Probleem · Ongedocumenteerde processen
Dat doet Sabine altijd. Tot Sabine op vakantie is.
Processen in je hoofd werken zolang dezelfde persoon er is. Opschrijven hoeft geen handboekproject te zijn: één proces, vijf stappen, één pagina.
SOP-startsjabloon
Eén proces. Vijf regels.
Kies een proces dat regelmatig voorkomt. Het voorbeeld toont een nieuwe klantaanvraag; vervang het door je eigen proces.
Jouw plan
5 van 5 rijen volledig.
Die Beispielzeilen sind nur ein Anfang. Überschreibe sie mit deinen eigenen Einträgen.
Aannames en grenzen
- Het sjabloon helpt bij het eerste ontwerp. Of het proces zo klopt, blijkt pas als iemand anders het daarna uitvoert.
- Voor processen met juridische of veiligheidseisen is een startersjabloon niet genoeg.
Je invoer blijft in deze browser. Er wordt niets opgeslagen of verzonden.
Waaraan je het merkt
De kennis is er. Alleen niet opgeschreven.
- Nieuwe collega's leren wekenlang door mee te kijken en te vragen.
- Hetzelfde proces wordt door drie mensen op drie manieren gedaan, met drie resultaten.
- Als iemand ziek is, ligt een heel proces stil.
Oorzaken begrijpen
Waarom niemand processen opschrijft.
- 01
Documenteren voelt als een groot project
- Waaraan je het merkt
- Het handboek staat al een jaar gepland.
- Waarom het gebeurt
- Alles moet meteen worden beschreven, dus begint niemand.
- Wat helpt
- Beginnen met één proces dat vaak voorkomt of vaak misgaat.
- Grens
- Eén proces lost niet alles op, maar het laat zien hoe het moet.
- 02
Wie het weet, heeft geen tijd
- Waaraan je het merkt
- Wie het proces kent, is precies de persoon die altijd vol zit.
- Waarom het gebeurt
- Opschrijven komt na het dagelijkse werk.
- Wat helpt
- Iemand anders schrijft mee terwijl de ervaren persoon het proces één keer uitvoert.
- Grens
- De ervaren persoon moet het ontwerp toch één keer controleren.
- 03
Documenten liggen waar niemand zoekt
- Waaraan je het merkt
- Er zijn handleidingen, maar niemand vindt of gebruikt ze.
- Waarom het gebeurt
- Documentatie staat los van het werk, in mappen zonder structuur.
- Wat helpt
- Verzamel handleidingen op een plek die het team toch al gebruikt, en verwijs ernaar in het proces.
- Grens
- Ook goede documentatie veroudert als niemand verantwoordelijk is voor het onderhoud.
Oplossingsrichtingen
Processen vastleggen. Zo licht mogelijk.
| Route | Volstaat als | Grens |
|---|---|---|
| Template hierboven als document | Een paar processen die zelden veranderen. | Raakt in de praktijk snel vergeten als het niet in het proces gelinkt is. |
| Schermopname met een korte notitie | Processen op de computer die je beter kunt laten zien dan beschrijven. | Moeilijk te doorzoeken en lastig bij te werken. |
| Wiki- of documentatietool | Veel processen die vindbaar moeten zijn en samen onderhouden moeten worden. | Beschrijft het proces, maar voert het niet uit. |
| Peak One | Je wilt handleidingen in het team terugvinden en terugkerende processen stap voor stap automatiseren. | Het proces moet je eerst zelf beschrijven; een automatisering draait pas als je die hebt gecontroleerd en vrijgegeven. |
Peak One in actie
Uit je hoofd naar een proces dat iedereen kent.
- TriggerHoe doen we dat eigenlijk?
- 01 · DocumentSignaalDe Document Library in Peak Docs laat zien welke documenten en handleidingen er al zijn.
- 02 · HandleidingBegripHet proces wordt in Peak Docs als handleiding opgeschreven en met het team gedeeld.
- 03 · VerloopBeslissingAutomation Opportunities laat zien wat jullie als volgende zouden kunnen automatiseren.
- 04 · WorkflowActieIn Peak Automations wordt het terugkerende deel een workflow met taken en goedkeuringen, die je controleert, test en vrijgeeft.
De bijbehorende apps
Opschrijven, dan ontlasten.
Weergaven
Wat er al is.
Drie stappen
Het eerste proces opschrijven.
- 01 / 03
Een proces kiezen
Neem het proces dat het vaakst voorkomt of het laatst misging, niet het belangrijkste.
- 02 / 03
Tijdens het uitvoeren meeschrijven
Laat de ervaren persoon het proces één keer doorlopen en schrijf elke stap mee.
- 03 / 03
Door iemand anders laten testen
Geef de beschrijving aan iemand die het proces niet kent. Waar die doorvraagt, ontbreekt iets.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord.
Wat is een SOP?
Een Standard Operating Procedure, in het Nederlands standaardwerkinstructie: een korte beschrijving van hoe een terugkerend proces stap voor stap wordt uitgevoerd, wie het doet en waaraan je het resultaat herkent.
Hoe gedetailleerd moet een procesbeschrijving zijn?
Zo gedetailleerd dat een nieuwe persoon het proces zonder vragen kan uitvoeren. Meer niet. Lange handboeken leest in de praktijk niemand.
Kan Peak One processen automatisch uitvoeren?
Met Peak Automations beschrijf je een proces in gewone woorden. Het kan uit meerdere stappen met taken, goedkeuringen en wachttijden bestaan en draait pas als je het hebt gecontroleerd, getest en aangezet.
Verder ontdekken
Wat erbij hoort.
- FunctieIntegratiesKoppel 3.270 tools, zonder een tweede kopie van je gegevens.Bekijken
- Use caseNieuwe medewerkers inwerkenEen inwerkplan met cursus, handboek en vaste eerste taken, dat niet bij nul begint.Bekijken
- SoftwarecategorieWorkflowautomatiseringTerugkerende processen die draaien, ook als niemand eraan denkt.Bekijken
- ProbleemAlles hangt aan de directeurElke vraag komt bij jou terecht, en zonder jou ligt veel stil.Bekijken
- ProbleemChaotische klantonboardingDe opdracht is binnen, maar de start met de nieuwe klant hapert elke keer op een andere manier.Bekijken
- ProbleemKennis alleen in hoofdenAls iemand ontbreekt, ontbreekt ook diens kennis.Bekijken
✦ Een Peak-principe
Goede systemen zijn stil. Ze dragen, zonder te pushen.
Een duidelijk kader
Meer problemen
Typische knelpunten in groeiende bedrijven, telkens met een tool om direct uit te proberen, de oorzaken en de route die Peak One ervoor biedt.
Los het één keer op. De rest volgt.
Hoe iets gedaan wordt, weet alleen wie het altijd doet. Log in met Google en zie je hele bedrijf op één plek.
Free-abonnement · inloggen met Google · in ongeveer twee minuten ingericht