20–30 casi reali e classificali: caso normale (la regola si applica senza adattamenti), eccezione (la regola si applica con adattamenti), caso speciale (la regola non si applica). Si automatizza il caso normale. L'eccezione riceve una verifica. Il caso speciale resta manuale e non entra nel calcolo del beneficio.

1. 01Scegli un compito ricorrente e descrivi input, output e passaggi in cinque righe.
2. 02Conta il volume mensile e misura (non stimare) i minuti per caso su tre esempi.
3. 03Classifica 20 casi in normali, eccezioni e casi speciali.
4. 04Stima i minuti dopo l'automazione, i costi operativi e l'impegno di configurazione. Calcola con il calcolatore di automazione il beneficio netto e l'ammortamento.
5. 05Calcola una volta senza e una volta con la rilavorazione delle eccezioni.

• →Il tuo beneficio netto è positivo anche con la rilavorazione delle eccezioni? Se no, il compito non è ancora maturo, oppure è delimitato male.
• →Hai chiamato il valore orario «figurativo»? È un'ipotesi, non una registrazione contabile.
• →C'è una persona che si occupa della verifica, e hai contato il suo tempo?

L'ultima lezione chiude il cerchio: come misuri se un cambiamento ha davvero funzionato, senza convincerti di una causalità?