Waar het om gaat
Sales Management is geen titel, maar een besturingssysteem: een handvol gegevens die altijd bijgehouden worden, een paar regels die altijd gelden en routines die altijd plaatsvinden – ongeacht wie er op dat moment in het team zit. Dit playbook beschrijft dat systeem zo dat je het in vier weken kunt invoeren. Het is een voorstel, geen belofte: of het werkt, zie je aan je kengetallen, niet aan de invoering.
Het playbook scheidt consequent twee dingen: activiteit (wat het team doet) en impact (wat eruit voortkomt). Beide worden gemeten, maar nooit verward. Veel telefoontjes zijn activiteit. Een beslissing van de klant is impact.
1. Minimale gegevens per deal
Zonder deze zeven velden is een deal niet te sturen. Alles daarboven is optioneel; deze zeven zijn verplicht – en leeg betekent: de deal wordt in de review als eerste besproken.
| Veld | Waarom | Regel |
|---|---|---|
| Bedrijf & contactpersoon | Wie beslist, wie beïnvloedt | Beslisser bij naam, niet alleen “inkoop” |
| Fase | Waar de deal staat | Alleen wisselen als het exitcriterium is gehaald |
| Waarde (netto) | Grootte van de kans | Schatting toegestaan, wijziging vastleggen |
| Volgende stap | Wat er hierna gebeurt | Werkwoord + resultaat, bijv. “Offerte bespreken” |
| Verantwoordelijk | Wie de stap zet | Precies één persoon |
| Datum volgende stap | Wanneer | Kalenderdag, geen “deze week” |
| Laatste reactie van de klant | Leeft de deal nog? | Datum van het laatste antwoord van de klant – niet van je eigen mail |
2. Stage-exitcriteria
Een fase wordt niet verlaten omdat er tijd is verstreken, maar omdat er iets controleerbaars is gebeurd. De criteria hieronder zijn een voorbeeld voor een B2B-model met vier fasen; pas ze aan je bedrijf aan, maar houd ze controleerbaar.
- Gekwalificeerd → behoefte helder
- Aanleiding, beslisser, tijdsbestek en budgetkader zijn door de klant bevestigd – niet door sales verondersteld.
- Behoefte verhelderd → offerte
- De klant heeft ingestemd met de oplossingsrichting en een datum geaccepteerd om de offerte te bespreken.
- Offerte → beslissing
- De offerte is met de beslisser besproken (niet alleen verstuurd); bezwaren zijn vastgelegd.
- Beslissing → Gewonnen / Verloren
- Schriftelijke toezegging of gedocumenteerde reden van verlies uit een vaste lijst. “Prijs” is alleen toegestaan als de klant die heeft genoemd.
3. Rollen
- Deal-owner
- Is verantwoordelijk voor de data en de volgende stap van zijn deal. Precies één persoon per deal.
- Salesmanager (intern of extern)
- Is verantwoordelijk voor de routine: agenda, tijd, beslissingen, verslag. Verkoopt in deze rol niet zelf.
- Directie
- Beslist over escalaties en uitzonderingen (prijs, voorwaarden, middelen). Neemt deel aan de maandelijkse funnelreview, niet per se aan de weekreview.
- Data-onderhoud
- Geen eigen rol. Wie de stap zet, werkt het record bij – op dezelfde dag.
4. Wekelijkse dealreview: 30 minuten
De weekroutine is de kern. Ze vindt altijd op dezelfde dag op hetzelfde tijdstip plaats, duurt 30 minuten en volgt dezelfde agenda. Dit is een voorgestelde werkroutine – geen garantie voor resultaten. De waarde ontstaat door herhaling.
| Minuut | Punt | Regel |
|---|---|---|
| 0–3 | Cijfers van de week | Vier kengetallen, voorbereid, geen discussie |
| 3–8 | Deals zonder minimale gegevens | Eigenaar vult het live aan of de deal wordt gesloten |
| 8–18 | Deals zonder reactie van de klant > 14 dagen | Per deal één beslissing: volgende stap met datum, escaleren of afsluiten |
| 18–25 | Deals met een beslissing in de komende 14 dagen | Wat heeft de klant nog nodig om te beslissen? Wie regelt het en wanneer? |
| 25–28 | Escalaties | Alleen zaken die de directie nodig heeft; al het andere beslist het team |
| 28–30 | Notulen | Beslissingen voorlezen, verantwoordelijken bevestigen |
5. Maandelijkse funnelreview
Eén keer per maand verschuift de blik van de afzonderlijke deal naar het traject. Basis is een cohort: alle aanvragen uit een afgesloten periode, gevolgd tot de huidige stand. Alleen zo zijn percentages tussen maanden vergelijkbaar.
- Aantallen per fase voor het cohort en conversie tussen de fasen.
- Gemiddelde doorlooptijd per fase – waar blijft het hangen?
- Verliesredenen uit de vaste lijst, geteld, niet verteld.
- Reactietijd op nieuwe aanvragen (mediaan, niet gemiddelde).
- Eén hypothese per maand, één test, één kerncijfer waaraan de test wordt gemeten.
6. Deal-escalatie en beslissingslogboek
Er wordt geëscaleerd volgens een regel, niet op gevoel. Een deal gaat naar de directie als een van deze dingen geldt: waarde boven een gedefinieerde drempel en beslissing binnen de komende 14 dagen; klantwens voor speciale voorwaarden; twee reviews op rij zonder nieuwe stap; of een verlies dat een bestaande klant raakt.
Het beslissingsprotocol is een lijst, geen proza: datum, deal, beslissing, verantwoordelijke, deadline. Het wordt in de volgende review als eerste gecontroleerd. Wat twee keer niet is afgehandeld, wordt geëscaleerd – niet opnieuw uitgesteld.
7. Forecast in drie scenario's
Een forecast met één getal is een gok. Drie scenario's maken de aannames zichtbaar:
- Zeker
- Schriftelijke toezeggingen en contracten met levering in de periode. Geen waarschijnlijkheden.
- Verwacht
- Zeker plus deals in de fase “Beslissing” met een klantreactie in de afgelopen 14 dagen en een beslisdatum binnen de periode.
- Mogelijk
- Verwacht plus deals in “Offerte” met een bevestigd budgetkader. Al het andere is pipeline, geen forecast.
8. Vijf KPI-definities
Elk kengetal heeft een teller, een noemer en een periode. Zonder die drie gegevens is een getal niet vergelijkbaar – zelfs niet met je eigen vorige week.
| Kengetal | Type | Teller | Noemer | Periode |
|---|---|---|---|---|
| Reactietijd op aanvragen | Activiteit | Uren tot de eerste persoonlijke reactie (mediaan) | Alle nieuwe aanvragen | Kalenderweek |
| Aandeel deals met een ingeplande volgende stap | Activiteit | Open deals met een datum in de toekomst | Alle openstaande deals | Peildatum review |
| Kwalificatiepercentage | Effect | Aanvragen die “Behoefte verduidelijkt” hebben bereikt | Aanvragen in het cohort | Cohort van één maand, gemeten na 60 dagen |
| Conversiepercentage (gekwalificeerd) | Effect | Gewonnen deals van het cohort | Deals van de cohort in “Behoefte verhelderd” | Cohort van één maand, gemeten na 120 dagen |
| Beslisduur | Effect | Dagen van “Offerte” tot “Gewonnen/verloren” (mediaan) | Gesloten deals | Kwartaal |
9. Draagvlak in het team
- De review neemt niemand deals af. Hij helpt om beslissingen te krijgen. Dat is de eerste zin van de introductie.
- Data-onderhoud wordt beloond doordat het tijd bespaart: wie de minimale gegevens bijhoudt, hoeft in de review niets uit te leggen.
- Geen kengetal wordt getoond als ranglijst tussen personen. Het cohort is de eenheid, niet de mens.
- Regels worden één keer samen vastgesteld en daarna drie maanden niet heronderhandeld. Daarna wordt aangepast wat niet werkte.
10. De eerste vier weken (voorstel)
- 01Week 1: fasen en exitcriteria vastleggen, minimale gegevens definiëren, alle openstaande deals één keer doorlopen en lege plekken invullen of afsluiten.
- 02Week 2: eerste weekreview volgens agenda. Alleen punten 1–3 van de agenda, bewust kort. Verslag aanmaken.
- 03Week 3: volledige agenda. Escalatieregels schriftelijk vastleggen. Lijst met verliesredenen vaststellen.
- 04Week 4: eerste funnelreview met het cohort van de vorige maand. Eén keer drie forecastscenario's opstellen. Eén hypothese voor de volgende maand noteren.
De downloadbare agenda hieronder bevat de weekroutine als Markdown-bestand, dat je direct in je notitie- of meetingtool kunt overnemen.
Downloads
Om mee te nemen
Markdown opent in elke teksteditor of notitietool. CSV-bestanden zijn gescheiden door puntkomma’s en openen direct in Excel, Numbers of LibreOffice.
