Dubbele records en dode contacten
Hetzelfde contact bestaat drie keer, met drie verschillende standen. Welke klopt, weet alleen degene die het heeft aangemaakt.
CRM-optimalisatie · Peak Atlas
Je CRM moet de volgende stap laten zien.
We ordenen pipeline, data en verantwoordelijkheden zo dat opgeslagen contacten bewerkbare kansen worden.
Shop laten analyseren
We werken met het CRM dat je al hebt.
Symptomen
Het CRM zit vol. En toch weet niemand wat er moet gebeuren.
Een CRM dat alleen opslaat, kost tijd en levert weinig op. De typische signalen ken je waarschijnlijk.
Onduidelijke fasen
“Gekwalificeerd” betekent voor iedereen in het team iets anders. De forecast rekent met fases die niemand hetzelfde begrijpt.
Open deals zonder volgende afspraak
Kansen staan met bedrag en waarschijnlijkheid in het systeem – maar zonder datum, zonder taak, zonder verantwoordelijke.
Rapporten die niemand leest
Dashboards tonen cijfers waar geen beslissing uit volgt. Het team houdt velden bij waarvan het het doel niet kent.
Een CRM is leidend als er bij elke deal een antwoord is op één vraag: wat gebeurt er als volgende, en wie doet het?
Audit
We controleren vier dingen voordat we iets veranderen.
Velden
Welke velden zijn er, welke worden echt bijgehouden, welke heeft niemand nodig? Elk verplicht veld moet een beslissing mogelijk maken.
Fasen
Zijn de pipelinefases gekoppeld aan toetsbare criteria – of aan gevoel? We bepalen wat vervuld moet zijn voordat een deal doorschuift.
Rechten
Wie mag wat wijzigen, zien, verwijderen? Te ruime rechten veroorzaken chaos, te krappe leiden tot schaduwlijsten in spreadsheets.
Automatiseringen en rapporten
Welke herinneringen, meldingen en analyses lopen er nu – en welke daarvan leiden echt tot actie?
Minimale gegevens
Wat elke deal minimaal nodig heeft.
Niet meer velden, maar de juiste. Een deal is werkbaar als deze gegevens er zijn – al het andere is bijzaak.
| Veld | Waarom het telt | Verplicht vanaf |
|---|---|---|
| Fase met vervuld criterium | Zonder criterium is een fase een mening | Aanmaak |
| Bedrag of bedragbereik | Basis voor prioritering en forecast | Kwalificatie |
| Beslisser en rol | Laat zien of we met de juiste persoon praten | Kwalificatie |
| Laatste contact | Maakt hiaten in contact zichtbaar | Aanmaak, automatisch |
| Volgende stap met datum | Zet een item om in een taak | Aanmaak |
| Verantwoordelijke | Zonder verantwoordelijkheid geen follow-up | Aanmaak |
Voor / na
Dezelfde deal – één keer opgeslagen, één keer bewerkbaar.
Geen voorbeelddata, maar de veldstructuur: links wat een typische invoer oplevert, rechts welke velden na de audit voor dezelfde kans worden bijgehouden.
Veldstructuur · zonder klantgegevens
Vooraf: invoer
- Fase
- Vrije tekst, zonder criterium
- Bedrag
- vaak leeg
- Contact
- Naam, rol onduidelijk
- Laatste contact
- handmatig bijgehouden of onbekend
- Volgende stap
- niet vastgelegd
- Verantwoordelijk
- niet benoemd
- Notitie
- Vrije tekst zonder gevolg
Erna: kans
- Fase
- met instapcriterium per fase
- Bedrag
- Bandbreedte of waarde, verplicht veld vanaf kwalificatie
- Beslisser
- Persoon, rol en besluitvormingsroute
- Laatste contact
- automatisch uit e-mail en agenda
- Volgende stap
- Taak met datum, verplicht veld
- Verantwoordelijk
- benoemd teamlid
- Opvolging
- automatisch, als een afspraak zonder resultaat verstrijkt
Het verschil zit niet in meer data, maar in data waar een handeling uit volgt.
Aanpak
Van audit tot geleefd systeem.
- 01
Audit
Velden, fasen, rechten, automations en rapporten – bevindingen met duidelijke aanbevelingen.
- 02
Streefbeeld
Minimale gegevens, fasecriteria, opvolgmomenten, overdrachten tussen marketing, sales en delivery, zinvolle rapporten.
- 03
Verbouwing
Aanpassing in het bestaande systeem. Datamigratie alleen waar die echt nodig is – niet als doel op zich.
- 04
Introductie
Korte, concrete training aan de hand van echte deals. Het team begrijpt waarom elk veld bestaat.
- 05
Operations
Regelmatige controle van volledigheid en leeftijd per fase. Aanpassingen als het bedrijf verandert.
We kijken eerst wat je bestaande systeem kan en richten het daar in waar het de processen van je team kan weergeven.
Meting
Drie grootheden laten zien of het CRM leidend is.
01
Volledigheid
Aandeel openstaande deals waarbij alle minimale gegevens zijn bijgehouden.
02
Stage-aging
Hoe lang deals in een fase staan – en hoeveel de afgesproken maximale duur overschrijden.
03
Betrouwbaarheid van follow-up
Apart weergegeven: hoeveel volgende stappen zijn op tijd afgerond, en hoeveel staan op de peildatum open terwijl ze al moesten gebeuren? Met reden opnieuw afgesproken data registreren we als aparte categorie – die tellen niet als afgerond.
Op te leveren resultaten
Wat je concreet krijgt.
Auditrapport
Bevindingen over velden, fasen, rechten, automatiseringen en rapporten met geprioriteerde aanbevelingen.
Streefbeeld en fasecriteria
Schriftelijke definitie van de pipelinefasen, minimale gegevens en overdrachten.
Gerealiseerde configuratie
Aangepaste velden, fasen, herinneringen en rechten in het bestaande systeem.
Rapporten met een doel
Een paar analyses die elk een beslissing voorbereiden – in plaats van veel dashboards.
Invoering in het team
Training aan de hand van echte deals en een korte schriftelijke werkregel voor de dagelijkse praktijk.
Veelgestelde vragen
Helder beantwoord.
Moeten we onze gegevens migreren?
Alleen als het nodig is. We bekijken eerst of het bestaande systeem kan blijven en de bestaande gegevens kunnen worden opgeschoond en gestructureerd. Een migratie overwegen we pas als het bestaande CRM de benodigde fasen, velden of automatiseringen niet kan weergeven – en ook dan met een duidelijke omvang.
Werken jullie met ons CRM?
Noem ons in het kennismakingsgesprek je CRM, de gewenste processen en de bestaande koppelingen. We bekijken wat daarin zinvol te realiseren is en welke aanpassingen daarvoor nodig zijn.
Hoe zorgen jullie ervoor dat het team meegaat?
Door elk veld een herkenbaar doel te geven en ervoor te zorgen dat het bijhouden in de praktijk tijd bespaart in plaats van kost. We trainen op echte deals, niet op slides, en we schrappen velden die niemand nodig heeft. Acceptatie ontstaat als het CRM het team helpt, en niet dient als controlemiddel.
Hoe lang duurt een CRM-optimalisatie?
Dat hangt af van systeemomvang, datakwaliteit en teamgrootte. Na de audit kunnen we dat realistisch inschatten. De omvang leggen we vast in het kennismakingsgesprek.
Hoe zit het met automatiseringen?
Opvolgmomenten, meldingen bij overschreden fasetijd en overdrachten tussen teams richten we in zodra de basisstructuur staat. Verdergaande automatisering – zoals het uitwerken van notities – maakt deel uit van onze AI-automatisering.
