Les 4: automatisering toetsen.

“Onze offertes automatiseren” is geen taak, maar een gebied. Een taak heeft een duidelijk begin (input), een duidelijk einde (output) en weinig stappen daartussen. “Uit het ingevulde behoefteformulier een conceptofferte met posten uit de prijslijst genereren” is een taak.

Baken het af met vier vragen: wat komt erin? Wat gaat eruit? Welke stappen liggen daartussen? Welke daarvan vragen om een eigen oordeel? Stappen die een oordeel vragen blijven bij een mens – in elk geval bij de eerste poging.

Het brutovoordeel is de vrijgekomen tijd vermenigvuldigd met een calculatorisch uurtarief. Daarvan gaan de doorlopende bedrijfskosten af: licenties, onderhoud, controletijd van mensen, herstelwerk bij fouten. Wat overblijft, is het nettovoordeel. De eenmalige opbouw wordt met dit nettovoordeel terugverdiend – als het positief is.

Een handelsbedrijf verwerkt 100 orderbevestigingen per maand handmatig; elke bevestiging kost 20 minuten. Na een automatisering met menselijke controle zou elke bevestiging nog 5 minuten kosten. De calculatorische uurwaarde ligt op €50, de maandelijkse operationele kosten op €100, de eenmalige opbouw op €2.300.

Rekensom: (20 − 5) minuten × 100 handelingen = 1.500 minuten = 25 uur capaciteit per maand. Calculatorisch bruto voordeel 25 × €50 = €1.250. Netto voordeel €1.250 − €100 = €1.150 per maand. Terugverdientijd €2.300 ÷ €1.150 = 2 maanden. Tot zover ziet het er goed uit. Dan de vraag naar de uitzonderingen: als 30 van de 100 bevestigingen speciale voorwaarden bevatten die de agent niet goed verwerkt, en elk daarvan 15 minuten herstelwerk kost, verdwijnt 7,5 uur van het voordeel weer. De rekensom blijft positief – maar alleen als je de uitzonderingen vooraf hebt geteld.

Tel vóór elke beslissing een steekproef van 20 tot 30 echte gevallen uit en deel ze in: standaardgeval (regel werkt zonder aanpassing), uitzondering (regel werkt met aanpassing), bijzonder geval (regel werkt niet). Het standaardgeval wordt geautomatiseerd. De uitzondering krijgt een controle. Het bijzondere geval blijft handmatig – en wordt niet meegerekend in het voordeel.

1. 01Kies een terugkerende taak en beschrijf invoer, uitvoer en stappen in vijf regels.
2. 02Tel het volume per maand en meet (niet schatten) de minuten per handeling aan de hand van drie voorbeelden.
3. 03Sorteer 20 gevallen in normale gevallen, uitzonderingen en bijzondere gevallen.
4. 04Schat de minuten na automatisering, de bedrijfskosten en de opbouwinspanning. Bereken met de automatiseringscalculator het nettovoordeel en de terugverdientijd.
5. 05Reken het een keer door zonder en een keer met herstelwerk voor uitzonderingen.

• →Is je nettovoordeel ook met het nawerk voor uitzonderingen positief? Zo niet, dan is de taak nog niet rijp – of verkeerd afgebakend.
• →Heb je de uurwaarde “calculatorisch” genoemd? Het is een aanname, geen boeking.
• →Is er iemand die de controle op zich neemt, en heb je diens tijd meegerekend?

De laatste les maakt de cirkel rond: hoe meet je of een verandering echt effect heeft gehad – zonder jezelf causaliteit wijs te maken?