Leerdoel
Na deze les kun je elke openstaande taak aan een van vier fasen toewijzen, de volgorde met vier correcties aanpassen en daaruit een weeklijst afleiden die begint met de taken die het dichtst bij je volgende betaling staan – zonder de acquisitie te verwaarlozen.
De vier fases
Tussen een taak en het geld op de rekening zitten wisselend veel stappen. Het model ordent taken naar deze stappen – van achter naar voren:
- Ophalen
- Het geld is verdiend, maar niet binnen: openstaande facturen, factureerbare prestaties, onduidelijke betaalroutes. Eén stap tot de betaling binnen is.
- Afronden
- De klant is er, de beslissing ontbreekt: openstaande offertes, geïnteresseerde contacten zonder volgende stap. Twee tot drie stappen.
- Uitbouwen
- De klant kent je, de behoefte is nog niet besproken: bestaande klanten, verlengingen, reactiveringen. Meerdere stappen, maar met een voorsprong in vertrouwen.
- Winnen
- Nog niemand kent je: vraag opbouwen, aanvragen beantwoorden en kwalificeren. De meeste stappen – en het langste effect.
De volgorde is niet “Winnen is onbelangrijk”. Ze is: als je vandaag een uur hebt, levert dat bij het innen het snelst geld op. Winnen heeft zijn vaste tijd nodig – maar het verdringt het innen niet alleen omdat het spannender is.
Vier correcties
De fase is de eerste sorteersleutel. Vier correcties kunnen een taak naar voren of naar achteren schuiven:
- Tijdvenster: vervalt de taak? Een verlenging die volgende week afloopt, gaat vóór een factuur die volgende maand vervalt.
- Bedrag: bij dezelfde fase het grotere bedrag eerst – als het realistisch is.
- Kans: hoe waarschijnlijk is het resultaat? Een offerte met een actieve klant gaat vóór een offerte die al weken stil is.
- Inspanning: een taak die tien minuten kost, kan voorrang krijgen op een taak die een dag voorbereiding vraagt.
Een voorbeeld
Een bureau-eigenaar heeft op maandag zes openstaande punten: (a) een achterstallige factuur van €3.200, (b) een offerte van €18.000 die al vijf weken onbeantwoord is, (c) een onderhoudscontract van €6.000 per jaar dat over negen dagen afloopt, (d) een bestaande klant die om een gesprek over volgend jaar heeft gevraagd, (e) drie nieuwe aanvragen van gisteren en (f) het idee voor een LinkedIn-serie.
Per fase: a (Innen), b (Afsluiten), c en d (Uitbouwen), e en f (Winnen). Na bijsturing: c schuift door het tijdvak naar de eerste plaats, a volgt (kort telefoontje, weinig inspanning), e gaat vóór b, omdat nieuwe aanvragen met elke dag wachten aan kans verliezen, terwijl b na vijf weken stilte weinig kans heeft – b krijgt een duidelijke beslisvraag, maar geen hele ochtend. d wordt ingepland. f krijgt zijn vaste weektijd op donderdagmiddag en wordt niet geschrapt.
Oefening
- 01Zet tien openstaande taken op een rij die met omzet of geld te maken hebben.
- 02Wijs elke taak toe aan een fase: innen, afsluiten, uitbouwen, winnen.
- 03Noteer bij elke taak tijdvenster, bedrag, kans (hoog/middel/laag) en inspanning (minuten/uren/dagen).
- 04Sorteer op fase en corrigeer daarna. Schrijf de nieuwe volgorde op.
- 05Plan de eerste vijf in de week in – met dag en tijdstip. Reserveer daarnaast een vaste tijd voor winnen.
Reflectiehulp
- Staat er in je lijst een taak uit “Binnenhalen” achter een uit “Winnen”? Controleer dan of een correctie dat rechtvaardigt – of dat alleen de aantrekkelijkheid heeft beslist.
- Heeft elke taak een bedrag? Als je dat niet kent, kun je haar niet prioriteren.
- Is je Winnen-tijd geblokt in je agenda? Zo niet, dan is die over twee weken verdwenen.
De volgende les laat zien hoe je de fase “Afsluiten” stuurbaar maakt: met fasecriteria, een volgende stap, een verantwoordelijke en een datum.
