Probleem · Te veel taken
Dertig openstaande taken. Drie daarvan tellen vandaag.
Een lange lijst voelt als werk, maar zegt niet waar je moet beginnen. Twee vragen per taak zijn genoeg om de drie te vinden die echt iets in beweging zetten.
Taaktriage
Twee beoordelingen. Drie taken.
Overschrijf de voorbeelden met je taken en beoordeel elke taak van 1 tot 3. Bovenaan staan de drie waarmee je begint.
Eerst
- 1Offerte voor klant Berger afronden
- 2Facturen van vorige maand controleren
- 3Het inwerken van de nieuwe collega voorbereiden
Daarna:
- Teksten van de website herzien
- Accountantskantoor terugbellen
- Archief in mappen opruimen
- Presentatie voor vrijdag maken
Volgorde: Effect × Urgentie, bij gelijke stand telt Effect. Onder 3 punten: schrappen of uit handen geven.
Aannames en grenzen
- De beoordeling is jouw inschatting; de tool rekent alleen impact maal urgentie.
- Taken die anderen blokkeren horen vooraan, ook als ze klein lijken.
- Niets daarvan wordt opgeslagen of verzonden. Kopieer het resultaat voordat je de pagina sluit.
Je invoer blijft in deze browser. Er wordt niets opgeslagen of verzonden.
Waaraan je het merkt
Veel gedaan. Weinig gedaan.
- Je werkt de hele dag en vinkt toch niets belangrijks af.
- De lijst wordt elke ochtend langer, omdat er sneller nieuwe dingen bijkomen dan oude afvallen.
- Je springt heen en weer tussen vijf dingen en maakt er geen af.
Oorzaken begrijpen
Waarom de lijst nooit korter wordt.
- 01
Alles staat in één lijst
- Waaraan je het merkt
- Kleinigheden en grote plannen staan gelijkwaardig onder elkaar.
- Waarom het gebeurt
- Zonder onderscheid tussen taak en project lijkt alles even groot en even dringend.
- Wat helpt
- Grote plannen terugbrengen tot één concrete volgende stap.
- Grens
- Bij weinig taken volstaat een vel papier; structuur loont pas bij veel taken.
- 02
Nieuwe zaken worden meteen opgepakt
- Waaraan je het merkt
- Elke mail en elke vraag onderbreekt waar je mee bezig bent.
- Waarom het gebeurt
- Er is geen plek waar nieuwe dingen eerst terechtkomen en later worden ingedeeld.
- Wat helpt
- Eén inbox voor alles wat nieuw is, twee keer per dag inplannen in plaats van meteen afhandelen.
- Grens
- Echte noodgevallen blijven noodgevallen; de regel geldt voor al het andere.
- 03
Te weinig gedelegeerd
- Waaraan je het merkt
- Je doet taken die anderen net zo goed zouden kunnen.
- Waarom het gebeurt
- Zelf doen voelt sneller dan uitleggen.
- Wat helpt
- Vraag per taak: kan alleen ik dit? Zo niet, geef het met een deadline uit handen.
- Grens
- Uitbesteden vraagt iemand met tijd; anders verschuift de overbelasting alleen.
- 04
Geen limiet per dag
- Waaraan je het merkt
- De dagplanning bevat meer dan in een werkdag past.
- Waarom het gebeurt
- Er wordt gepland op basis van wensen, niet op basis van de tijd die tussen afspraken overblijft.
- Wat helpt
- Drie taken als dagdoel; wat daarna komt, is extra.
- Grens
- Op dagen vol afspraken zijn zelfs drie te veel. Dan telt er één.
Oplossingsrichtingen
Van het briefje tot aan het systeem.
| Route | Volstaat als | Grens |
|---|---|---|
| Papieren lijst met drie gemarkeerde taken | Je werkt alleen en de taken komen uit een paar bronnen. | Geen overzicht van deadlines, en het team ziet er niets van. |
| Matrix van belangrijk en urgent in een spreadsheet | Je wilt een achterstand één keer grondig sorteren. | Moet opnieuw worden gemaakt zodra er nieuwe taken bijkomen. |
| Een to-do-app | Het gaat om persoonlijke taken zonder projecten en team. | Teamtaken staan ergens anders; er ontstaat een tweede lijst. |
| Peak One | Taken uit projecten en nieuwe taken moeten op één plek staan, met drie prioriteiten vooraan. | Wat belangrijk is, beslis jij. Peak One laat de taken zien, maar beoordeelt ze niet voor jou. |
Peak One in actie
Van de binnenkomst naar drie taken.
- TriggerWat doe ik vandaag als eerste?
- 01 · TaakSignaalTask Inbox in Peak Task laat zien wat nieuw is en nog niet is ingedeeld.
- 02 · MijlpaalBegripWork Roadmap laat zien hoe het werk vordert van doel tot taak.
- 03 · TaakBeslissingFocus Three in Peak Work legt de drie dingen vast die vandaag het belangrijkste doel vooruit helpen.
- 04 · DagActieDay Plan in Peak Day zet ze in je dag, de drie belangrijkste eerst.
De bijbehorende apps
Beschikbaar in Peak One.
Om te beginnen
Eén app om mee te beginnen.
Drie stappen
Vandaag beginnen. Met pen en papier.
- 01 / 03
Alles uit je hoofd
Schrijf elke openstaande taak op, hoe klein ook. Wat alleen in je hoofd zit, dringt altijd voor.
- 02 / 03
Twee vragen per taak
Hoeveel levert het op, en wat gebeurt er als het een week wacht? Meer heeft de volgorde niet nodig.
- 03 / 03
Drie voor vandaag
Neem de drie bovenaan en begin met de eerste voordat je je mail opent.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord.
Wat doe ik met de taken die niet bij de drie horen?
Ze blijven op de lijst. Wat twee weken lang nooit bij de bovenste drie komt, kun je meestal schrappen of overdragen.
Helpt dat als mijn leidinggevende de prioriteiten bepaalt?
Ja, als basis voor het gesprek. Laat je drie zien en vraag of ze kloppen. Dat maakt meer duidelijk dan een lange lijst.
Hoe verschilt dit van onduidelijke prioriteiten in het bedrijf?
Hier gaat het om de volgorde van je eigen taken. Ontbreekt het gedeelde doel al, dan helpt de prioriteitencheck op de pagina over onduidelijke prioriteiten.
Verder ontdekken
Wat erbij hoort.
- FunctieTaken & projectenProjecten als board, taken in de dagplanning, één chat per project.Bekijken
- FunctieFocusNext 3, dagplanning en energieprofiel: minder beginnen, meer afmaken.Bekijken
- SoftwarecategorieDagplannersoftwareEen dag waarin afspraken en het belangrijkste werk hun plek hebben.Bekijken
- Use caseWeekplanningElke week drie prioriteiten, ingepland in de dag, afgeleid van het doel.Bekijken
- ProbleemGeen tijd voor belangrijk werkAfspraken, mails en vragen laten geen aaneengesloten tijd over.Bekijken
- ProbleemAlleen nog brandjes blussenHet dagelijkse werk bestaat uit brandjes blussen, het belangrijke blijft liggen.Bekijken
✦ Een Peak-principe
Minder beginnen. Meer afronden.
Focus is een keuze
Meer problemen
Typische knelpunten in groeiende bedrijven, telkens met een tool om direct uit te proberen, de oorzaken en de route die Peak One ervoor biedt.
Los het één keer op. De rest volgt.
De lijst groeit sneller dan je hem afwerkt. Log in met Google en zie je hele bedrijf op één plek.
Free-abonnement · inloggen met Google · in ongeveer twee minuten ingericht