Informatie wordt gekopieerd
E-mail, CRM en archief bevatten dezelfde gegevens in verschillende versies.
AI-automatisering · Peak Atlas
Je team zou klanten moeten helpen. Niet drie keer dezelfde gegevens overzetten.
We ontwikkelen automatiseringen voor terugkerende processen in sales en operations. Een afgebakende pilot laat zien of je team na controle, nawerk en beheer echt tijd wint.
- Eerst de bestaande systemen controleren.
- Een concreet proces meetbaar verbeteren.
Neem een terugkerende taak mee. In het kennismakingsgesprek verhelderen we inspanning, beschikbare data en een zinvolle volgende stap.
Procesinventarisatie · Pilot met controlepunten · gedocumenteerde overdracht
Het werk tussen de systemen
De software is er. Je team doet de overdrachten toch zelf.
Aanvragen lezen, informatie overzetten, verantwoordelijken zoeken, notities bijwerken: veel losse handelingen vormen samen een terugkerende inspanning.
Taken wachten op toewijzing
Iemand moet eerst beslissen wie verantwoordelijk is en welke informatie er ontbreekt.
Concepten hebben altijd hetzelfde begin nodig
Medewerkers verzamelen herhaaldelijk dezelfde gegevens voordat het eigenlijke werk begint.
We zoeken de duidelijk af te bakenen stap waarvan de verbetering in de praktijk merkbaar en controleerbaar is.
Een proces in plaats van een abstracte AI-belofte
Een aanvraag wordt een toetsbare volgende stap.
Ontbreekt een belangrijk gegeven of is het geval onduidelijk, dan gaat het met een opmerking naar de verantwoordelijke. Het proces moet ook met de lastige invoer overweg kunnen.
Illustratief pilotvoorbeeld · geen klantgegevens en geen geclaimde tijdsbesparing
Vooraf
- Iemand leest de aanvraag en zoekt informatie bij elkaar.
- Ze wijst de vraag toe en zet de gegevens over naar het CRM.
- Ze maakt een taak aan en bereidt een antwoord voor.
In de pilot
- De automatisering structureert bestaande gegevens en stelt een toewijzing voor.
- Ontbrekende of tegenstrijdige informatie wordt gemarkeerd.
- Een mens controleert het concept en geeft opslaan of verzenden vrij.
Of het bij jou loont, meten we inclusief de menselijke controle en het nodige herstelwerk.
Zo toetsen we het nut
Eerst één proces bewijzen. Dan over de uitrol beslissen.
We beginnen met proces en data. Daarna kiezen we de juiste combinatie van regels, koppelingen en AI.
- 01
Uitgangssituatie meten
Frequentie, verwerkingstijd en typische fouten van het huidige proces vastleggen.
- 02
Pilot afbakenen
Invoer, verwachte uitvoer, rechten en goedkeuringspunten vastleggen.
- 03
Randgevallen testen
Onvolledige gegevens, tegenstrijdigheden en uitzonderingen controleren en de resultaten documenteren.
- 04
Over de werking beslissen
Nut, resterend werk, lopende kosten en verantwoordelijkheden samen beoordelen.
Beoordeling: tijd per geval inclusief controle, fouten en nawerk, plus kosten voor gebruik en onderhoud. Pas het totaalbeeld laat de ontlasting zien.
Wat je concreet krijgt
Een bruikbaar proces vraagt meer dan één werkend demomoment.
Andere mogelijke toepassingen zijn gestructureerde CRM-notities, interne kennisopvraging met bronnen en het vooraf controleren van documenten. We kiezen op basis van de taak en de beschikbare data.
Procesinventarisatie en selectie
Gedocumenteerd proces en een onderbouwde beoordeling van geschikte use cases.
Pilot en testprotocol
Een afgebakende use case met gedefinieerde in- en uitvoer, controlepunten en resultaten uit edge-casetests.
Overdracht en beheerconcept
Verantwoordelijkheden, foutafhandeling, onderhoud en een navolgbare beslissing over het reguliere gebruik.
- 01
Plaatsen
De taak en de bestaande inspanning samen begrijpen.
- 02
Afspreken
Pilotomvang, toegangsrechten, kosten en controlecriteria vastleggen.
- 03
Overdragen
Resultaten beoordelen en ingebruikname of aanpassing afspreken.
Wanneer automatisering zinvol wordt
De taak herhaalt zich. Een goed resultaat is te beschrijven.
- Een proces komt regelmatig terug en kost je team merkbaar tijd.
- De benodigde informatie is beschikbaar of kan worden geordend.
- Een verantwoordelijke kan resultaten controleren en de pilot begeleiden.
Als het proces zelf steeds onduidelijk is of niemand een goed resultaat kan beschrijven, ordenen we eerst het proces. Anders is ook de automatisering moeilijk te controleren.
Bij de beschreven pilotvoorbeelden blijft de goedkeuring bij een mens. Welke routine later automatisch mag draaien, wordt bepaald aan de hand van doel, rechten en foutrisico.
Data en overdrachten ordenen: CRM-optimalisatie
Bekend van
Vóór je beslissing
Wat je team vóór een pilot moet weten.
Moeten we nieuwe systemen aanschaffen?
We kijken eerst naar het CRM, de e-mail en de opslag die er al zijn. Extra tools stellen we alleen voor als de concrete use case daar echt om vraagt.
Wat kost een pilot?
Dat hangt af van het proces, de koppelingen, de beschikbare data en de testomvang. We bakenen de omvang vooraf af en maken onderscheid tussen opbouwkosten en latere kosten voor gebruik en onderhoud.
Welke data hebben jullie nodig?
Alleen de gegevens die nodig zijn voor het afgesproken proces. Doel, toegang, verwerking en verantwoordelijkheden worden vóór de uitvoering met je besproken en gedocumenteerd.
Wat gebeurt er bij fouten of ontbrekende informatie?
In de pilot definiëren we herkenbare uitzonderingen, controle-aanwijzingen en de overdracht aan een verantwoordelijke persoon. De tests laten zien waar het proces betrouwbaar is en waar extra borging nodig is.
Kan de AI zelf berichten versturen?
In de beschreven pilot wordt een concept vóór verzending door een mens gecontroleerd. Of een afgebakende routinezaak later automatisch mag starten, bepalen we op basis van doel, rechten, foutrisico en vastgelegde goedkeuringsregels.
Wie onderhoudt de automatisering?
Dat leggen we vast voordat het reguliere gebruik begint. We bespreken welke taken je team overneemt en of doorlopende begeleiding door ons bij de afgesproken omvang hoort.
Wat als de pilot niet loont?
Dan documenteren we het resultaat en beslissen we over bijsturen of stoppen. Een pilot is bedoeld om precies die beslissing mogelijk te maken voordat je investeert in een brede uitrol.
Jouw volgende stap
Welke taak zou je je team graag uit handen nemen?
Beschrijf ons een proces dat elke week terugkomt. We zoeken uit waar de inspanning ontstaat, welke gegevens er zijn en of er een zinvolle pilot van kan worden gemaakt.
- Welke taak, en hoe vaak?
- Welke systemen en informatie zijn erbij betrokken?
- Waaraan zou je echte ontlasting herkennen?
Voor het kennismakingsgesprek zijn een beschrijving en een geanonimiseerd voorbeeld genoeg. Vertrouwelijke klantgegevens zijn daarvoor niet nodig.
