Leerdoel
Na deze les kun je toetsbare fasecriteria formuleren en elke deal zo beschrijven dat duidelijk is wat er als volgende gebeurt, wie het doet en wanneer. Een pipeline waarin deze vier gegevens kloppen, kun je in 30 minuten per week sturen. Een pipeline waarin ze ontbreken, kun je helemaal niet sturen – alleen bespreken.
Fasecriteria in plaats van onderbuikgevoel
De fase van een deal zegt hoe ver de klant is – niet hoe optimistisch sales is. Daarom heeft elke fase een criterium nodig waaraan de klant heeft voldaan: een bevestiging, een toezegging, een afspraak. “Ik heb er een goed gevoel over” is geen criterium. “De beslisser heeft het budgetkader genoemd” is er wel een.
Een criterium is controleerbaar als een derde in het CRM kan nalezen of eraan is voldaan. Kun je het niet opschrijven, dan zit de deal niet in deze fase.
De vier gegevens per deal
- Fase
- Met vervuld criterium – zie hierboven.
- Volgende stap
- Een werkwoord en een resultaat: “Offerte met mevrouw Weber bespreken”, niet “opvolgen”. De stap beschrijft wat de klant daarna weet of heeft besloten.
- Verantwoordelijk
- Precies één naam. Twee namen betekent: niemand.
- Datum
- Een kalenderdag. “Deze week” is geen datum. Ligt de datum in het verleden, dan is de deal aan de beurt in de volgende review.
Een voorbeelddeal – voor en na
| Veld | Vooraf | Erna |
|---|---|---|
| Fase | Offerte (sinds 6 weken) | Behoefte verhelderd – criterium “offerte” werd nooit gehaald: de offerte is verstuurd, maar nooit besproken |
| Waarde | “ca. 20–40k” | €24.000 netto (schatting, vastgelegd) |
| Volgende stap | “Opvolgen” | Offerte bespreken met de heer Aydin (beslisser) en bezwaren noteren |
| Verantwoordelijk | Sales | M. Roth |
| Datum | leeg | do 14e van de maand, 10:00 |
| Laatste reactie van de klant | leeg | 41 dagen geleden (ontvangstbevestiging) |
Na de correctie is de deal niet verder, maar eerlijker. Hij staat een fase eerder, maar heeft voor het eerst een stap die hem echt vooruit kan helpen. En de laatste reactie van de klant, 41 dagen geleden, is nu zichtbaar – dat hoort in de review, niet in de forecast.
Oefening
- 01Schrijf voor je fasemodel per fase één criterium op waaraan de klant moet hebben voldaan.
- 02Open vijf openstaande deals. Controleer per deal: is het criterium van de huidige fase onderbouwd? Zo niet, zet de fase dan terug.
- 03Vul per deal de volgende stap (werkwoord + resultaat), verantwoordelijke en datum aan.
- 04Noteer per deal de datum van de laatste reactie van de klant. Markeer alles boven 14 dagen.
Reflectiehulp
- Hoeveel van de vijf deals stonden een fase te ver vooruit? Dat is je optimismefactor – en die vertekent elke forecast.
- Hoeveel hadden een datum in het verleden of helemaal geen? Die deals werden niet beheerd, maar opgeslagen.
- Bevatte een volgende stap het woord “opvolgen”, “melden” of “volhouden”? Dan ontbreekt het resultaat van de stap.
De volgende les wisselt van onderwerp: hoe toets je of een handmatige taak geautomatiseerd moet worden – en wat dat na operationele kosten werkelijk oplevert?
