Probleem · Over het hoofd geziene terugkerende kosten
Kleine bedragen. Een groot bedrag per jaar.
Elk abonnement was ooit een goed idee. Samen vormen ze een blok vaste kosten dat bijna niemand kent. Een lijst met status laat zien wat je vóór de volgende verlenging moet uitzoeken.
Kostenaudit
Alles op één lijst. Dan omgerekend naar een jaar.
De voorbeeldregels kun je overschrijven. Markeer elke post als gebruikt, onduidelijk of niet gebruikt.
Per jaar
3.426 €
285,50 € per maand
1.158 € per jaar zit vast in posten die onduidelijk of ongebruikt zijn. Zoek ze uit vóór de volgende verlengingsdatum.
Maandelijks = bedrag × (1 bij maandelijks, ⅓ bij per kwartaal, 1⁄12 bij jaarlijks)
Aannames en grenzen
- De lijst is zo volledig als je bankafschriften en creditcardafschriften. Ga daarvoor drie maanden terug.
- Opzegtermijnen en minimale looptijden neemt de audit niet mee. Controleer ze vóór elke opzegging.
- Kosten op basis van gebruik schommelen; vul een gemiddelde in.
Je invoer blijft in deze browser. Er wordt niets opgeslagen of verzonden.
Waaraan je het merkt
De afschrijving komt op tijd. De vraag waarvoor niet.
- Op de creditcard staan aanbieders die niemand in het team kan plaatsen.
- Een tool is gekocht voor een project; het project is voorbij, het abonnement niet.
- Licenties lopen door voor mensen die het bedrijf allang hebben verlaten.
Oorzaken begrijpen
Waarom vaste lasten onzichtbaar worden.
- 01
Niemand is verantwoordelijk
- Waaraan je het merkt
- Op de vraag wie een tool nodig heeft, antwoordt niemand.
- Waarom het gebeurt
- Abonnementen worden afgesloten door wie ze op dat moment nodig heeft, maar niemand neemt ze daarna over.
- Wat helpt
- Elke post toewijzen aan een verantwoordelijke die beslist over verlengen of opzeggen.
- Grens
- Bij heel weinig abonnementen volstaat het als één persoon ze allemaal beheert.
- 02
Jaarbetalingen raken uit beeld
- Waaraan je het merkt
- Een afschrijving van een paar honderd euro verrast je één keer per jaar.
- Waarom het gebeurt
- Jaarlijkse en driemaandelijkse betalingen komen in je maandgevoel niet voor.
- Wat helpt
- Alle bedragen omrekenen naar maand en jaar, zoals in de audit hierboven.
- Grens
- Jaarbetalingen zijn vaak voordeliger; zeg niet alleen op vanwege het bedrag.
- 03
Licenties groeien mee, maar krimpen niet
- Waaraan je het merkt
- Het aantal licenties is hoger dan het aantal actieve gebruikers.
- Waarom het gebeurt
- Bij de onboarding wordt een licentie geboekt, bij de offboarding niet opgezegd.
- Wat helpt
- Licenties opnemen in de offboardinglijst.
- Grens
- Sommige contracten staan een verlaging alleen aan het einde van de looptijd toe.
- 04
Meerdere tools voor hetzelfde doel
- Waaraan je het merkt
- Twee teams betalen voor tools die hetzelfde doen.
- Waarom het gebeurt
- Elk team kiest zelfstandig, zonder overzicht van wat er al is.
- Wat helpt
- Dubbele tools in de lijst markeren en er één als standaard vastleggen.
- Grens
- Overstappen kost tijd; zet het af tegen de besparing.
Oplossingsrichtingen
Eén keer opruimen of doorlopend in de gaten houden.
| Route | Volstaat als | Grens |
|---|---|---|
| Jaarlijkse doorloop van bankafschriften | Je hebt weinig abonnementen en één persoon kent ze allemaal. | Nieuwe abonnementen vallen pas bij de volgende ronde op. |
| Kostenlijst in een spreadsheet met verantwoordelijken | Iemand houdt de lijst bij bij elk nieuw contract. | Staat of valt ermee dat nieuwe contracten echt worden ingevoerd. |
| Analyse in de boekhouding | Je wilt weten hoeveel er in totaal in de kostensoort software zit. | Toont totalen, niet wie welke tool gebruikt. |
| Peak One | Je wilt terugkerende betalingen, bedrijfskosten en budget naast elkaar zien. | Of een tool echt gebruikt wordt, moet je nog steeds met het team uitzoeken. |
Peak One in actie
Van de afschrijving naar de beslissing.
- TriggerWelke betalingen komen regelmatig terug, en hebben we ze nog nodig?
- 01 · BetalingSignaalRecurring Payments in Peak Cashflow laat zien welke betalingen regelmatig binnenkomen.
- 02 · KostensoortBegripOperating Expenses laat zien waaraan in het bedrijf geld wordt uitgegeven.
- 03 · BudgetBeslissingActual vs Budget laat zien of de lopende kosten binnen het geplande kader blijven.
- 04 · TaakActieDe opzegging wordt in Peak Work een taak met een verantwoordelijke en een datum vóór de verlenging.
De bijbehorende apps
Beschikbaar in Peak One.
Voor de uitvoering
Zodat de lijst een opzegging wordt.
Drie stappen
Eén uur. Eén keer per kwartaal.
- 01 / 03
Incasso's verzamelen
Bank- en creditcardafschriften van de afgelopen drie maanden doornemen op terugkerende posten.
- 02 / 03
Status toekennen
Elke post markeren als gebruikt, onduidelijk of niet gebruikt en een verantwoordelijke invullen.
- 03 / 03
Vóór de verlenging beslissen
Voor alles wat onduidelijk is de verlengingsdatum noteren en het vóór die tijd uitzoeken.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord.
Waar vind ik alle abonnementen van het bedrijf?
In bankafschriften, creditcardoverzichten en facturen die per e-mail binnenkomen. Ga minstens drie maanden terug, voor jaarbetalingen twaalf.
Wat doe ik met posten die als onduidelijk zijn gemarkeerd?
Vraag in het team wie ze gebruikt. Meldt zich niemand vóór de verlengingsdatum, dan is dat meestal ook een antwoord. Controleer vooraf de opzegtermijn en of er gegevens geëxporteerd moeten worden.
Is er een private variant van deze audit?
Ja. Voor streaming, sportschool en andere privécontracten is er een aparte pagina met voorbeelden uit het dagelijks leven.
Verder ontdekken
Wat erbij hoort.
- FunctieCashflow & runwayEen duidelijk cashbeeld op basis van ruwe cijfers, met runway en kostenposten.Bekijken
- SoftwarecategorieCashflowsoftwareZien wat er binnenkomt, wat eruit gaat en hoe lang het volstaat.Bekijken
- Use caseKengetallen volgenCash, winst en marge in beeld, met de herkomst van elk getal.Bekijken
- ProbleemGeen overzicht van de liquiditeitJe weet niet zeker hoe lang het geld op de rekening toereikend is.Bekijken
- ProbleemOmzet zonder winstMeer omzet, maar aan het eind van de maand blijft er nauwelijks iets over.Bekijken
- ProbleemTe veel toolsAls elke vraag een rondje langs zeven programma's nodig heeft.Bekijken
✦ Een Peak-principe
Eerst duidelijkheid. De rest volgt.
Het een na het ander
Meer problemen
Typische knelpunten in groeiende bedrijven, telkens met een tool om direct uit te proberen, de oorzaken en de route die Peak One ervoor biedt.
Los het één keer op. De rest volgt.
Abonnementen, licenties en contracten lopen door, ook als niemand ze meer nodig heeft. Log in met Google en zie je hele bedrijf op één plek.
Free-abonnement · inloggen met Google · in ongeveer twee minuten ingericht