Naar de inhoud springen
Peak Atlas

Probleem · Terugkerend handwerk

Elke week dezelfde handelingen. Hoeveel uur is dat per jaar?

Kleine routines vallen afzonderlijk niet op. Bij elkaar opgeteld worden het al snel hele werkdagen. Pas het getal laat zien welke routine je als eerste overdraagt: aan een persoon, aan een beschreven proces of aan een automatisering.

Handmatig werk nu berekenenOorzaken begrijpen

Zelfcheck automatiseringspotentieel

Minuten maal frequentie. Omgerekend naar een jaar.

Vul je terugkerende activiteiten in: hoe lang ze één keer duren en hoe vaak ze per week voorkomen. De voorbeelden kun je overschrijven.

Handmatig werk per jaar

375,7 Uren

ongeveer 47 werkdagen bij 46 werkweken

Eerst controleren:

  1. Data tussen twee tools overzetten115 h
  2. Facturen en bonnen koppelen115 h
  3. Herinneringen aan klanten schrijven76,7 h

Uren per jaar = minuten × frequentie per week × 46 ÷ 60

Aannames en grenzen

  • De berekening gaat uit van 46 werkweken en 8 uur per werkdag.
  • Ze laat tijd zien, niet geschiktheid. Sommige werkzaamheden vragen om een oordeel en zijn niet te automatiseren.
  • Een automation kost inrichting en onderhoud. Die loont meestal pas bij frequente, gelijkvormige stappen.

Je invoer blijft in deze browser. Er wordt niets opgeslagen of verzonden.

Waaraan je het merkt

De dag zit vol. Alleen niet met het eigenlijke werk.

  • Op vrijdag zet je cijfers uit drie tools over in een spreadsheet.
  • Herinneringen aan klanten schrijf je elke keer opnieuw.
  • Is de collega op vakantie, dan blijft een stap liggen, omdat alleen zij eraan denkt.

Oorzaken begrijpen

Waarom handwerk blijft, hoewel ze iedereen irriteren.

  1. 01

    Routines zijn nergens beschreven

    Waaraan je het merkt
    Iedereen voert het proces net iets anders uit.
    Waarom het gebeurt
    Wat niet is opgeschreven, kun je niet overdragen en niet automatiseren.
    Wat helpt
    De drie grootste posten uit de berekening hierboven elk in vijf stappen opschrijven.
    Grens
    Een beschrijving bespaart nog geen tijd. Ze is er de voorwaarde voor.
  2. 02

    Een mens is de koppeling

    Waaraan je het merkt
    Een groot deel van het handwerk is overtypen en kopiëren tussen tools.
    Waarom het gebeurt
    Systemen wisselen geen gegevens uit, dus zet iemand ze met de hand over.
    Wat helpt
    Koppel eerst de overdracht met de meeste uren per jaar, niet de eenvoudigste.
    Grens
    Sommige tools bieden geen koppeling. Dan blijft een vaste export over als tussenoplossing.
  3. 03

    Kleine taken lijken niet de moeite waard

    Waaraan je het merkt
    Vijf minuten vallen niet op, dus pakt niemand ze aan.
    Waarom het gebeurt
    Niemand rekent duur maal frequentie om naar een jaar.
    Wat helpt
    Elke routine beoordelen in uren per jaar, zoals in de rekentool hierboven.
    Grens
    Zeldzame, complexe taken zijn ondanks veel minuten vaak niet de moeite waard.
  4. 04

    Niemand begrijpt oude automatiseringen

    Waaraan je het merkt
    Er draait iets automatisch, maar niemand weet precies wat.
    Waarom het gebeurt
    Automatiseringen zijn ooit gebouwd en nooit beschreven. Niemand durft nog nieuwe aan te maken.
    Wat helpt
    Een lijst van alle lopende automations aanleggen: wat ze doen en wie er verantwoordelijk voor is.
    Grens
    Een automation die niemand begrijpt, is een risico, geen ontlasting.

Oplossingsrichtingen

Niet alles hoeft automatisch lopen.

Oplossingsrichtingen voor terugkerend handwerk, vergeleken
RouteVolstaat alsGrens
Routine als checklist beschrijvenDe taak vraagt om oordeel of komt maar zelden voor.Bespaart geen tijd, alleen fouten en vragen.
Templates en tekstblokkenVeel handwerk bestaat uit vergelijkbare teksten en mails.Iemand moet er toch aan denken en ze versturen.
Automatiseringstool tussen andere toolsLosse datastromen tussen twee systemen moeten draaien.Nog een plek die moet worden bijgehouden; fouten vallen vaak laat op.
Peak One AutomationsTerugkerende processen met taken, goedkeuringen en wachttijden moeten gecontroleerd en traceerbaar verlopen.Acties direct in andere tools zijn gepland, niet beschikbaar. Het oordeel blijft bij het team.

Peak One in actie

Van de routine naar een gecontroleerd proces.

  1. TriggerWat kost het handwerk ons, en wat besteden we als eerste uit?
  2. 01 · VerloopSignaalAutomation Opportunities laat zien wat jullie als volgende zouden kunnen automatiseren.
  3. 02 · ProcesBegripAutomation Coverage laat zien welke processen al automatisch lopen.
  4. 03 · AutomatiseringBeslissingIn Automations beschrijf je de routine in één zin, controleer en test je het proces en geef je de uitvoering pas daarna vrij.
  5. 04 · RunActieAutomation Runs laat zien wat de automatisering het laatst heeft gedaan; Automation Health of alles foutloos loopt.
Resultaat: Elke routine die je uit handen geeft, draait gecontroleerd en blijft navolgbaar.

De bijbehorende weergaven

Automatisering in Peak One.

De bijbehorende apps

Besteed uit wat zich herhaalt.

Drie stappen

Eerst tellen. Dan overdragen.

  1. 01 / 03

    Een week lang meeschrijven

    Elke activiteit noteren die terugkomt, met het aantal minuten per keer. Ook de kleine.

  2. 02 / 03

    Extrapoleren en sorteren

    Voer de lijst in de calculator hierboven in. De bovenste drie posten tellen, de rest wacht.

  3. 03 / 03

    Een routine overdragen

    Maar één: beschrijven, aan iemand overdragen of automatiseren. Dan de volgende.

Veelgestelde vragen

Kort beantwoord.

Welke taken lenen zich voor automatisering?

Taken die vaak voorkomen, altijd hetzelfde verlopen en geen oordeel vragen. Taken met veel uitzonderingen beschrijf je beter eerst als checklist.

Moet ik kunnen programmeren om in Peak One te automatiseren?

Nee. In Automations beschrijf je in gewone woorden wat er moet gebeuren. Daaruit ontstaat een proces dat je controleert en test voordat je het vrijgeeft.

Wanneer loont een automatisering?

Als de bespaarde uren per jaar duidelijk hoger liggen dan de inspanning voor inrichting en onderhoud. De berekening hierboven levert de eerste helft van die afweging.

Verder ontdekken

Wat erbij hoort.

Welt Scale

✦ Een Peak-principe

Energie is eindig. Geef het aan wat standhoudt.

Beschermen wat je sterker maakt

Meer problemen

Typische knelpunten in groeiende bedrijven, telkens met een tool om direct uit te proberen, de oorzaken en de route die Peak One ervoor biedt.

Alle Probleme

Los het één keer op. De rest volgt.

Elke week dezelfde handelingen, en niemand heeft tijd om ze af te schaffen. Log in met Google en zie je hele bedrijf op één plek.

Gratis proberenPrijzen bekijken

Free-abonnement · inloggen met Google · in ongeveer twee minuten ingericht