Probleem · Kennis alleen in hoofden
Ze is op vakantie. Hun kennis ook.
In kleine teams zit de belangrijkste kennis in een paar hoofden: afspraken met klanten, uitzonderingen, hoe iets echt werkt. Dat merk je pas als iemand afwezig is of vertrekt.
Check voor kennisoverdracht en SOP's
Hoe riskant is de volgende vakantie?
Beantwoord de vragen voor het team of een afdeling. Het resultaat laat zien waar kennis het sterkst aan personen hangt en wat je als eerste opschrijft.
Jouw resultaat
Beantwoord alle vragen. Dan staat hier waar het probleem waarschijnlijk ontstaat en welke kleine stap als eerste helpt.
Aannames en grenzen
- De check geeft een richting, hij meet geen risico. Zie de antwoorden als aanleiding voor een gesprek in het team.
- Niet alle kennis is op te schrijven. Ervaring en oordeelsvermogen geef je beter door door samen te werken.
Je invoer blijft in deze browser. Er wordt niets opgeslagen of verzonden.
Waaraan je het merkt
Er is één persoon, die alles weet.
- Dezelfde vraag gaat elke week naar dezelfde collega.
- Na een opzegging reconstrueren jullie wekenlang hoe een klant werd begeleid.
- Beslissingen uit meetings staan nergens, dus worden ze opnieuw besproken.
Oorzaken begrijpen
Waarom kennis in hoofden blijft.
- 01
Opschrijven heeft geen plek
- Waaraan je het merkt
- Iedereen weet dat het ontbreekt, maar in de dagelijkse drukte is er nooit tijd voor.
- Waarom het gebeurt
- Documenteren geldt als extra werk, niet als deel van het werk.
- Wat helpt
- Eén vast moment per week voor één proces inplannen, meer niet.
- Grens
- Zonder tijd in de agenda blijft elk kennisinitiatief een voornemen.
- 02
Kennis is een status
- Waaraan je het merkt
- Wie veel weet, is nodig, en dat voelt veilig.
- Waarom het gebeurt
- Delen wordt niet gezien, onvervangbaar zijn wel.
- Wat helpt
- Waardering tonen als iemand een proces zo beschrijft dat anderen het zonder vragen kunnen gebruiken.
- Grens
- Dat is een kwestie van leiderschap, geen toolprobleem.
- 03
Documenten verouderen
- Waaraan je het merkt
- Er is een handboek, maar niemand vertrouwt erop.
- Waarom het gebeurt
- Documenten hebben geen verantwoordelijke en geen controledatum.
- Wat helpt
- Elk belangrijk document een verantwoordelijke en een datum geven.
- Grens
- Te veel documenten onderhoudt niemand. Minder, maar actuele documenten zijn beter.
- 04
Te veel opslagplekken
- Waaraan je het merkt
- Notulen staan in mails, handleidingen in mappen, notities in persoonlijke apps.
- Waarom het gebeurt
- Iedereen slaat dingen op waar hij op dat moment werkt.
- Wat helpt
- Een plek voor processen en beslissingen vastleggen en daarnaar verwijzen.
- Grens
- Oude archieven verhuizen niet vanzelf. Verplaats alleen wat nog nodig is.
Oplossingsrichtingen
Alleen opschrijven is niet genoeg. Terugvinden ook niet.
| Route | Volstaat als | Grens |
|---|---|---|
| Gedeeld document of wiki | Jullie hebben een handvol processen en iemand die ze bijhoudt. | Raakt zonder verantwoordelijke verouderd en wordt snel onoverzichtelijk. |
| Overdrachtsgesprekken bij vakantie en vertrek | Kennis hoeft zelden en gericht te worden overgedragen. | Komt vaak te laat en hangt af van iemands geheugen. |
| Schermopnames van processen | Processen op het scherm zijn moeilijk onder woorden te brengen. | Moeilijk doorzoekbaar en snel verouderd. |
| Peak One | Documenten, processen en cursussen moeten op één plek staan en vindbaar zijn. | Schrijven moeten jullie zelf; oude archieven verhuizen niet vanzelf. |
Peak One in actie
Uit je hoofd in de gedeelde kennis.
- TriggerWie weet hoe dit moet?
- 01 · VerloopSignaalProcess Radar in Peak SOP laat zien welke processen een SOP nodig hebben.
- 02 · DocumentBegripDocument Library laat zien welke documenten er zijn; Document Decisions welke beslissingen erin staan.
- 03 · SOPBeslissingIn Process Builder beschrijven jullie het proces zo dat anderen het kunnen uitvoeren.
- 04 · CursusActieIn Academy wordt daar een cursus met leerdoel van, zodat nieuwe mensen het proces leren.
De bijbehorende weergaven
Beschikbaar in Peak One.
Process RadarBeschikbaarPeak SOPWelke processen hebben een SOP nodig?
Process BuilderBeschikbaarPeak SOPHoe beschrijven we het proces?
Document LibraryBeschikbaarPeak DocsWelke documenten hebben we?
Document DecisionsBeschikbaarPeak DocsWelke beslissingen staan in documenten?
Academy LibraryBeschikbaarPeak AcademyWat wil ik begrijpen?
De bijbehorende apps
Kennis die blijft.
Drie stappen
Klein beginnen. Elke week één proces.
- 01 / 03
Kenniseilanden benoemen
Schrijf op welke processen vandaag maar één persoon beheerst. Dat is je lijst.
- 02 / 03
Eén proces per week opschrijven
Vijf stappen, één doel, en waaraan je ziet dat het af is. Meer is in eerste instantie niet nodig.
- 03 / 03
Door iemand anders laten uitproberen
Wie het proces niet kent, voert het uit volgens de beschrijving. Elke vraag verbetert de tekst.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord.
Hoe krijg ik ervaren medewerkers zover dat ze hun kennis opschrijven?
Houd het klein: één proces per week, vijf stappen, en iemand anders probeert het uit. Wie merkt dat hij minder vaak wordt onderbroken, schrijft eerder verder.
Wat hoort er in een SOP?
Doel, trigger, de stappen in volgorde, wie verantwoordelijk is en waaraan je ziet dat het proces af is. Voor het begin is dat genoeg.
Wat is het verschil met ongedocumenteerde processen?
Hier gaat het erom dat kennis aan personen hangt. Bij ongedocumenteerde processen gaat het om het beschrijven van de processen zelf. Vaak hangen die twee samen.
Verder ontdekken
Wat erbij hoort.
- Use caseNieuwe medewerkers inwerkenEen inwerkplan met cursus, handboek en vaste eerste taken, dat niet bij nul begint.Bekijken
- ProbleemAlles hangt aan de directeurElke vraag komt bij jou terecht, en zonder jou ligt veel stil.Bekijken
- ProbleemTraag inwerkenDe nieuwe persoon is er, maar weken later nog niet inzetbaar.Bekijken
- ProbleemOngedocumenteerde processenHoe iets gedaan wordt, weet alleen wie het altijd doet.Bekijken
- FunctieIntegratiesKoppel 3.270 tools, zonder een tweede kopie van je gegevens.Bekijken
- SoftwarecategorieAll-in-one bedrijfssoftwareEen gedeeld model voor taken, klanten, producten en cijfers.Bekijken
✦ Een Peak-principe
Begrijpen vóór veranderen. Dan telt elke stap.
Peak leert met je mee
Meer problemen
Typische knelpunten in groeiende bedrijven, telkens met een tool om direct uit te proberen, de oorzaken en de route die Peak One ervoor biedt.
Los het één keer op. De rest volgt.
Als iemand ontbreekt, ontbreekt ook diens kennis. Log in met Google en zie je hele bedrijf op één plek.
Free-abonnement · inloggen met Google · in ongeveer twee minuten ingericht